Tire minutos (com fotos)

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Parabéns, você acaba de ser eleito ou nomeado secretário do conselho! Você sabe como funciona a elaboração de atas durante uma reunião e como elaborar e apresentar as atas feitas?? Abaixo está uma explicação passo a passo de como fazer atas de reuniões informais e reuniões mais formais, para as quais você também pode usar o manual de reuniões e conferências amplamente utilizado nos Estados Unidos Regras de Ordem de Robert (literalmente: As Regras de Robert) quero consultar.

Degraus

Parte 1 de 4: Preparando

1. Verifique se você está familiarizado com as regras de reunião da organização. Se a secretária deve fazer atas oficiais, pergunte se você precisa seguir as Regras de Robert ou outro guia. Se as regras forem menos oficiais, pergunte o que exatamente deve ser incluído nas atas e como elas serão usadas.

Como anotador, você não precisa saber todas as Regras de Robert de cor. No entanto, pode ser uma boa ideia comprar o livro (ou pedir emprestado ao presidente), pois contém muitas informações úteis e específicas.
Certifique-se de saber qual é o seu papel. É possível que o secretário ou secretário não participe da reunião, mas também é possível que ele participe da discussão e lave a ata ao mesmo tempo. Em qualquer caso, o papel do secretário é sempre mais modesto e menos proeminente do que o presidente da organização ou a pessoa que lidera a reunião.

2. Prepare um modelo com antecedência. As atas de reunião geralmente contêm muitas das mesmas informações. Portanto, crie um modelo com formato padrão no qual você já inclua peças recorrentes. Em qualquer caso, reserve espaço para as seguintes informações:

Nome da organização.

Tipo de reunião. É uma reunião regular semanal ou anual, a reunião de um comitê menor, ou a reunião é convocada por um motivo especial?

Data, hora e local. Deixe espaço para os horários de início e término (abertura e fechamento).

O nome do presidente ou da pessoa que preside à reunião e o nome do secretário (ou dos seus suplentes).

Lista de desculpas de `atendentes` e `ausentes`. Este é um nome chique para a lista de presença. Anote se o quórum (o número mínimo de pessoas necessárias para votar em uma proposta) está presente.

Espaço para sua assinatura. Como anotador, você sempre tem que assinar seu trabalho. Se as atas precisam ser aprovadas, uma assinatura adicional pode ser necessária. Isso depende da política da organização.

Uma agenda, se houver. Se o presidente ou a pessoa que lidera a reunião não lhe pediu para preparar uma agenda, a agenda deve estar disponível mediante solicitação. Uma agenda é uma boa ferramenta para escrever atas de reuniões.

3. Certifique-se de ter um bloco de notas ou laptop com você. O que quer que você traga, certifique-se de que é algo com o qual você se sinta confortável em trabalhar. Se você vai levar minutos com mais frequência, compre um bloco de notas especial ou crie uma pasta para ele no seu computador.

Se você tirou as atas de uma reunião anterior e elas ainda não foram submetidas para aprovação, traga essas atas para a reunião também.

Opcionalmente, você pode gravar a reunião usando um gravador de voz. Isso pode ser útil ao elaborar os minutos, mas você deve sempre fazer anotações também. Se você estiver gravando a reunião, pergunte se todos concordam e certifique-se de que a ata não seja uma transcrição literal da gravação.

Você pode fazer anotações mais rapidamente com a ajuda de taquigrafia ou taquigrafia, mas não precisa escrever cada palavra ao tomar minutos. É ainda melhor não.

Se a intenção é que todos possam segui-lo enquanto você leva alguns minutos, você pode usar um retroprojetor ou suporte de apresentação. Certifique-se de que você pode tomar suas notas ordenadamente e sem manchas ou rugas com você após a reunião para elaborar ainda mais as atas.

Parte 2 de 4: Tomando notas

1. Passar uma lista de presença. Assim que todos estiverem lá, passe uma folha de papel (ou em grandes reuniões com muita gente, várias folhas) com espaço para o nome de todos e informações de contato. Você pode usar isso após a reunião para completar a seção `presença` do seu modelo, mas também pode anexar a lista completa de nomes diretamente à ata.

Se houver muitas pessoas que você não conhece (bem), pode ser útil desenhar um mapa de todos os assentos e preenchê-lo pedindo a todos os presentes que se apresentem. Mantenha este mapa à mão enquanto leva alguns minutos para poder chamar as pessoas pelo nome, se apropriado (veja abaixo).

2. Preencha o maior número possível de partes do modelo. Enquanto aguarda o início da reunião, você já pode anotar o nome da organização, a data e o local da reunião e o tipo de reunião (por exemplo: reunião semanal da diretoria, reunião de uma comissão especial, etc.). Quando a reunião começar, anote o horário de abertura.

Se você não tiver um modelo, anote essa informação no início de suas anotações.

Se a reunião foi convocada por motivo especial ou em horário especial, guarde a convocação enviada aos membros. Adicione o oficial de convocação como um apêndice às atas detalhadas.

3. Observe o resultado da primeira proposta. Uma reunião oficial geralmente começa com uma proposta (formalmente: uma moção) para aprovar a agenda, então usamos isso como exemplo aqui. Se a reunião começar com uma proposta diferente, anote pelo menos as mesmas informações relevantes:

Oficialmente, ao fazer uma proposta (ou enviar uma moção), alguém diz `eu proponho` (em inglês: `eu movo`). Diz-se então `proponho aprovar a ordem do dia.`

O nome da pessoa que apresenta a moção (ou seja, a pessoa que faz a proposta).

O resultado da votação. Se a votação for a favor, escreva `proposta aprovada`.` Se a votação for contra, escreva `proposta rejeitada`.`

Se uma proposta for muito longa para ser escrita palavra por palavra, pergunte se a moção pode ser submetida por escrito. Se isso acontecer com mais frequência, você pode perguntar fora das reuniões se isso não pode se tornar a política oficial para moções ou propostas a partir de uma determinada contagem de palavras.

Se você elaborou a agenda, também é possível que você seja um tomador de minutos e a pessoa que apresenta essa moção ao mesmo tempo. Não tem problema. Contanto que você permaneça imparcial, você pode registrar suas próprias ações nos minutos sem nenhum problema.

4. Observe as outras propostas durante a reunião. Ouça atentamente todas as discussões, mas (salvo indicação em contrário!) não as escreva. Quando uma nova proposta for feita, anote apenas as informações relevantes.

Para cada nova proposta, não se esqueça de anotar o texto exato da moção, o nome da pessoa que apresenta a moção e o resultado da votação.

Para algumas moções, a proposta deve ser apoiada por um segundo antes de poder ser votada. Por exemplo, se alguém disser "apoio a moção" ou "apoio a proposta", escreva o nome dessa pessoa como segundo.

Se você quiser que a moção seja repetida, mas não souber o nome da pessoa que está apresentando a moção, interrompa educadamente a reunião e peça o nome da pessoa. Anotar as informações corretas com exatidão é importante o suficiente para justificar uma breve interrupção.

Quando uma proposta for alterada, basta reescrever a proposta em suas anotações. A menos que nem todos concordem com a mudança e isso gere muita discussão, não há necessidade de notar que uma mudança (oficialmente: emenda) foi feita.

5. Ouça atentamente todos os relatórios e relatórios e peça uma cópia. Sempre que alguém ler um relatório, boletim de notícias ou similar em voz alta, escreva o nome dessa pessoa (ou o nome do subcomitê que redigiu o primeiro rascunho). Se envolver uma moção, escreva-a da mesma forma que todas as outras propostas.

É muito útil certificar-se de obter uma cópia no final da reunião. Observe que no final da reunião, você deve solicitar ao leitor ou à pessoa que conduz a reunião (o presidente da organização ou da reunião) uma cópia. Depois de redigir as atas, adicione uma cópia de cada relatório ou relatório como anexo.

Se não houver cópias disponíveis, anote onde o original é mantido ou solicite-o após a reunião, se necessário.

Quando um membro da reunião relatar algo verbalmente, em vez de ler o texto escrito, escreva um resumo curto e objetivo desse relatório. Evite detalhes específicos e não cite o orador literalmente.

6. Registre todas as ações realizadas e tarefas atribuídas. Isso inclui o que é dito sobre o desempenho das tarefas atribuídas na reunião anterior, bem como quaisquer tarefas recém-atribuídas e ações a serem tomadas. Alguém é designado para escrever uma carta? Em seguida, anote o nome dessa pessoa e as instruções dadas.

Dependendo da formalidade da reunião, muitas dessas ações serão classificadas como "moções" (ou "propostas"). Durante uma reunião mais informal, mantenha os ouvidos abertos para quaisquer decisões formuladas com menos clareza.

Indique brevemente, se fornecido, o motivo pelo qual uma decisão específica foi tomada.

7. Observe todos os pontos de ordem. Quando uma objeção for feita a um procedimento específico, anote a objeção na íntegra, o motivo dela e a decisão completa formulada pelo presidente.

Não se esqueça de incluir nas atas quaisquer referências às Regras de Ordem de Robert, aos estatutos da organização ou ao protocolo da empresa.

8. Grave apenas resumos de discussões quando solicitado. Oficialmente, a ata deve ser um registro do que feito é, e não do que é disse é. Em qualquer caso, em primeiro lugar, siga sempre os regulamentos da organização com o máximo de cuidado possível.

Ao observar as discussões, seja o mais objetivo e imparcial possível. Inclua pontos concretos, não opiniões, e use o mínimo possível de advérbios ou adjetivos. Tente escrever o mais seco, factual e chato que puder!

Não cite nomes no resumo da discussão. Isso é especialmente importante em discussões acaloradas que podem ofender certas pessoas.

9. Garantir uma boa conclusão no final da reunião. Observe a que horas a reunião foi encerrada. Não se esqueça de trazer cópias de quaisquer relatórios ou peça a alguém que os envie por e-mail para você.

Sempre leia suas atas para ver se alguma coisa está faltando e se alguma explicação adicional deve ser dada em qualquer lugar. Se você precisar perguntar alguma coisa a alguém, faça isso antes que todos os outros tenham saído.

Parte 3 de 4: Trabalhando os minutos

1. Comece isso o mais rápido possível. É melhor escrever a ata oficial imediatamente após a reunião, quando tudo ainda está fresco em sua memória.

2. Digite as atas da reunião em um computador. Se você usou um laptop durante a reunião, já o fez. Salve suas anotações e abra um novo documento para as atas para que no final você possa colocar suas anotações e as atas lado a lado para compará-las.

3. Organize suas anotações em parágrafos claros. Iniciar um novo parágrafo para cada moção, decisão e ponto de ordem. Ao preparar as atas, observe o seguinte:

Evite erros de ortografia e gramática. Use a verificação ortográfica, se necessário.

Escreva todo o texto no mesmo tempo verbal. Use o tempo passado ou presente, mas não os misture no mesmo documento.

As atas devem ser tão objetivas e imparciais quanto possível. Sua própria opinião nunca deve aparecer nas atas. Você deve escrever um relatório objetivo e imparcial que pode ser usado por qualquer pessoa.

Use uma linguagem simples e precisa. Reescreva qualquer coisa que pareça vaga em termos mais precisos e remova descrições excessivamente coloridas ou linguagem confusa.

Inclua apenas as ações tomadas, não as discussões. A menos que você tenha sido instruído a anotar todas as discussões, concentre-se apenas no que feito é, e não em tudo o que é disse é.

Numere as páginas para facilitar a referência posterior.

4. Envie a todos que participaram da reunião um primeiro rascunho da ata. Você pode usar as informações de contato da lista de presença ou, se não tiver, perguntar ao coordenador da reunião como entrar em contato com todos.

5. Obtenha as atas aprovadas. Você pode ser solicitado a ler a ata em voz alta na próxima reunião e enviá-la para aprovação. Se a proposta for aprovada, indicar na ata que ela foi aprovada.

Se as atas forem corrigidas antes de serem aprovadas, modifique o documento e indique ao final que as atas foram corrigidas. Você não precisa fornecer descrições de correções específicas.

Se, após a aprovação da ata, alguém apresentar uma moção de correção, incluir a redação exata dessa moção na ata relevante e anotar se a proposta foi ou não adotada.

Parte 4 de 4: Usando modelos de reunião

1. Visite um site para obter modelos de atas de reunião. Com esses modelos pré-fabricados você economizará tempo configurando suas atas e evitará erros.

2. Aproveite o tempo para navegar nos sites. Use as funções de pesquisa e navegue pelas opções para encontrar a que melhor lhe convier.

Se você precisar de um tipo específico de modelo, digamos um padrão específico, navegue nos sites para suas necessidades específicas e baixe um clicando nos botões `baixar` ou `usar modelo`. Certifique-se de mantê-lo em um local fácil de encontrar para que não se perca.

3. Abra o arquivo. Agora que você baixou, extraia o arquivo e abra-o no Microsoft Word ou Excel. Use a versão mais recente do Microsoft Word para obter a melhor qualidade e facilidade de uso. Manter-se atualizado facilita o trabalho e permite que você aproveite os novos recursos.

4. Adicione o logotipo da sua empresa e o sinal de direitos autorais no cabeçalho. Remova o outro logotipo de amostra - mas certifique-se de ler os termos de uso do site do qual você obteve o modelo primeiro. Assim você evita problemas legais desnecessários.

5. Alterar o título. Na área do título, destaque as palavras `Reunião/Grupo` e digite o título da ata da reunião.

6. Alterar o tema (opcional). Para deixar seu modelo de reunião mais bonito e profissional, considere alterar as cores ou escolher um tema já criado. É simples: encontre a guia `Layout da página` e siga-a até a seção `Cores e temas`. Lá você pode personalizar a aparência do seu modelo. Você também pode combiná-lo com as cores do logotipo da sua empresa.

7. Nomeie as seções do modelo. O modelo deve conter vários nomes de campo. Talvez você precise de mais, talvez menos, ou talvez não goste da maneira como eles são rotulados. Adapte-os às necessidades das suas reuniões.

8. Salve o modelo em seu laptop para que você possa levá-lo para reuniões e levar minutos. Se você continuar usando o Microsoft Office, será rápido e fácil, e você poderá acompanhar a reunião de maneira ainda mais organizada e precisa do que antes. Você também pode imprimir seu modelo para escrever suas anotações à mão, mas certifique-se de manter a altura do campo para ter certeza de que cabe o máximo de informações necessárias.

9. Revise seu modelo. Parabéns! Seu modelo de ata de reunião está completo. Sua produtividade e precisão nas reuniões devem aumentar exponencialmente agora que você tem um modelo para guiá-lo e organizar seus pensamentos. Como em qualquer projeto, navegue pelos detalhes do seu modelo para ver se algo está faltando ou não está claro. Quando tiver certeza de que tudo está em ordem, seu modelo estará pronto para uso e você estará pronto para suas próximas reuniões.

Pontas

Digite a ata imediatamente após a reunião. Isso funciona melhor quando tudo ainda está fresco em sua memória. Portanto, é importante que os presentes recebam uma cópia o mais rápido possível em que as tarefas atribuídas são escritas.

Sente-se o mais próximo possível do presidente da reunião para que você possa entender tudo com clareza e pedir explicações discretamente.

Peça às pessoas que escrevam suas propostas para que você não precise fazer isso na hora.

Guarde os minutos em um lugar seguro.

Você pode interromper a reunião a qualquer momento e pedir uma explicação.

Minutos são muito importantes. Eles são mantidos em um arquivo e às vezes consultados anos depois. Especialmente quando se trata de uma questão legal, a reputação de alguém pode depender disso.

Leia alguns trechos Regras de Ordem de Robert, especialmente a parte sobre como se tornar um bom secretário.

Liste as coisas na ordem em que acontecem. Se um tópico específico for mencionado duas vezes, anote-o duas vezes também e não o resuma em um denominador.

Aviso

Não faça os minutos muito detalhados. Mesmo que você seja solicitado a exibir as discussões, faça-o da forma mais sucinta possível. Limite-se a mostrar os pontos principais, caso contrário, rapidamente se tornará demais e você perderá o controle e correrá o risco de absorver todos os tipos de detalhes irrelevantes.
As atas nunca devem refletir a opinião pessoal ou sentimentos do anotador!
Se parte da reunião estiver sujeita a sigilo profissional entre, por exemplo, um advogado e seu cliente, você não deve anotar essa parte. Em vez disso, observe que "o conselho informou que a conversa estava sujeita a sigilo profissional entre advogado e cliente". Não foi lavrada ata da reunião.
Ao fazer a ata de uma reunião confidencial conforme descrito acima, faça atas separadas e não as guarde junto com as atas de reuniões regulares. Afirme claramente que são informações confidenciais e certifique-se de que está claro quem tem acesso a elas.