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Prefiro não apresentar afirmações como, "Acho que todos seríamos muito mais felizes se pudéssemos usar roupas casuais na sexta-feira." Seria melhor pesquisar estudos sobre a possível elevação do moral no escritório quando os funcionários têm mais autonomia na escolha de suas roupas e mencioná-lo em seu memorando. 
Por exemplo, tente o seguinte: "De acordo com nossos achados,..." ou "Pesquisa da EPA mostra que...". 
Escolha também uma fonte simples, como Times New Roman. Agora não é hora de brincar com fontes "divertidas" como Comic Sans (será divertida se você escolher esta)!). 
Geralmente não há necessidade de recuar parágrafos. 
Como proposta de uma ideia ou solução. Por exemplo, se você acha que tem uma solução para os problemas de agendamento de horas extras, você pode escrever essas ideias em um memorando e enviá-las aos seus supervisores. Para dividir tarefas. Por exemplo, enviar um memorando pode ser um método eficiente de atribuir responsabilidades para uma próxima conferência organizada pelo seu departamento. como relatório. Você também pode enviar um memorando para atualizar seus colegas sobre um evento recente, fornecer uma atualização sobre um projeto, como um relatório de progresso ou relatório sobre as descobertas de uma investigação. 
Eles devem ser concisos, claros e fáceis de ler por pessoas ocupadas. Por isso, é importante que informações importantes não sejam negligenciadas. Ao manter o memorando focado, sua mensagem será bem recebida e compreendida. 
Por exemplo, você escreverá um tipo diferente de memorando se quiser informar os colegas sobre os planos para uma festa surpresa para as pessoas no escritório nos aniversários de verão, em comparação com os do seu supervisor sobre os resultados de sua pesquisa de meses. 
ON: Os nomes e títulos de todos que recebem seu memorando. DESATIVADO: Forneça seu nome completo e cargo. DATA: Forneça a data completa e correta - não se esqueça de incluir o ano. TÓPICO: Forneça uma descrição breve, mas específica, do que trata o memorando. Saiba que também é costume indicar o assunto com "m.b.t.:" (uma abreviação de em relação a) ou "A respeito de:". 
É uma má prática de negócios enviar seu memorando para todos na empresa se ele só diz respeito ou afeta algumas pessoas. As pessoas rapidamente ficam sobrecarregadas com o grande número de memorandos e podem começar a ignorá-los ou não lê-los com atenção. 
Lembre-se disso ao preencher as informações de todos na lista de destinatários: inclua os nomes completos e os cargos comerciais dos envolvidos. 
Por exemplo, eles têm um doutorado?? Em caso afirmativo, geralmente é uma boa ideia referir-se a eles como Dr. qual é o título deles? Por exemplo, eles são um vice-presidente ou um reitor? Em caso afirmativo, você deve tratá-los como tal em seu memorando. 
Por exemplo: "Novo cliente" é bastante vago, e se alguém estiver procurando em seus próprios arquivos de algumas semanas ou dias atrás, eles terão dificuldade em encontrar seu memorando. Algo seria melhor, "Relatório de progresso da pesquisa sobre a expansão da base de clientes". 
A intenção é ser uma maneira rápida e eficiente de transmitir informações importantes e deve ficar claro para seu público quem receberá e quem não receberá o memorando. 
Por exemplo, "Estou escrevendo isso porque...". A introdução deve fornecer uma breve visão geral do que os destinatários podem esperar do memorando. 
Mantenha-o conciso — algumas frases ou um parágrafo curto são suficientes. 
Por exemplo, você pode optar por organizar as informações principais de acordo com a importância do texto ou, se estiver explicando um procedimento, dividir as partes principais de seu memorando para corresponder às diferentes etapas do processo. 
Por exemplo, você pode incluir todos os parágrafos a seguir ao escrever sobre uma próxima mudança de escritório: "Nova localização para a nossa sede," "Diretrizes importantes de embalagem do Office", e "Cronograma para a conclusão da mudança de escritório." 
Os parágrafos ou parágrafos individuais do seu memorando devem se concentrar em apenas uma ideia. 
Este limite de página padrão se aplica a um documento com espaçamento de caracteres regular e linhas em branco entre parágrafos. 
No entanto, se as informações descritas foram complicadas ou se você enviou um memorando mais longo do que o normal, pode ser útil resumir brevemente os pontos principais. 
Qual é o objetivo do memorando? Você quer que os destinatários façam algo? Eles têm que responder em um determinado dia? Se sim, por favor, indique isso claramente. Se nenhuma ação adicional for necessária, escreva uma frase de encerramento simples, como "Eu gostaria de discutir isso mais" ou "Deixe-me saber se você tiver quaisquer perguntas ou comentários". 
Se for costume assinar formalmente (por exemplo,, "Atenciosamente, Sra. Smith"), faça você mesmo. Mesmo se você pular a assinatura, ainda poderá incluir suas iniciais no final do documento. 
Você também precisará consultar os anexos no corpo do memorando. Por exemplo, se você estiver notificando seus funcionários sobre uma mudança de escritório, você pode escrever algo como o seguinte: "Pretendemos estar prontos com a mudança no final deste trimestre. Consulte a Tabela 1 em anexo para um cronograma mais detalhado." 
Considere não enviá-lo por um tempo após a primeira revisão, se não for urgente. Se você revisar o memorando depois de uma ou duas horas, poderá notar erros que inicialmente negligenciou. Se o memorando contiver informações confidenciais, revise as políticas da empresa para ver quem pode revisar o memorando para você e dar a aprovação final de seu conteúdo.
Escreva um memorando
Contente
Um memorando – comumente conhecido como memorando – é um documento geralmente usado para comunicação interna entre colegas ou funcionários de um departamento. Este artigo o guiará pelo processo de escrever um memorando de negócios.
Degraus
Parte 1 de 3: Configurando opções de idioma e formatação
1. Evite linguagem excessivamente informal. Em geral, sua linguagem deve ser clara e simples, mas não muito corporativa. Não use um tom de conversação excessivamente mundano em seu memorando.
- Por exemplo, evite escrever coisas como, "Ei pessoal! TGIF, ou não? Não importa, eu só queria discutir um assunto importante de negócios."
- Em vez disso, é melhor ir direto ao ponto: "Este é o relatório de progresso para o Projeto Z".
2. Evite linguagem emocional. Também é melhor manter um tom neutro e evitar linguagem emocionalmente carregada. Faça o seu melhor para citar fatos e evidências para apoiar suas alegações.
3. Usar direções. Ao citar evidências ou fazer referência a uma fonte, certifique-se de usar uma linguagem que permita ao leitor saber o que você está fazendo.
4. Escolha um estilo e tamanho de fonte apropriados. Seu memorando deve ser fácil de ler, então é melhor evitar fontes extremamente pequenas — 11 ou 12 pontos é o padrão.
5. Use margens padrão para seu memorando. Margens de 1 polegada são comuns para memorandos de negócios, embora alguns programas de processamento de texto tenham modelos de memorandos de crédito pré-formatados com margens ligeiramente maiores (por exemplo, 1,25 polegadas).
6. Use espaçamento entre linhas simples para o seu documento. Os memorandos da empresa geralmente não são criados com espaçamento duplo 2. Para manter o número de páginas baixo, é melhor usar espaçamento simples, mas deixar linhas vazias entre parágrafos individuais ou parágrafos.
Parte 2 de 3: Preparando-se para escrever um memorando de negócios
1. Querendo saber se o memorando deve ser enviado. Se você precisar notificar várias pessoas de sua equipe sobre um assunto comercial importante, enviar um memorando é uma ótima ideia. Você pode até enviar um memorando se estiver se comunicando com apenas uma pessoa, por exemplo, se quiser que a correspondência seja apagada.
- No entanto, em alguns casos, pode ser mais fácil falar diretamente com a pessoa em questão.
- Algumas informações também podem ser muito sensíveis para serem colocadas em um memorando.
2. Determine qual é o seu objetivo com o memorando. Dependendo do seu objetivo específico, o conteúdo e a organização do seu memorando serão alterados. A maioria dos memorandos são escritos pelos seguintes motivos:
3. Limite o assunto. Você pode estar trabalhando em muitos projetos ao mesmo tempo e tentado a enviar um memorando para manter seus colegas, superiores ou clientes informados sobre tudo em que está trabalhando atualmente. No entanto, lembre-se de que os memorandos corporativos devem se concentrar em um problema.
4. Pense no seu público. O conteúdo, o estilo e o tom do seu memorando dependerão do público-alvo, portanto, pense com cuidado sobre quem receberá seu memorando.
Parte 3 de 3: Elaborando seu memorando de negócios
1. Marque seu memorando. Existem muitos tipos diferentes de correspondência comercial. O procedimento padrão para um memorando é também intitular o documento como tal.
- Por exemplo: digite `Memorando` ou `Memorando` na parte superior da página.
- Cabe a você justificar o título à esquerda ou centralizá-lo. Uma boa regra é usar os memorandos da empresa que você recebeu como exemplo e copiar a formatação.
2. Escreva o título do seu memorando. A primeira parte do seu memorando deve conter quatro informações importantes. Nas etapas posteriores, você encontrará informações mais detalhadas sobre cada parte.
3. Prepare cuidadosamente sua lista de destinatários. Certifique-se de incluir qualquer pessoa que precise ser informada. Limite a distribuição do seu memorando para aqueles que precisam saber.
4. Use os nomes e títulos corretos para as pessoas em sua lista de destinatários. Mesmo que você dê explicações ao seu chefe, é melhor manter a correspondência escrita mais formal. Por exemplo, talvez você ligue para ela "Susana" quando vocês se encontrarem no corredor, mas por causa do seu memorando, dirija-se a ela como "Sra. Willems" ou "dr. Willems".
5. Verifique os títulos corretos das pessoas para as quais você está enviando um memorando externo. Se você estiver enviando um memorando para alguém fora do seu escritório, também é importante descobrir o título correto. Aproveite o tempo para pesquisar seu perfil; suas informações pessoais provavelmente serão listadas no site da empresa.
6. Componha cuidadosamente a linha de assunto. Sua linha de assunto deve ser curta, mas também clara e não muito geral.
7. Pule a saudação, se necessário. Cabe a você se deseja iniciar um memorando com uma saudação, como "Prezada Sra Winters" ou "caros colegas". No entanto, lembre-se de que essas saudações não são esperadas em um memorando comercial.
8. Componha a primeira seção introdutória do memorando. Descreva claramente seu objetivo ao escrever e enviar o memorando.
9. Mantenha a introdução curta. Não há necessidade de colocar todos os detalhes e/ou evidências no primeiro parágrafo do seu memorando.
10. Decida sobre a organização do núcleo do seu memorando. Após a introdução, um memorando comercial geralmente contém dois a quatro parágrafos extras antes de fechar. O conteúdo e a organização variam dependendo do seu tópico.
11. Decida se deseja incluir subtítulos e títulos. Seu memorando de negócios deve ter parágrafos claros. É comum que os memorandos corporativos sejam divididos em seções claras para que os destinatários possam ler e absorver facilmente as informações. Você pode ajudá-los a entender os pontos principais do seu memorando adicionando títulos por parágrafo.
12. Escreva legendas específicas. Certifique-se de que o foco de cada parágrafo esteja claro para o seu público.
13. Incluir frases de tópico em cada um dos parágrafos do corpo do memorando. A primeira frase de cada parágrafo ou parágrafo deve deixar claro para o público qual será o ponto principal desse parágrafo.
14. Considere usar marcadores. Você pode achar útil usar marcadores ou listas para destacar os pontos importantes. Isso pode ajudar os leitores a se concentrarem nos pontos principais e a ler o memorando com mais rapidez e eficiência.
15. Mantenha-o conciso. Um memorando de negócios típico não deve ter mais de uma ou duas páginas.
16. Decida se você precisa de um parágrafo de resumo. Em geral, não há necessidade de resumir o que você acabou de escrever em seu memorando, especialmente se você conseguiu mantê-lo em uma página.
17. Adicionar um parágrafo ou parágrafo de fechamento. Mesmo que você não ache necessário resumir o memorando, você ainda terá que fechar o texto. Pense no seguinte:
18. Assine o memorando se quiser. Geralmente não é necessário adicionar seu nome completo ou assinatura no final do seu memorando. No entanto, tenha em mente que é melhor seguir o exemplo dos colegas.
19. Comente sobre quaisquer anexos. Se você incluir anexos em seu memorando, como tabelas, gráficos ou relatórios, inclua isso no final do memorando. Por exemplo, "apêndice: tabela 1".
20. Leia o memorando com atenção. Antes de enviar o memorando, revise o texto com atenção. Verifique se suas frases estão gramaticalmente corretas, se não há erros de ortografia ou pontuação e se o conteúdo está claro.
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