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Como você reage a alguém pode afetar a maneira como ele ou ela e outras pessoas olham para você. Felizmente, você pode aprender como e quando responder para melhorar. Ao falar com alguém pessoalmente, é importante que você preste atenção e permita que a pessoa expresse seus pensamentos antes de dar uma resposta informada. Em uma conversa de mensagens de texto, existem algumas regras não ditas que você precisa seguir para se comunicar com sucesso. O e-mail é uma forma mais formal de comunicação com etiqueta profissional que você deve seguir para transmitir informações de forma eficaz e responder adequadamente.

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Método 1 de 3: responder a mensagens de texto

1. Use uma linguagem simples ao enviar mensagens de texto. E-mails, cartas e até conversas cara a cara podem assumir uma estrutura muito mais formal. Devido à natureza curta e limitada das mensagens de texto, uma linguagem mais descontraída é geralmente mais apropriada e dá à conversa um toque mais pessoal.

Por exemplo, você pode usar `t` em vez de `it` para economizar espaço, digitar uma mensagem mais rapidamente e transmitir um tom descontraído.
As regras de pontuação costumam ser muito mais flexíveis em mensagens de texto. Por exemplo, a adesão estrita ao uso da vírgula pode fazer com que a conversa pareça artificial e formal.
Nem sempre assuma que uma conversa por mensagem de texto pode ser tão casual, mas se a outra pessoa estiver usando uma linguagem casual, você pode responder da mesma maneira, para deixá-la à vontade.

2. Faça perguntas abertas para manter uma conversa. Se você quiser manter a conversa por mensagens de texto, fazer perguntas abertas pode ajudar a outra pessoa a dizer mais e pedir sua opinião sobre algo. Fazer perguntas suficientes com um breve sim ou não pode extinguir uma conversa.

Por exemplo, se estiver conversando com alguém sobre um assunto de negócios, você pode perguntar algo como: "O que você acha do novo projeto??`

Se você quiser entender melhor o que alguém pensa sobre um tópico, tente enviar mensagens de texto como: "Concordo com você, mas por que você acha que é??`

3. Por favor, não envie respostas curtas ou de uma palavra. As mensagens de texto devem ser relativamente curtas, mas respostas curtas ou abruptas podem fazer você ficar com raiva da outra pessoa. Se você estiver respondendo à postagem de outra pessoa, dê a ela uma resposta real com pelo menos uma ou duas frases.

Às vezes é perfeitamente aceitável responder com `ok` quando faz sentido no contexto. Mas evite um único `k` como resposta, pois isso pode parecer curto e rude.

Dica: Se você geralmente dá respostas curtas, então pode fazer sentido continuar fazendo isso.

4. Use pontuação e emoticons para transmitir um tom. A natureza impessoal das mensagens de texto permite que as pessoas interpretem um tom ou uma emoção por meio de abreviações. Você pode transmitir seu significado claramente incluindo pontuação e emoticons se sua mensagem parecer ambígua.

Por exemplo, você pode responder com "Entendi, obrigado. :)` para que a mensagem não faça você se sentir irritado ou áspero.

Às vezes, um ponto final no final de uma palavra ou frase pode fazer você se sentir frustrado. Por exemplo, pode soar muito mais relaxante dizer "Não, não vai" do que dizer "Não. Isso não.`

5. Leia a mensagem novamente antes de enviá-la. Antes de clicar em enviar, reserve um momento para revisar a mensagem. Verifique se há erros de digitação e certifique-se de transmitir as informações corretamente e usar o tom correto.

Depois de enviar uma mensagem, você não pode devolvê-la! Portanto, é melhor verificar seu texto com antecedência.

6. Não envie várias mensagens seguidas. Várias notificações e uma série de mensagens de texto podem irritar e frustrar o destinatário. Envie um comentário que contenha tudo o que você queria dizer, em vez de enviar várias mensagens curtas.

Não há problema em adicionar outra mensagem se você esqueceu de mencionar algo ou se deseja esclarecer algo.

Se alguém não responder a duas mensagens seguidas, talvez não queira falar com você ou se afastar do telefone. De qualquer forma, dê ao outro tempo e espaço para responder.

7. Peça para ligar se a conversa ficar muito complicada para uma mensagem de texto. As mensagens de texto devem ser curtas e diretas. Se uma mensagem de texto for muito limitada para expressar adequadamente seus pensamentos, peça à pessoa que ligue para você para que você possa elaborar ou discutir o assunto completamente.

Tente enviar mensagens de texto como "Isso seria mais fácil de explicar por telefone". Me ligue quando tiver tempo, obrigado!`

Método 2 de 3: Falando com alguém pessoalmente

1. Ouça com atenção quando alguém está falando com você. Quando alguém estiver falando com você, faça contato visual com eles e preste atenção no que eles estão dizendo. Isso mostra que você está ouvindo e entendendo o que a outra pessoa está tentando dizer.

Concentre-se totalmente no alto-falante para fazê-lo se sentir confortável.
Incline-se para frente ou peça para a pessoa continuar falando em um lugar mais silencioso se tiver problemas para ouvir o que está sendo dito.

2. Preste atenção aos sinais não verbais. A linguagem corporal pode dizer tanto quanto as palavras. Quando alguém falar com você, preste atenção na linguagem corporal para ter uma ideia melhor de como responder.

Por exemplo, se alguém continua olhando em volta ou se balançando, pode estar nervoso ou com medo. Você pode então perguntar se a pessoa está bem, em vez de responder ao que ela diz.

Ouça também como algo é dito. Se alguém fala alto ou agressivamente, essa pessoa pode reagir com raiva ou agressivamente à conversa. Pode ser necessário adotar uma abordagem diferente ao responder para evitar uma escalada ainda maior da situação.

3. Evite planejar sua resposta enquanto alguém está falando. Se você estiver tão animado ou ansioso para responder antes que alguém termine de falar, eles perceberão e poderão ficar com raiva ou irritados. Espere até que a outra pessoa termine de falar e você tenha ouvido tudo o que a pessoa queria dizer antes de começar a planejar sua resposta.

É muito rude interromper alguém com seus próprios pensamentos enquanto eles estão falando.

Dica: Ouça enquanto alguém fala e anote mentalmente os principais pontos aos quais você pretende responder, mas continue prestando atenção ao resto da história para que você possa chegar a uma resposta inteligente ou suave.

4. Espere a outra pessoa terminar de falar antes de falar. Se você estiver falando com alguém, deixe-o terminar a história antes de responder. Dessa forma, você terá todos os fatos e informações que a pessoa queria transmitir, para que possa dar uma resposta informada e ponderada.

Às vezes, as pessoas adicionam um pouco de informação extra depois de terminarem com seu pensamento. Por exemplo, eles podem dizer algo como "Ah, espere, esqueci de dizer algo". Então deixe-os terminar o que eles queriam dizer.

5. Pense na sua reação para poder transmiti-la com confiança. Antes de responder, pense um pouco sobre todas as informações que você recebeu. Se você der uma resposta que não foi bem pensada, pode mostrar à pessoa que você não está realmente ouvindo o que ela disse.

Tirar um momento para pensar sobre sua resposta também permite que você dê uma resposta inteligente.

6. Faça perguntas se precisar de esclarecimentos ou mais informações. Se você não conseguiu ouvir ou entender o que alguém disse, tente não responder com uma interpretação parcial ou incorreta. Em vez disso, pergunte o que o outro disse ou quer dizer, para que você possa dar uma resposta real.

Se você não tiver certeza do que alguém está fazendo ou se quiser permitir que eles expliquem o que realmente querem dizer antes de responder, faça uma pergunta aberta como: "O que você quer dizer com isso?"?`

Nunca é errado pedir a alguém para dizer algo novamente se você não entendeu completamente o que foi dito.

7. Fale direta e claramente ao responder. Depois de pensar no que foi dito a você e em como você quer responder, fale com clareza e confiança. Não use linguagem vaga ou contraditória para tentar parecer mais inteligente ou mais inteligente. As pessoas apreciam a sinceridade, então dê a elas uma resposta sincera que mostre que você está interessado e que entende a pessoa.

Certifique-se de que eles prestem atenção para que você não precise se repetir.

Preste atenção se outra pessoa quer dizer algo e dê a ela espaço para fazê-lo.

Peça também para a pessoa responder ao que você disse. Não vá embora ou encerre a conversa logo após ter tido a chance de falar.

8. Esteja ciente de que alguém discorda de você. Mesmo que você tenha pensado no que queria dizer, sempre existe a possibilidade de alguém discordar de você. Tudo bem! Apenas esteja preparado para alguém contestar ou menosprezar suas palavras.

Mantenha a calma e não perca a calma se alguém tentar provocá-lo.

Deixe alguém expressar suas crenças e opiniões. Não tente forçar ninguém a aceitar sua opinião.

Método 3 de 3: responder com um e-mail

1. Responda a um e-mail em até 48 horas. É importante que você responda a um e-mail em tempo hábil, por cortesia e profissionalismo. Você não precisa responder imediatamente, mas o faz em dois dias.

Mesmo que o e-mail não tenha nada a ver com você ou tenha sido enviado incorretamente, é melhor responder ao remetente (excluindo span) para que eles saibam que você não é a pessoa certa.

2. Use uma saudação profissional em uma resposta de e-mail. Os e-mails costumam ser mais formais do que uma mensagem de texto ou um telefonema. Comece seu e-mail com um "Olá" ou um "Oi" antes do nome da pessoa para abrir o e-mail corretamente.

Se a pessoa a quem você está respondendo preferir uma saudação específica ou pedir para ser chamada pelo nome, faça-o. Por exemplo, se a pessoa preferir que você use a versão abreviada de seu nome, como "Rob" em vez de "Robert", faça-o.

3. Use pontos de exclamação com moderação. Sua resposta ao seu e-mail deve estar correta em termos de gramática, ortografia e pontuação. No entanto, o uso excessivo do ponto de exclamação pode fazer você parecer insincero ou excitado demais. Evite usá-lo a menos que seja apropriado.

Um ponto de exclamação é uma boa maneira de parabenizar alguém ou transmitir entusiasmo, mas se você usá-los demais, eles perdem o efeito.

4. Evite fontes estranhas em um email. Mantenha sua escolha de fonte em uma fonte clássica para tornar seu e-mail profissional. Não use fontes multicoloridas ou uma fonte como Comic Sans ao enviar um e-mail.

Uma escolha clássica é usar Arial de 10 ou 12 pontos ou Times New Roman.

5. Preste atenção para quem mais você envia o e-mail como CC (uma cópia). Muitas vezes, pode ser útil copiar o e-mail para outras pessoas ao mesmo tempo para que você possa incluí-las em uma discussão. Um CC desnecessário para um supervisor ou colega de trabalho pode realmente incomodar ou incomodar a pessoa a quem você responde em primeiro lugar.

Se for necessário incluir outra pessoa na cadeia de e-mail, você pode usar a opção `cópia oculta` ou `BCC`, para que os destinatários não saibam quem mais recebeu um e-mail.

6. Decida a quem responder em um e-mail de grupo. Se a resposta correta for responder a todos na mensagem do grupo, escolha "Responder a todos" ao enviar sua resposta. Mas se você precisar perguntar ou explicar um tópico ou problema específico para uma pessoa, responda diretamente a essa pessoa.

Se houver um grande grupo de pessoas na cadeia de e-mail, mas você só precisar responder a algumas, basta escolher essas pessoas para responder.

7. Não envie um e-mail apenas para agradecer, a menos que seja necessário. Não há necessidade de e-mails curtos que não contribuem para uma conversa. A menos que o remetente peça para confirmar que você recebeu e entendeu um e-mail, enviar um e-mail de "obrigado" é desnecessário e irritante.

Dica: Se o remetente enviar um recibo de leitura, confirme que você recebeu o e-mail clicando na opção para enviar um recibo.

8. Revise seu e-mail e verifique o e-mail do destinatário antes de enviar. Um erro ortográfico ou gramatical pode fazer com que seu e-mail pareça pouco profissional. Por favor, tome um momento para ler seu comentário antes de clicar em enviar. Verifique a ortografia e gramática corretas e certifique-se de enviar a mensagem para a pessoa certa.

Não confie cegamente no corretor ortográfico para corrigir tudo!

Leia seu e-mail em voz alta antes de enviá-lo para que você possa ouvir como soa.

Os programas de e-mail geralmente preenchem automaticamente os endereços de e-mail à medida que você digita na barra de endereços dos destinatários, o que pode levar ao envio acidental de um e-mail para a pessoa errada.