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Se você tiver muitos tipos diferentes de itens para arquivar (receitas, recibos de impostos, cartas, etc.).), então pode ser útil usar o formato de enciclopédia. Agrupe os itens primeiro por tipo e depois por ordem alfabética dos itens em cada grupo. Mantenha os grupos separados usando divisores ou códigos de cores. 
Suponha que você tenha os seguintes itens para indexar e arquivar: um artigo sobre tamanduás intitulado `Alimentação noturna de tamanduás`, uma biografia da notável especialista em tamanduás Jane A. Doe, e um folheto publicitário para uma exposição de tamanduás no Artis. A biografia de Jane A. Doe seria indexado como `Doe, Jane A`., já que o sobrenome aparece primeiro no arquivo. Seria sob a letra `D`. são arquivados. O artigo `Alimentação noturna de tamanduás` pode ser indexado assim, se você escolher um agrupamento semelhante a um dicionário. Pode ser arquivado sob a letra `N` (de `Noturno`), usando este agrupamento. Alternativamente, você pode indexar `Tamanduás` alimentação noturna` como `Tamanduás, alimentação noturna de`. Isso faria sentido se você estivesse usando uma enciclopédia como agrupamento, e não apenas arquivamento de coisas relacionadas a tamanduás. O item seria então arquivado sob o `A`. A brochura publicitária pode ser indexada como `Tamanduás, Exposições (Artis)`. Isso faria sentido se você esperasse ter materiais diferentes em exposições de tamanduás - por exemplo, você poderia ter outro item indexado como `Tamanduás, exposições (Zoológico de Emmen)`. A brochura promocional também pode ser indexada como `Artis (Exposição de Tamanduás)`. Isso pode ser útil se você espera ter vários itens sobre o Artis Zoo ou se deseja usar um agrupamento semelhante a uma enciclopédia para arquivar itens por localização geográfica. 
A ordem de seus arquivos indexados na etapa anterior pode ser a seguinte (dependendo do sistema que você está usando): `Do, Jane A`., `Artis (exposição de tamanduás)` e `alimentação noturna de tamanduás` ou `tamanduás, exposições (Artis)`, `tamanduás, alimentação noturna` e `corça, Jane A`. Um arquivo chamado `Wallaby` vem depois de um para `Emu`. Um arquivo para `Canguru` vem no meio, e um arquivo para `Aardvark` vem antes de `Urso`. Isso produz a seguinte ordem: Aardvark, Bear, Eme, Kangaroo, Wallaby. Se você adicionou um arquivo para `Antilope`, ele virá depois de todos os arquivos para `Aardvark`. Como ambos começam com a letra `A`, você precisa olhar para a segunda letra de cada palavra (`N` e `A` respectivamente) para determinar a ordem e, em seguida, organizar os arquivos de acordo com essa. A nova ordem seria: Aardvark, `Antelope`, `Bear`, `Emu`, `Kangaroo`, `Wallaby`. 
Coloque os itens na pasta apropriada. Você também pode achar útil codificar seus arquivos com cores para melhorar a usabilidade. Por exemplo, se você estiver usando um agrupamento semelhante a uma enciclopédia, dê a cada grupo uma cor separada e rotule cada item/arquivo em cada grupo com sua respectiva cor. 
Por exemplo, `Jane A. Doe` são indexados e arquivados como `Doe, Jane A`. Coloque títulos (Dr., senhor., Sra., etc.) no fim.`Dr. Jane A. Doe` por exemplo, é indexado e arquivado como `Doe, Jane A., dr.`. Em geral, você coloca os nomes em ordem de ortografia. Como `MacDonald` vem antes de `McDonald`. Também chamado de `D`, `L`, `Le`, `Le`, `de`, etc. considerado parte do nome, não unidades separadas. É assim que você organiza arquivos como `Heinlein`, `Le Guin`, `L`Engle` e `Wolfe` nessa ordem (e não como `L`Engle, `Le Guin`, `Heinlein`, `Wolfe` ). Uma exceção comum a essas regras sobre nomes é quando o nome de um indivíduo faz parte do nome de uma empresa ou organização. Nesses casos, trate o nome do indivíduo como unidades dentro do nome da empresa. Por exemplo, `Jane A. Doe Pest Control` seria arquivado em `J` e não como `Doe, Jane A. Controle de pragas`. 
`Um estudo dos hábitos alimentares do macaco` poderia então ser arquivado sob o `A` de `Macaco` (a palavra importante no título desta entrada), em vez de `E` para `A`. `Doe and Smith Pest Control` vem depois de `Doe, Jane A`. Ambos os nomes indexados começam com a palavra `Doe`, então você passa para o próximo termo importante em cada (`Smith` e `Jane` respectivamente) para determinar a ordem dos arquivos. Ignore a palavra `e` porque ela não é significativa. 
Por exemplo: `Jane A. Do Office Supplies` seria arquivado após `Jane A. Fazer seguro`. 
Por exemplo: `3M Company` vem antes de `100 Great Entrepreneurial Ideas` (já que `3` vem antes de `100`). “Grandes Ideias Empreendedoras” e “Grandes Empreendedores” são colocados após “100 Grandes Ideias Empreendedoras” porque os números vêm antes das letras. Números soletrados são tratados como palavras. Por exemplo: arquivar `100 Grandes Ideias Empreendedoras`, `Grandes Ideias Empreendedoras` e `Duzentas Grandes Ideias Empreendedoras` nessa ordem. No entanto, se servir ao seu propósito de arquivamento, você pode abrir uma exceção e sempre armazenar os números como se estivessem soletrados. 
A pontuação (como apóstrofos, pontos e vírgulas) geralmente é ignorada ao indexar e arquivar itens. Então você coloca `Washington`s Best Coffee` e `Washington State Fair` nessa ordem. Diacríticos são tratados como a letra correspondente sem os diacríticos. Então arquive seu `Éclair` como `Eclair` e `Über` como `Uber. A exceção a isso é quando você está arquivando de acordo com o alfabeto de um idioma que usa diacríticos, caso em que você deve seguir a ordem alfabética normal desse idioma. 
Por exemplo, coloque `North East Bank`, `Northeast Bank` e `North East Manufacturing` nessa ordem. Da mesma forma, coloque `Do, Jane A.` para `Faça, Jane A., dr.`. 
Se você tivesse itens para duas pessoas diferentes chamadas Jane A. Faça, então você pode colocá-los por data de nascimento. Lugar `Do, Jane A. (b. 1853)` assim para `Doe, Jane A. (b. 1967)`. Você também pode classificar itens por geografia quando precisar diferenciar. Se você tiver arquivos para três bancos diferentes em três locais diferentes e cada banco for chamado de `Banco nacional`, você poderá classificá-los em ordem alfabética `Banco nacional (Utrecht)`, `Banco nacional (Groningen)` e `Banco nacional banco (Amsterdã)`. Da mesma forma, se você tiver itens para dois ursos diferentes, ou tipos de ursos, poderá diferenciá-los ainda mais com base na espécie, localização geográfica etc. Por exemplo, você pode ter arquivos como "Urso, Marrom" e "Urso, Pardo" (nessa ordem) ou arquivos sobre "Ursos (Europa)" e "Ursos (América do Norte)" (nessa ordem). 
Arquivar em ordem alfabética
Contente
O arquivamento alfabético é uma maneira padrão de organizar documentos em seus negócios e vida privada. O arquivamento de documentos em ordem alfabética permite que você e outras pessoas encontrem e substituam rapidamente qualquer arquivo. Isso garante que todos os documentos estejam disponíveis com segurança e facilidade. Existem muitas regras sobre como arquivar alfabeticamente, para manter um sistema de arquivamento gerenciável.
Degraus
Parte 1 de 2: Arquivando em ordem alfabética
1. Decida qual sistema alfabético usar. Mesmo algo tão simples como o arquivamento alfabético oferece várias opções para escolher. É importante que você escolha um sistema e o use consistentemente.
- Ao arquivar por letra, cada letra em cada palavra é considerada em ordem de ocorrência, ignorando os espaços entre as palavras.
- O arquivamento por palavra organiza as coisas com base na primeira letra de cada palavra consecutiva.
- A classificação por unidade leva em consideração cada palavra, abreviação e iniciais, e classifica os itens de acordo. Este sistema é geralmente recomendado.
2. Agrupar itens. Depois de ter todos os itens que você precisa arquivar, decida como deseja agrupar os arquivos. Você pode escolher o formato do dicionário, que coloca todos os arquivos em uma ordem alfabética, independentemente do tipo de arquivo ou itens que ele contém. Você também pode usar o formato de enciclopédia, onde os itens são agrupados por tipo ou tópico, e cada grupo é organizado em ordem alfabética.
3. Indexe seus arquivos. A indexação é a maneira de colocar cada seção de um título na unidade correta. Para indexar itens antes de arquivá-los, você precisa dividir os elementos do nome de cada item e criar um novo nome em ordem alfabética, que pode ser diferente do nome padrão. Por exemplo:
4. Organize os arquivos em ordem alfabética pelo nome indexado. A regra geral para arquivar em ordem alfabética é organizar os itens em ordem de A (primeiro) a Z (último). Use informações cada vez mais específicas para distinguir e arquivar itens individuais. Por exemplo:
5. Rotule suas pastas de arquivos. Para facilitar a localização de itens, rotule cada pasta de arquivo com o nome indexado apropriado do(s) item(ns) que ela contém. Isso também facilita a adição de novos arquivos na ordem correta.
6. Documente seu sistema de indexação e arquivamento. Seja consistente com seu sistema de indexação e arquivamento, seja ele qual for. Certifique-se de que todos com acesso aos arquivos estejam cientes do sistema. Por exemplo, você pode criar e compartilhar um documento que descreve as regras do seu sistema de arquivos. Isso ajudará todos a usar o sistema de arquivos com eficiência.
7. Arquive novos itens corretamente. Coloque os arquivos no armário com base em seus nomes indexados e em ordem alfabética, dependendo do sistema que você está usando. Mova os arquivos atuais conforme necessário para arquivar novos arquivos no lugar certo.
Parte 2 de 2: Lidando com casos especiais
1. Arquivar itens sob um termo de assinatura. Às vezes, faz sentido arquivar itens com base em palavras-chave, independentemente da ordem em que as palavras aparecem em um título ou nome. Isso garante que um arquivo possa ser indexado e localizado usando o termo mais lógico. Por exemplo:
- `First Bank of Chicago` pode ser indexado e arquivado como `Chicago, First Bank of`. `Chicago` é o termo-chave nesta seção, em vez de `First` ou `Bank`, especialmente se você tiver outros itens com nomes semelhantes, como `First Bank of Tulsa` ou `Chicago Bank and Trust`.
2. Ordenar nomes por sobrenome. Os padrões comuns de arquivamento recomendam indexar os indivíduos pelo sobrenome primeiro, pois o sobrenome é considerado o termo importante.
3. Ignorar artigos, conjunções e preposições. Artigos (como `the`, `het` e `a`), conjunções (como `and`, `but` e `or`) e preposições (como `for`, `of` e `in`) são usados sobre o geralmente ignorado ao indexar e arquivar em ordem alfabética, pois não são considerados termos importantes. Este é o caso mesmo quando eles são o início do nome de um item. Por exemplo:
4. Trate as abreviações como se fossem soletradas. Ao indexar e arquivar itens, você pode encontrar abreviações como `Prod.` (para `Produtor`) ou `Inc.` (para `Incorporado`). Em geral, você deve indexar e arquivar itens como se essas abreviações fossem escritas, em vez de apenas como sequências de letras.
5. Arquive valores numéricos como de costume. Ao organizar os itens em ordem alfabética, você pode encontrar números nos títulos. Em geral, você organiza os números como de costume, em vez de como se fossem soletrados. Os números também são ordenados antes das letras.
6. Processar caracteres especiais. Quaisquer caracteres não alfabéticos ou não numéricos encontrados ao indexar e armazenar itens devem ser levados em consideração. No entanto, o que fazer com esses caracteres depende do tipo:
7. Use a regra geral `nada por nada` se necessário. Em geral, os espaços (incluindo sinais de pontuação e outros elementos ignorados) são ignorados ao arquivar alfabeticamente. No entanto, nos casos em que você tem itens que começam da mesma forma, use um espaço ou a linha "nada por nada" para determinar a ordem.
8. Distinguir arquivos com informações mais detalhadas, se necessário. Em casos mais raros, uma informação alfabética não é suficiente para determinar a ordem dos arquivos. Nesses casos, você precisa usar mais informações para indexar e organizar itens. Marque essas informações adicionais nos respectivos arquivos para ajudá-lo a distingui-los uns dos outros. Por exemplo:
9. Criar exceções e regras especiais. Certifique-se de que qualquer pessoa que use seus arquivos esteja ciente de quaisquer exceções às diretrizes padrão incorporadas ao seu sistema de arquivamento. Isso garantirá que todos possam usar o sistema de arquivos de maneira adequada e eficiente.
Pontas
- Se você estiver procurando orientação sobre questões de arquivamento alfabético mais complexas ou especializadas, entre em contato com instituições como a National Information Standards Organization (NISO), a American Library Association (ALA), a Association of Records Managers and Administrators (ARMA), da Library do Congresso.
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