Delegar

1. Deixe seu ego de lado. Um grande obstáculo mental no caminho para a delegação é o pensamento de que, se você quer fazer algo certo, é melhor fazer você mesmo. Você não é a única pessoa na terra que pode fazer isso da maneira certa. Você é possivelmente o único que pode se sair bem neste exato momento, mas se você dedicar um tempo para treinar alguém, eles acabarão sendo capazes de se sair muito bem. Talvez a outra pessoa possa fazê-lo ainda mais rápido ou melhor do que você e isso não é apenas algo para aceitar, mas também algo para acolher.

• Pense de forma lógica e realista – você pode fazer esse trabalho sozinho? Você terá que trabalhar até a morte para poder combinar esse trabalho com suas responsabilidades normais? Nesse caso, é melhor certificar-se de delegar parte do seu trabalho. Não há necessidade de se envergonhar ou sentir que não é bom o suficiente - na verdade, você está fazendo seu trabalho com mais eficiência quando procura ajuda quando precisa.

2. Não espere as pessoas se voluntariarem. Se você tem dificuldade em delegar tarefas, pode estar sofrendo da chamada síndrome do mártir leve – tudo pode se tornar demais para você, e muitas vezes você se pergunta por que as pessoas nunca se oferecem para ajudá-lo. Seja honesto consigo mesmo – quando eles o fizerem, não recuse a ajuda deles, mais ou menos automaticamente ou por educação, na maioria das vezes? Querendo saber por que eles não empurraram um pouco mais? Você sente que se seus papéis fossem invertidos, você provavelmente ajudaria os outros sem hesitação?? Se você fizer essas perguntas com "sim" você precisará trabalhar em sua capacidade de controlar a situação. Cuide você mesmo que você receba a ajuda de que precisa - e não espere que a ajuda chegue até você, porque ela pode não vir.

3. Pare de ver um pedido de ajuda como algo negativo. Muitas pessoas se sentem desconfortáveis ​​por ter que pedir ajuda. Você pode se sentir culpado, ou sentir que é um fardo para os outros, ou ter vergonha disso porque (por algum motivo) acha que deve ser capaz de resolver tudo sozinho.

4. Aprenda a confiar nos outros. Se você tem medo de delegar porque acha que ninguém pode fazer um trabalho tão bem quanto você, pense em duas coisas: primeiro, o fato é que, com bastante prática, quase qualquer um pode se tornar bom em alguma coisa e, segundo, você talvez não seja um talento mundial como você pode pensar. Quando você delega trabalho, você não apenas libera tempo para si mesmo – ao mesmo tempo, você dá à pessoa que o ajuda a chance de praticar uma nova habilidade ou fazer um novo tipo de trabalho. Seja paciente – se você der a ele tempo suficiente, seu assistente provavelmente fará o trabalho que você delegou tão bem quanto você poderia ter feito. A menos que o trabalho que você está delegando seja muito importante, provavelmente não será um problema se seu assistente aprender a fazer direito ao longo do tempo. Se o trabalho é muito importante, é melhor pensar bem antes de delegá-lo!

1. Deixe a bola rolar. O primeiro passo é o mais difícil, mas ao mesmo tempo o mais importante. Você deve arriscar e pedir a alguém para ajudá-lo (ou, se você for o supervisor, dizer a alguém que ele ou ela devo ajudar.) Não se sinta culpado por isso – contanto que você seja educado, gentil e elegante, não há nada de rude em pedir (ou instruir) alguém para ajudá-lo. Tente ser gentil e compreensivo e ao mesmo tempo não perder de vista a gravidade do seu pedido.

• Se você não tiver certeza de como pedir especificamente a alguém para fazer parte do seu trabalho, tente mantê-lo curto e doce. Por exemplo, diga algo como: "Ei, posso falar com você por um segundo?? Eu queria saber se você poderia me ajudar a instalar aquela grande pilha de discos rígidos que acabamos de receber. Não posso porque não estou no escritório hoje. Você pode talvez me ajudar?" Não pressione o ajudante, mas certifique-se de que ele saiba que sua ajuda é necessária.
• Peça ajuda e você (provavelmente) a obterá. Não tenha medo de delegar porque você acha que vai parecer rude ou autoritário. Veja desta forma: como você se sente quando os outros lhe pedem para fazer algo por eles?? Você se sente insultado ou tratado injustamente?? Ou você está (normalmente) muito disposto a ajudar? Este último é provavelmente o caso!

2. Não leve uma recusa para o lado pessoal. Às vezes, as pessoas realmente não podem ajudá-lo, não importa o quanto elas queiram - isso é uma pena, mas é verdade. Isso pode ser por vários motivos – o mais comum é que a pessoa que pede ajuda já está muito ocupada com seu próprio trabalho. Não leve para o lado pessoal – só porque alguém não pode (ou não quer) ajudá-lo agora, isso não significa que eles odeiam você. Normalmente, isso significa apenas que a outra pessoa está ocupada ou com preguiça - nada mais, nada menos.

3. Delegue o objetivo final, não o procedimento. Essa é a chave para não se transformar no pesadelo do que é conhecido como microgerente. Defina diretrizes claras sobre o tipo de resultado que você espera e mostre à outra pessoa como fazê-lo, mas também diga que a outra pessoa pode fazer do seu jeito, desde que seja feito corretamente e no prazo.

4. Esteja preparado que você terá que treinar seu assistente. Em quase todos os casos, você precisará reservar um pouco do seu tempo para ensinar a pessoa que vai ajudá-lo a realizar a tarefa que lhe delegou, mesmo que seja um trabalho relativamente simples. Lembre-se de que processos que podem parecer bastante simples e diretos para você podem não ser tão simples para alguém que nunca lidou com eles antes. Esteja pronto não apenas para explicar passo a passo ao seu assistente o trabalho que você delegou a ele, mas também para responder pacientemente a quaisquer perguntas que ele provavelmente queira fazer a você.

5. Determinar quais ferramentas são necessárias para concluir a tarefa. Você pode ter à sua disposição certas ferramentas que são necessárias para realizar a tarefa, enquanto a pessoa a quem você confia a tarefa pode não ter acesso a elas. Coisas como dados protegidos por senha, dispositivos especializados e algumas outras ferramentas podem ser necessárias para realizar o trabalho, portanto, certifique-se de que seu assistente tenha tudo o que precisa para realizar o trabalho com sucesso.

6. Entenda que seu ajudante não pode fazer mais de uma coisa de cada vez. Enquanto seu assistente está ajudando você, essa pessoa não está cumprindo suas responsabilidades habituais. Lembre-se de que seu assistente provavelmente tem uma agenda lotada, assim como você. Faça a si mesmo a seguinte pergunta: que tipo de trabalho ele ou ela deixará para fazer o seu trabalho? Ao delegar uma tarefa a alguém, certifique-se de saber a resposta a esta pergunta.

7.Seja paciente. Quem você delegar cometerá erros de qualquer maneira enquanto aprende a executar a nova tarefa. Isso faz parte do processo de aprendizado, então inclua na sua agenda. Não delegue uma tarefa assumindo que seu assistente fará o trabalho perfeitamente, a menos que ele já tenha conhecimento e experiência demonstráveis ​​na área em questão. Se o resultado de um projeto não é exatamente o que você queria porque seu parceiro não foi capaz de completar uma tarefa completamente nova que você delegou perfeitamente a ele, então a culpa é sua, não dele. Certifique-se de que a pessoa que o ajuda pode confiar em você para que o trabalho delegado possa se tornar uma experiência de aprendizado interessante para ela, não algo a temer.

8.Prepare-se para problemas previsíveis. Configure planos de backup e esteja pronto para intervir se algo der errado. Saiba o que acontecerá se um momento ou prazo importante for perdido. Obstáculos e desafios inesperados estão constantemente presentes, esteja você no trabalho ou em casa – até a tecnologia às vezes falha. Certifique-se de que seu assistente pode confiar que, se algo inesperado acontecer, você entenderá e o ajudará a cumprir esse prazo - não coloque toda a culpa em seu assistente pelo primeiro problema.

9. Reconheça a ajuda do seu assistente quando ele ou ela merecer. Delegar tarefas a outra pessoa é necessário se você tiver que assumir cada vez mais responsabilidades. Mas é contraproducente se você delegar uma tarefa, deixar seu assistente trabalhar duro nela e depois levar todo o crédito para si mesmo. Reconheça e elogie os esforços que outros fizeram em seu nome.

10. Dizer: "Obrigada." Quando alguém faz algo por você, é importante agradecê-lo, reconhecer a importância de sua ajuda e deixar a pessoa que o ajudou saber que é apreciada. Se não o fizer, causará uma impressão ingrata, mesmo que não seja. Lembre-se que as pessoas não podem ler sua mente. A chance de alguém ajudá-lo novamente é muito maior se ele se sentir valorizado.