Como iniciar uma ligação: 10 passos (com fotos)

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Não importa se você quer marcar um encontro ou tentar vender algo profissionalmente. Sempre haverá momentos em que você precisará fazer uma ligação importante. Se você não está acostumado a falar ao telefone, pode ser intimidante iniciar uma ligação. A chave para um telefonema bem-sucedido é garantir que ambas as partes se sintam à vontade para que você possa abordar o assunto sem esforço.

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Parte 1 de 3: Planejando com antecedência

Imagem intitulada Iniciar uma conversa telefônica Etapa 1

1. Saiba o que você está tentando alcançar com o telefonema. Mesmo antes de pegar o telefone, é importante saber exatamente o que você está tentando alcançar. Por exemplo, se você ligar para alguém por quem tem sentimentos românticos, o objetivo pode ser persuadir essa pessoa a sair com você. Durante uma conversa profissional, você provavelmente tentará vender bens ou serviços. Pergunte a si mesmo o que você está tentando alcançar com o telefonema.

Se possível, é bom ser o mais específico possível ao definir sua meta. Isso pode ajudá-lo a se preparar melhor para a entrevista.
Em alguns casos, seu objetivo será mais geral. Por exemplo, você pode ter uma conversa profissional e perguntar sobre quais serviços são oferecidos sem saber o que deseja ou em que está interessado. As informações que você obtém podem ajudá-lo a determinar o que você quer ou precisa.

Imagem intitulada Iniciar uma conversa telefônica Etapa 2

2. Faça alguma pesquisa sobre a pessoa com quem você vai falar. Ao falar com alguém que você não conhece bem, pode ser útil obter algumas informações básicas sobre eles. Isso pode ajudar a ter uma ideia melhor do que esperar da conversa. Por exemplo, quando você fala com o CEO de uma empresa, ele geralmente estará muito ocupado e não terá muito tempo para conversar com você. Quando você liga para alguém que é muito tímido, provavelmente terá que falar a maior parte do tempo.

Para uma conversa profissional você pode visitar o site da empresa em questão. Você provavelmente conseguirá encontrar o cargo e talvez até uma biografia do funcionário com quem vai falar, para ter uma ideia geral de quem é essa pessoa.

Com uma chamada pessoal, você pode pedir informações antes de ligar para um amigo que conhece a pessoa para quem está ligando.

Imagem intitulada Iniciar uma conversa telefônica Etapa 3

3. Anote alguns tópicos de conversa. Depois de saber o que você quer e com quem você vai falar, pode ser bom fazer algumas anotações durante o telefonema. Estes podem ser pontos que você deseja trazer à tona ou perguntas que você não deve esquecer de fazer. Uma lista pode ajudar a não negligenciar nada importante.

Também pode ajudar fazer uma lista de tudo o que você quer dizer durante a conversa. É claro que você terá que se adaptar às respostas da outra pessoa, mas pode ser útil não perder o fio enquanto estiver no telefone.

Pense em quanto tempo você terá para a conversa. É melhor supor que você não terá muito tempo para se concentrar nos tópicos importantes que deseja discutir.

Parte 2 de 3: Iniciando uma conversa

Imagem intitulada Iniciar uma conversa telefônica Etapa 4

1. Cumprimente a outra pessoa e apresente-se. Primeiro você deve cumprimentar a pessoa que está respondendo, por exemplo, com um oi ou um olá. Hoje, a maioria das pessoas tem um identificador de chamadas, mas você ainda precisa se apresentar, a menos que a pessoa do outro lado da linha o cumprimente com seu nome. Quando você liga para alguém que conhece relativamente bem, seu nome geralmente é suficiente. Em outras situações, no entanto, você precisará fornecer um pouco mais de informações para que a outra pessoa possa identificá-lo.

Quanto aos cumprimentos, você também pode escolher algo que se encaixe na hora específica do dia, como "Bom dia", Boa tarde" ou "Boa noite".
Em uma entrevista profissional, você também deve mencionar o nome da empresa em que trabalha. Por exemplo, você pode dizer "Bom dia, aqui é Jessica Verburgh da IBM".
Quando você liga para alguém por quem tem sentimentos românticos, pode mencionar onde se conheceu. Por exemplo, você pode dizer "Oi, aqui é Mike Daniels. Nós nos conhecemos na academia na semana passada".
Ao ligar para alguém com quem você compartilha um amigo em comum, você pode mencionar o nome desse amigo. Por exemplo, diga `Olá, aqui é Alicia. sou amigo do erick... Eu acho que ele te disse que eu ligaria.`
Ao ligar para uma oferta de emprego, você deve mencionar onde viu a vaga. Por exemplo, diga `Olá, meu nome é Noah Demacker. Estou ligando por causa da vaga que li no jornal ontem.`
Quando você liga para uma empresa para obter informações gerais, não precisa necessariamente mencionar seu nome. Você pode apenas dizer "Olá, estou interessado em seus serviços de armazenamento de itens pessoais".

Imagem intitulada Iniciar uma conversa telefônica Etapa 5

2. Pergunte se é um bom momento para conversar. Se você deseja ter um telefonema bem-sucedido, é importante certificar-se de que a pessoa para quem está ligando esteja tão focada quanto você. É por isso que é sempre bom perguntar se a pessoa tem tempo para falar com você antes de iniciar a conversa. Inicie a conversa quando eles disserem que têm tempo para conversar. Quando eles disserem que estão ocupados, sugira outro horário para ligar de volta.

Quando a pessoa que está ligando para você não estiver pronta para falar, capture outro momento antes de encerrar a chamada. Você pode dizer `Seria adequado se eu ligasse de volta à tarde? Por volta das 3 horas talvez?`.

Quando a outra pessoa quiser que você ligue de volta, sugira uma data e hora em que você esteja disponível. Por exemplo, diga "Estou disponível amanhã de manhã. Por volta das 10 horas talvez?`.

Imagem intitulada Iniciar uma conversa telefônica Etapa 6

3. Quebre o gelo com um bate-papo leve. Quando você liga para alguém para pedir algo ou vender algo, às vezes é uma boa ideia não ir direto ao ponto. Afinal, isso pode assustar a pessoa para quem você está ligando. Em vez disso, tente iniciar uma conversa sobre tópicos leves, como o clima.

Não estique essa conversa por muito tempo. A outra pessoa pode ficar impaciente.

Quando você conhece a pessoa para quem está ligando, pode tornar a conversa mais pessoal falando sobre os interesses dessa pessoa. Por exemplo, quando você liga para alguém que gosta de esportes, pode dizer `Foi uma partida e tanto do Club Brugge ontem à noite, não foi??`.

Se você não conhece a pessoa para quem está ligando, limite o bate-papo a generalidades. Por exemplo, você pode dizer: "Está quente, não está?"? Eu não acho que foi tão ruim no verão passado`.

Imagem intitulada Iniciar uma conversa telefônica Etapa 7

4. Vá direto ao assunto. Uma vez que você sinta que a outra pessoa está confortável e relaxada, você pode abordar o assunto real. Diga à pessoa por que você está ligando. Seja o mais claro e conciso possível, porque você parecerá menos confiante se apenas conversar.

Se você deseja irradiar confiança, certifique-se de ser educado ao perguntar à pessoa que está ligando para você.

Se você falar muito tempo sem parar, a outra pessoa pode perder a atenção. É uma boa ideia parar de vez em quando e obter algum feedback quando você tem muito a dizer.

Não coma nada e evite mascar chiclete ao ligar. Os sons podem dar a impressão de que você não está realmente interessado na conversa.

Parte 3 de 3: Preparando-se para o telefonema

Imagem intitulada Iniciar uma conversa telefônica passo 8

1. Encontre um lugar calmo. Quando você tem que ligar, a intenção é torná-lo o mais bem sucedido possível. Isso significa criar um ambiente adequado para conversar, então encontre um lugar tranquilo onde você possa ligar. Mantenha o ruído de fundo ao mínimo para que você não precise pedir à pessoa que você está ligando para repetir ou gritar porque você não a entende corretamente.

O melhor lugar para ligar é em uma sala com a porta fechada. Assim você tem a certeza de um lugar tranquilo.
Se você precisar ligar em um escritório aberto onde possa ouvir seus colegas, tente fazer a ligação quando não estiver muito ocupado. Por exemplo, você pode ligar na hora do almoço ou no final do dia, quando todos estão voltando para casa.
Se possível, evite ter conversas importantes em locais públicos, como lojas ou restaurantes. Estes são geralmente cheios de distrações e muito barulhentos para uma conversa bem-sucedida. Quando precisar ligar para alguém fora de casa, tente encontrar um lugar tranquilo, como o corredor em frente ao banheiro de um restaurante ou um corredor vazio de uma loja.

Imagem intitulada Iniciar uma conversa por telefone Passo 9

2. Verifique se você tem um bom sinal. Hoje em dia, a maioria das pessoas usa o celular como telefone fixo. Se isso também se aplica a você, certifique-se de ter um bom sinal no telefone antes de ligar. Assim você sabe que a qualidade da conversa será suficiente. Caminhe até que você tenha um sinal forte o suficiente. Se isso não funcionar com o seu celular, você pode optar por um telefone fixo.

A qualidade do som de um telefone fixo geralmente será melhor do que um telefone celular, portanto, se for uma chamada muito importante, você deve usar um telefone fixo, se possível. Isso é especialmente verdadeiro ao ligar para alguém que é mais velho e pode ouvir menos bem.

Ao usar um telefone celular, certifique-se de segurá-lo de forma que o microfone interno capte sua voz sem esforço. É melhor não ter conversas importantes com o alto-falante móvel.

Imagem intitulada Iniciar uma conversa telefônica Etapa 10

3. Certifique-se de que você está confortável. Antes de começar a ligar, verifique se você consegue se concentrar totalmente na conversa. Por exemplo, você deve verificar se não precisa ir ao banheiro e se tem uma bebida à mão caso fique com sede. Também é uma boa ideia ter lenços de papel à mão, caso você precise espirrar durante a conversa.

Decida se é mais confortável chamar sentado ou em pé. Se você estiver nervoso, andar de um lado para o outro enquanto fala pode ajudar, pois pode ter um efeito calmante.

Pontas

Quando você está nervoso por ter um telefonema específico, pode ser útil praticar. Peça a um amigo ou membro da família para se passar por a pessoa a quem ligar para que você possa fazer uma chamada de teste.
Ao ligar para alguém em caráter pessoal ou social, você pode começar com uma mensagem perguntando: "Você tem alguns momentos para falar ao telefone??`. A outra pessoa se sentirá mais confortável esperando sua ligação.
Tente irradiar uma atitude positiva durante a conversa. Embora a outra pessoa não possa vê-lo, sorrir enquanto fala pode ajudá-lo a parecer mais positivo e entusiasmado ao telefone.
Certifique-se de articular claramente durante o telefonema. A ideia é que a outra pessoa possa entender o que você quer dizer sem nenhum problema.
Preste atenção também em quão rápido você fala. Quando você fala muito rápido, pode ser difícil entendê-lo.