Instruções gratuitas passo a passo 
Pense em três coisas que você quer que aconteçam como resultado do evento. Estes podem ser objetivos financeiros, objetivos sociais e objetivos pessoais. Você está no controle. 
Certifique-se de manter os membros de sua equipe informados sobre seus planos. Se os outros souberem qual é o objetivo, eles poderão ajudá-lo melhor e ficarão mais motivados a trabalhar com você em direção ao seu objetivo. Se você não pode recrutar voluntários, contrate pessoas. O local onde você organiza seu evento provavelmente pode ajudá-lo com isso. 
Procure maneiras de manter seus custos baixos. Por exemplo, um local mais barato ou cuide da decoração você mesmo. Uma simples reunião bem organizada deixa mais impressão do que uma festa grandiosamente organizada que acaba sendo um fracasso. 
Pegue o calendário e pense em quem é seu público. Você está segmentando mães e pais que ficam em casa? Então uma manhã durante a semana é uma boa escolha. Você está segmentando os alunos? Em seguida, escolha um local facilmente acessível de trem ou bicicleta. Alguns locais precisam ser reservados com bastante antecedência. Assim que souber onde deseja realizar seu evento, entre em contato com esse local e pergunte se eles estão disponíveis na data desejada. Organize isso o mais rápido possível; locais populares estão com meses de antecedência. 
É importante passar por toda a lista com a equipe e ver o que ainda está faltando. Quais problemas práticos você pode encontrar e como você pode resolvê-los com antecedência? 
Pense em outras formas de promover seu evento. E-mail? Folheto? mídia social? Pense em como você pode incentivar as pessoas a comparecerem ao seu evento e como mantê-las lá durante o evento. 
Crie uma linha do tempo para cada atividade. Quando a atividade começa e termina, quem é necessário para qual momento, quais atributos você precisa e quando para qual atividade. Dessa forma, sua visão geral das atividades se transforma gradualmente em um roteiro completo. 
Analise o planejamento em detalhes com sua equipe e seus voluntários. Está tudo certo? Onde ainda existem gargalos no planejamento e como resolvê-los juntos? Certifique-se de que não há problemas dentro da equipe. Vocês não precisam ser os melhores amigos uns dos outros, mas certifique-se de que as pessoas possam trabalhar bem juntas. 
É importante que os visitantes do evento se sintam bem-vindos. Tenha um comitê de recepção de uma ou duas pessoas que recebam a todos na entrada e possam responder às perguntas dos visitantes. 
Quais mídias sociais são boas para usar depende de quem é seu público-alvo. Snapchat e Weibo para jovens, Instagram para jovens mais velhos, Twitter para pessoas na faixa dos trinta e quarenta anos, LinkedIn para trabalhadores (principalmente com nível superior). 
Certifique-se de manter todos os recibos e faturas. Você vai precisar de todos eles. Quanto mais claramente você acompanhar isso desde o início, mais fácil será encontrar posteriormente determinadas faturas e fazer a contabilidade. 
Pense em quem é seu grupo-alvo e escolha a mídia que corresponde. Acima já falamos sobre várias mídias sociais. O mesmo se aplica à mídia em papel: descubra quais jornais ou revistas seu grupo-alvo lê e anuncie neles. 
Tome seu tempo para isso. Não pare de pensar sobre as coisas até que você tenha pelo menos cinco coisas que você não tinha pensado antes. Canetas, kits de primeiros socorros, cabos de extensão, flipcharts, cabides, etc. 
Peça comidas e bebidas na hora, ou prepare-as na hora (não se esqueça do café – e do leite, açúcar, adoçantes, colheres e biscoitos). Se houver comida para os visitantes durante o seu evento (lanches ou refeição), certifique-se de levar em consideração as necessidades alimentares (vegetariano, por exemplo, mas sem glúten também é popular hoje em dia). Verifique se há mesas, cadeiras, microfones, projetores, pódios, etc. Fornecer equipamentos adicionais, se necessário. 
Suponha que o fornecedor não esteja presente no horário combinado. O que você está fazendo então? Você acessa sua lista super útil no seu telefone e liga para eles. Ah, eles pensaram que você viria pegar esses 100 quilos de carne de churrasco? Oh por que não. Você dá o endereço para o Tim, ele entra no carro e arruma. Uma crise foi evitada. E para a próxima vez que você souber que precisa providenciar outro fornecedor, ou pelo menos fazer acordos mais claros. 
Fale com seu contato de localização. Eles conhecem a localização melhor do que ninguém. Há coisas que você deve levar em consideração?? Volume da música ou um tempo de fechamento prescrito, por exemplo? 
Mesmo que ninguém tenha mais perguntas, você verifica se todos sabem o que fazer. Veja se a colaboração ainda está indo bem e corrija-a se não estiver. 
Ligue ou envie uma mensagem aos convidados VIP para lembrá-los de que são esperados. Você notará que alguns deles já se esqueceram disso. 
Verifique se você tem voluntários suficientes. Não importa o quão leal seja sua equipe, alguém sempre pode ficar doente. Providencie a substituição, se necessário. 
Você pode fazer isso para todos os visitantes ou apenas para os convidados principais e seus voluntários. 
Se você realmente quer ser super organizado, pode fazer um roteiro para todos os palestrantes e voluntários. Nele você coloca as informações que são relevantes para os palestrantes ou voluntários. Para os voluntários, isso pode ser, por exemplo, uma visão geral de quando quais equipamentos são necessários e onde, ou um protocolo de limpeza. 
Se os membros da sua equipe tiverem itens em casa que precisam levar com eles, lembre-os disso. Seria uma pena se você só descobrisse durante o evento que os 12.000 copos de papel para café ainda estão em algum lugar em um sótão. 
Um banner na entrada ajuda a deixar claro para os visitantes para onde ir. Verifique também se o estacionamento está bem sinalizado. Crie uma recepção. Certifique-se de que está claro para os palestrantes e visitantes onde eles podem relatar. Acima já falamos sobre um comitê de boas-vindas; certifique-se de que um ou mais membros de sua equipe estejam prontos para receber os visitantes. Ativar música. Especialmente se estiver um pouco quieto no início, a música ajuda a evitar silêncios constrangedores. 
Se você quiser fazer ainda melhor, contrate um fotógrafo profissional. Você já tem o suficiente para fazer, e não importa quão bom seja seu iPhone ou Samsung, um fotógrafo profissional tira fotos ainda melhores. 
Você também pode fornecer aos seus visitantes um link para uma pesquisa on-line com a qual eles podem dar feedback. Se seus participantes informarem o que gostaram no evento e o que não gostaram, você poderá configurar um evento ainda melhor na próxima vez. 
Verifique se seus visitantes não deixaram nada para trás. Se objetos de valor forem deixados para trás, informe ao local que você os levará com você para que você possa devolver os itens quando o proprietário informar. Se algo foi danificado durante o evento, informe sua pessoa de contato no local. Eles vão descobrir de qualquer maneira, e então é melhor você estar aberto sobre isso imediatamente. Limpe o lixo da melhor forma possível. Em qualquer caso, certifique-se de que todos os resíduos estejam em latas de lixo ou sacos de lixo. O local pode então descartar os resíduos. 
Agradecer a todos os membros da equipe, especialmente patrocinadores e voluntários. Não teria sido possível sem eles. Complete a contabilidade. Faça isso o quanto antes. Quanto mais cedo você acabar com isso, melhor. Organize uma festa de agradecimento para seus voluntários e patrocinadores. Você quer que eles se sintam apreciados e você quer que eles saibam o quanto são importantes. Devolução de materiais alugados. Envie mensagens aos convidados VIP o quanto você os aprecia por terem comparecido. Publique as melhores fotos no site do evento. 
Se você receber feedback, aja de acordo com ele. Se você não receber feedback dos participantes, pergunte aos membros de sua equipe o que eles acharam do evento e da colaboração. Determine o que você pode fazer sozinho, o que os membros de sua equipe podem fazer e para que você precisa da ajuda de outras pessoas. Se você pode contratar outras pessoas depende de quanto você precisa da ajuda delas e qual é o seu orçamento. Sorriso. Aparência feliz faz maravilhas. Você se sente melhor e os membros de sua equipe vão além. Torne as pessoas da sua equipe responsáveis pelo seguinte: patrocinadores visitantes convidados VIP e palestrantes Design de logotipo, slogan, site Prêmios, certificados, bolsas de visitantes, presentes de despedida Transporte, alimentação, localização Imprensa e promoção Se outros oferecerem ajuda (mãos, coisas ou dinheiro), responda imediatamente e agradeça sinceramente. Coisas a ter em mente ao escolher um local e negociar o preço: Capacidade Opções de comida e bebida Horários (quando o evento pode começar, há um horário de término fixo, você pode configurar as coisas no dia anterior) Luz (especialmente importante se o seu evento for à noite) Quais equipamentos estão presentes (microfones, telas de projeção, amplificadores, etc.) Mobiliário (mesas, cadeiras, toalhas de mesa) A música é permitida Acessibilidade Disponibilidade de espaços extras para a organização, balneários, etc Custos totais Planejamento é necessário. Você discute o planejamento e o determina com sua equipe. cumpri-lo. Durante o evento, tenha membros da equipe responsáveis por: Coordenação geral Recepção de palestrantes Comida e bebida Atividades de palco Presidente do dia / apresentação Equipamentos (som, luz, computadores, etc.) Fotografia Recepção de visitantes Estacionamento Segurança Coisas a ter em mente ao definir uma data: Seus convidados mais importantes estão disponíveis nessa data Que tipo de dia funciona bem para o seu grupo-alvo Se houver um problema, não culpe os outros - resolva-o. Se você estiver organizando um evento realmente grande, certifique-se de ter segurança e socorristas presentes.
Organize um evento
Contente
Organizar um evento é um trabalho enorme. Há muito o que olhar. Você pode evitar muito estresse se planejar bem. Uma boa preparação começa com meses de antecedência. O que você tem que pensar para ser a própria paz no grande dia? Abaixo você encontrará dicas úteis com as quais você pode organizar tudo até o último detalhe.
Degraus
Parte 1 de 4: Comece a planejar com meses de antecedência
1. Defina o objetivo do evento. Se você sabe qual é o objetivo, dá uma boa mão para projetar seu evento. Deseja transferir conhecimento sobre um tema específico? Quer recrutar doadores para uma boa causa? Ou apenas dê uma grande festa? Tente tornar o objetivo o mais concreto possível: o que você deseja alcançar e por que.
- O objetivo é a sua missão. Seu caminho para o sucesso. Se você sabe exatamente o que quer, é muito mais fácil alcançá-lo.
2. Preencha seu objetivo. O que exatamente você quer alcançar? Com isso não queremos dizer quantas pessoas você quer que venha, ou se o evento acontece, mas o que você quer alcançar com seu evento. Por exemplo, se você deseja recrutar doadores para uma boa causa, você está satisfeito se tiver 5 novos doadores, 50 ou 500?? Ou você quer que as pessoas sejam convencidas de uma certa ideia? Ou que meses depois as pessoas ainda estão curtindo os vídeos da sua festa no Facebook?
3. Recrute voluntários. Organizar um evento não é feito por conta própria. Você precisa de membros da equipe com habilidades diferentes. Pessoas que podem ajudá-lo na elaboração de um roteiro e orçamento, que podem fazer convites e cartazes, mas também pessoas que estão presentes no próprio dia, por exemplo, para receber os convidados e limpar depois. Sua equipe ajuda você a fazer o trabalho. Se possível, certifique-se de reunir pessoas ao seu redor que você conhece e em quem confia.
4.Configure um orçamento. Seu orçamento deve incluir todas as despesas e receitas possíveis. Você também inclui dinheiro de patrocínio neste. Se você não definir um orçamento, acabará com uma pilha de recibos e uma conta bancária vazia. Seja realista desde o primeiro momento. Isso evita surpresas desagradáveis.
5. Defina uma data e local. Esta é a coisa mais importante na hora de organizar o seu evento. Além do seu tema, data e local são decisivos para a escolha das pessoas se querem vir ou não. Você deseja escolher uma data em que muitas pessoas possam ir e um local que seja facilmente acessível e atraente para seu grupo-alvo. Lembre-se também de que a localização deve ser acessível para você.
6. Pense na logística. A logística de tudo. Quanto espaço de estacionamento você precisa e quanto está disponível? O local é acessível para deficientes?? Quantos espaços utilizáveis tem o local? Que tipo de equipamento você precisa? Quais itens extras você precisa (água para os alto-falantes, placas de identificação, pastas, etc.)? De quantas pessoas você precisa para que tudo corra bem?
7. Pense no marketing. Pense em um cartaz que mencione a data e hora do evento, o local, o principal convidado ou convidados, o nome do evento e o tema do evento. Você não precisa projetar um pôster final nesta fase, mas é bom fazer um conceito com antecedência para ver o quão legal vai ser e usá-lo como base para outros materiais promocionais.
8. Organize-se. Você ainda pode ver a floresta para as árvores? Respire fundo e abra o Excel. Faça um planejamento inicial das atividades durante o seu evento. Quais atividades você vai organizar e como todas elas se encaixam nesse dia. Crie abas diferentes para organizar seus pensamentos. Quanto mais completo o Excel fica, mais claro fica na sua cabeça.
Parte 2 de 4: Organize o evento com duas semanas de antecedência
1. Certifique-se de que tudo está organizado. Com pelo menos duas semanas de antecedência, a data, local, convidado principal, voluntários durante o evento e o nome do evento devem ser confirmados. Certifique-se de que todas essas coisas importantes sejam confirmadas em preto e branco.
2. Reúna sua equipe. Discuta o orçamento final e a programação diária com sua equipe. Se houver alguma dúvida sobre o orçamento ou planejamento, agora é a hora de tirá-las. Todo mundo sabe o que se espera dele ou dela??
3. Delegue o trabalho a várias pessoas e peça a alguém com experiência para coordená-lo. Se for um evento muito grande, você precisará de vários coordenadores com uma pessoa mantendo a visão geral.
4. Certifique-se de que as informações sobre seu evento na internet estejam atualizadas. Você provavelmente está no Facebook e Instagram com seu evento, mas existem outros sites onde você pode anunciar seu evento. Por exemplo, Meetup e Nearify. Se você deseja vender ingressos online, existem vários sites pelos quais você pode fazer isso, como ingressos GO.
5. Colete patrocinadores. Organizar um evento custa muito dinheiro. Você não quer pagar por tudo sozinho. Se você cobrar uma taxa de entrada, poderá recuperar parte de suas despesas, mas os patrocinadores também podem contribuir financeiramente (ou uma pedra). Por exemplo, em troca de uma contribuição financeira, você pode mencionar os nomes dos patrocinadores no pôster ou no seu site, mas também pode dar aos patrocinadores a oportunidade de ter seu próprio material promocional distribuído durante o evento.
6. Promova seu evento. Já mencionamos o pôster antes. Além disso, você pode pensar em panfletos, anúncios em jornais locais, comunicados de imprensa, etc. Certifique-se de que as pessoas saibam que grande evento você está organizando. Você quer ser completo nas informações práticas que as pessoas precisam. Forneça informações suficientes sobre o conteúdo do seu evento para deixar as pessoas curiosas.
7. Reúna os materiais para o seu evento. Dependendo do seu evento, isso inclui prêmios que você deseja dar, canetas e blocos de notas, presentes que você dá aos palestrantes e voluntários como agradecimento e assim por diante. Não se esqueça das coisas óbvias, como mesas e cadeiras, toalhas de mesa, equipamentos de som e placas de sinalização.
8. Esteja preparado para qualquer coisa. Certifique-se de tirar fotos e vídeos. Certifique-se de que há transporte para os alto-falantes. Certifique-se de que há comida para a equipe de limpeza. Marque o que você já organizou para saber o que ainda precisa organizar.
9. Crie uma lista de detalhes de contato. Colete os números de telefone, endereços e endereços de e-mail dos membros de sua equipe. Faça também uma lista com os contactos dos oradores e outros convidados, e de todos os fornecedores. Se alguém não aparecer ou estiver atrasado, esta lista vai poupar-lhe muita procura pelo número de telefone certo.
10. Vá para o local com os membros da sua equipe. Certifique-se de saber onde estão as vagas de estacionamento, banheiros, vestiários, entradas e saídas de emergência. Veja também quais lojas estão por perto e onde você pode obter baguete extra na última hora, se necessário. Certifique-se de conhecer a localização e os arredores imediatos, como a palma da sua mão.
Parte 3 de 4: Pontilhando os i`s com um dia de antecedência
1. Fique calmo. Você consegue. É incrivelmente importante manter a calma e não pular. Você teve meses de preparação; tudo está resolvido. Vai ficar tudo bem. Quanto mais calmo você estiver, mais calmo será o seu time e mais tranquilo será o evento.
- Realmente você pode fazê-lo. Você organizou tudo. Você mapeou todos os problemas possíveis e, se algo der errado, você sabe o que fazer.
2. Faça uma verificação final com sua equipe. Certifique-se de que todos os membros da sua equipe saibam como chegar ao local, qual entrada tomar e que horas devem estar lá. Você não quer receber ligações de membros da equipe perdidos cinco minutos antes do início.
3. Verifique todos os convites e respostas a eles. Certifique-se de que sua lista de convidados esteja completa; processar os logins e logouts mais recentes. Por favor, note que nem todos que se inscreverem irão realmente participar. Dependendo do tipo de evento, pode ser que 30% dos inscritos ainda cancelem.
4. Vá até o local e verifique se está tudo ok. Os espaços estão limpos e disponíveis?? Todos os equipamentos estão conectados e funcionando?
5. Prepare as malas dos visitantes. Se você vai dar uma mala para todos na chegada, certifique-se de tê-la preenchido com antecedência. Por exemplo, com uma garrafa de água, um bloco de notas, uma caneta, um flyer e informações de que os visitantes precisam, como o horário das diferentes atividades. Você também pode colocar uma pequena lembrança nos sacos. Isso mostra que é um evento bem pensado e organizado. Com tal presente, os visitantes se sentem apreciados.
6. Imprima o roteiro. O script em seu telefone é útil, mas um script em papel ajuda você a manter uma visão geral melhor, especialmente se houver muitas páginas. O script contém todas as informações necessárias. De minuto a minuto é registrado como está indo seu evento.
7. Faça uma lista de coisas para levar para o local. A lista de verificação inclui pelo menos seu telefone, a lista de detalhes de contato e o cenário. Faça uma lista de verificação, verifique a lista, verifique a lista novamente e traga tudo o que precisa com você.
Parte 4 de 4: Fazendo o evento funcionar sem problemas no dia
1. Esteja lá na hora. Verifique se todos estão presentes e se todos os equipamentos estão funcionando. Alguém ainda tem dúvidas? Se você tiver tempo, dê uma volta no café e tenha uma conversa estimulante. Sua equipe pode fazer isso. Você consegue.
- Certifique-se de que os membros da sua equipe sejam reconhecíveis, por exemplo, por meio de um crachá colorido. Os visitantes sabem com quem entrar em contato se tiverem alguma dúvida.
2. Prepare a roupa. Dentro e fora. Você quer balões na caixa de correio? Lanternas no banheiro? Cartazes nas portas e nos corredores? Se você tiver vários quartos, certifique-se de ter uma boa sinalização.
3. Certifique-se de que sua equipe saiba o que está acontecendo. Se um orador se atrasar, certifique-se de que quem está encarregado dessa atividade providencie algo para que os visitantes não se sintam perdidos. Se uma pausa demorar mais do que o planejado, certifique-se de que sua equipe saiba que o programa precisa ser ajustado. Sempre acontecem coisas que fazem você ter que se desviar da sua agenda. Certifique-se de comunicar sobre isso com sua equipe para que todos saibam que as coisas serão diferentes e como isso será resolvido.
4. tirar fotos. Claro que você também quer ter algo para lembrar deste grande dia com. Além disso, a maioria das pessoas gosta de tirar fotos. Tire também belas fotos dos banners dos patrocinadores, da entrada e fotos da visão geral com grupos de pessoas. Quem sabe você pode usar essas fotos como material promocional para seu próximo evento.
5. Dê um presente de despedida aos seus visitantes. Quando seus participantes forem para casa após um evento bem-sucedido, dê a eles uma lembrança, caso ainda não tenha feito isso na chegada. Um panfleto anunciando um próximo evento também é bom para distribuir.
6. limpar. Mesmo que o local seja responsável pela limpeza, certifique-se de deixá-lo arrumado. Remova também todos os cartazes, balões e outras decorações. Divida o trabalho entre os membros de sua equipe; Muitas mãos fazem a luz funcionar.
7. Lidar com todas as coisas que precisam ser feitas após o evento. Dependendo do tipo de evento, pode ser nada, ou uma longa lista de agradecimentos a serem entregues e recibos a serem processados. Aqui estão algumas idéias para você começar:
8. Colete feedback de visitantes, voluntários e palestrantes. O que eles acham que foi bem, o que menos bem? O que pode ser ainda melhor da próxima vez? O que você teria feito diferente? O que funcionou bem e o que não funcionou? Você organizaria um evento desses novamente? O que você aprendeu?
Pontas
- As diferentes atividades envolvidas na organização de um evento são como as diferentes funções de uma empresa. Fazer a contabilidade é o departamento financeiro, a publicidade é o departamento de marketing, escrever comunicados à imprensa e abordar a mídia local é o departamento de relações públicas e assim por diante.
- Documentos e equipamentos que você precisa estar preparado:
- Despesas
- Cronograma (planejamento de cada atividade durante o evento)
- Convites
- Lista de convidados
- roteiro
- Discurso
- Lista de palestrantes
- Visão geral dos detalhes de contato
- Lista de verificação de coisas para trazer
- Lista de verificação do que fazer
- Comunicado de imprensa
Avisos
- Não entrar em pânico. Você tem tudo bem organizado e preparado. Algo está errado? Mantenha a calma e resolva.
- Durante o evento, as coisas podem ficar confusas e as tensões podem aumentar entre os membros de sua equipe. Mantenha a calma, mantenha uma visão geral e certifique-se de que os membros da sua equipe façam pausas a tempo.
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