Instruções gratuitas passo a passo 
O que seu público já sabe? Seu público está familiarizado com a organização e seus procedimentos? Eles conhecem a terminologia?? A linguagem que você usa deve corresponder ao conhecimento e contribuição do leitor. As habilidades linguísticas do seu público. É possível que haja pessoas que não falam sua língua quando `leem` seu SOP? Nesse caso, é uma boa ideia incluir imagens com legendas e diagramas. O tamanho do seu público. Se o seu SOP está sendo lido por muitas pessoas (em diferentes funções) ao mesmo tempo, você deve configurar o documento como um diálogo em uma peça: o usuário 1 faz alguma coisa, depois o usuário 2 e assim por diante. Dessa forma, cada usuário pode ver como ele é uma engrenagem em uma máquina em bom funcionamento. 
Se for um projeto que você se sente obrigado a concluir, não tenha medo de pedir ajuda aos envolvidos no procedimento diariamente. A realização de entrevistas é uma parte comum do processo de criação do POP. 
Além da finalidade geral e outras informações relevantes (data, autor, número de identificação, etc.).), ele contém apenas uma lista de etapas. Se não forem necessários mais detalhes ou esclarecimentos, isso é suficiente. 
Para garantir que os padrões de conformidade sejam atendidos Para maximizar os requisitos de produção para garantir que o procedimento não tenha nenhum efeito adverso sobre o meio ambiente Para garantir a segurança Para garantir que tudo corra conforme o planejado Para evitar defeitos de fabricação Para ser usado como um documento de treinamento Saber o que enfatizar o POP torna mais fácil estruturar o documento em torno desses pontos. Também é mais fácil ver a importância do seu SOP. 
Alcance e aplicabilidade. Em outras palavras, descreva o objetivo do processo, seus limites, mas também como ele é usado. Adicione padrões, regulamentos, funções e responsabilidades e entradas e saídas. Metodologia e procedimentos. Esta é a carne nos ossos - liste todas as etapas, incluindo os detalhes necessários e incluindo todo o equipamento necessário. Incluir procedimentos subsequentes e fatores de decisão. Indique os pontos "e se" e as possíveis violações ou considerações de segurança. Esclarecimento de terminologia. Identificar abreviaturas e frases que não são linguagem comum. Alertas de saúde e segurança. Liste-os em um capítulo separado e liste-os ao lado das etapas a que se relacionam. Não banalize essas coisas. Equipamentos e suprimentos. Liste o que é necessário e quais equipamentos ou padrões de equipamentos você pode encontrar quando e onde. Avisos e problemas. O departamento de problemas, então. Fale sobre tudo o que pode dar errado, o que observar e o que pode ser um problema para o produto final e perfeito. Dê a cada tópico seu próprio capítulo (geralmente numerado) para evitar tornar seu SOP muito linguístico e confuso e manter as coisas acessíveis. Isto não é uma lista exaustiva; esta é apenas a ponta do iceberg processual. Sua organização pode indicar quais outros aspectos requerem atenção. 
Aqui está um ruim exemplo: Certifique-se de remover toda a poeira das entradas de ar antes de usá-las. Aqui está um Boa exemplo`: Antes de usar, aspire toda a poeira das entradas de ar. Não fale sobre `você` em geral. Ele fala por si. Fale ativamente e comece suas frases com o imperativo. 
Se as coisas não estiverem claras, peça a diferentes pessoas que levem em consideração todas as funções e responsabilidades. Um membro da equipe pode não aderir ao POP e outro só pode estar envolvido em parte dos atos. 
Não os use apenas para apimentar seu SOP ou torná-lo mais impressionante; só faça se fizer sentido ou se você estiver tentando quebrar a barreira do idioma. 
Cada página deve ter um título curto ou número de identificação, a data e um número de página. Você pode precisar de notas de rodapé; que depende da política de sua organização neste ponto. 
Ao envolvê-los e torná-los parte do processo, eles são mais propensos a aceitar este POP. E eles, sem dúvida, têm algumas boas ideias! 
Use os sistemas de roteamento oficiais para obter permissões de documentos, para ter certeza de que a rota de aprovação está devidamente assinada. Isso difere de organização para organização. Você só quer ter certeza de que todos deram sua opinião e todas as regras são seguidas. Deve ter assinaturas. A maioria das empresas não tem mais problemas com assinaturas eletrônicas. 
Certifique-se de que seu SOP esteja atualizado. Se esse não for mais o caso, forneça imediatamente uma atualização, certifique-se de que as atualizações sejam aprovadas e documentadas e envie o SOP novamente. A segurança, a produtividade e o sucesso de sua equipe dependem disso.
Escrevendo um procedimento operacional padrão
Contente
Um Procedimento Operacional Padrão (POP) contém informações sobre como executar uma tarefa passo a passo. Um SOP existente só precisa ser modificado e atualizado, mas você também pode estar em uma situação em que precisa configurar um do zero.
Degraus
Parte 1 de 3: Configurando seu SOP
1. Escolha a configuração. Não há maneira certa e errada de escrever um SOP. Mas sua empresa provavelmente já tem uma série de SOPs que você pode olhar para ter uma ideia da configuração desejada. Use os POPs existentes – se houver – como exemplo. Se não houver nenhum, você tem algumas opções:
- A configuração com os passos simples. Essa forma é boa para procedimentos de rotina, que são curtos, produzem poucos resultados possíveis e são bastante concretos. Além da documentação necessária e instruções de segurança, na verdade não é mais do que uma lista de pontos, dizendo ao leitor em frases simples o que precisa ser feito.
- A estrutura com as etapas hierárquicas. Isso funciona bem para procedimentos mais longos - com mais de dez etapas, envolvendo decisões a serem tomadas, esclarecimentos e terminologia a serem explicadas. Esta é geralmente uma lista sequencial das etapas principais e suas subetapas.
- A configuração com os fluxogramas. Se um procedimento é mais parecido com um mapa, com muitos resultados possíveis diferentes, um fluxograma é a melhor solução. Você deve optar por essa configuração quando os resultados não puderem ser previstos com precisão.
2. Pense no seu público. Há três coisas importantes a considerar antes de escrever um SOP:
3. Pense no `seu` conhecimento. A linha inferior é esta: você é a pessoa certa para escrever isso? Você entende do que se trata?? Como pode dar errado? Como torná-lo seguro? Se não, melhor entregar o trabalho para outra pessoa. Um SOP mal escrito – ou pior, mal escrito – não apenas leva à redução da produtividade e ao fracasso organizacional, mas também pode ser inseguro e impactar tudo, desde sua equipe até o ambiente. Em suma, não há risco de você querer correr.
4. Escolha entre um SOP curto ou longo. Se você estiver escrevendo ou atualizando um SOP para um grupo de pessoas familiarizadas com o protocolo, terminologia, etc. e só quer um POP curto e conciso, como uma lista de verificação, pode mantê-lo curto.
5. Mantenha o objetivo do POP em mente. É claro que você está lidando com um procedimento que se repete várias vezes em sua organização. Mas existe uma razão específica para este SOP ser tão valioso? A segurança deve ser enfatizada nele? Medidas de conformidade? É usado para treinar ou no dia a dia? Aqui estão algumas razões pelas quais seu SOP é necessário para o sucesso de sua equipe:
Parte 2 de 3: Escrevendo seu SOP
1. Descreva o material necessário. Os POPs técnicos geralmente consistem em quatro elementos, `além` do próprio procedimento:
- folha de rosto. Isso inclui 1) o título do processo, 2) um número de identificação do SOP, 3) a data de emissão ou alteração, 4) o nome da empresa, divisão ou departamento ao qual o SOP se refere e 5) as assinaturas daqueles que prepararam e aprovaram o SOP. Você pode configurar esta página como quiser, desde que as informações sejam claras.
- Índice. Isso só é necessário se o seu SOP for longo, para que você possa procurá-lo facilmente. Uma configuração padrão simples é o que você precisa aqui.
- Qualidade e controle de qualidade. Um procedimento não é bom se não puder ser verificado. Certifique-se de ter os materiais e detalhes necessários disponíveis para que o leitor possa verificar se o resultado desejado foi alcançado. Isso pode ser na forma de outros documentos, como, por exemplo, exemplos de avaliação.
- Referência. Certifique-se de ter uma lista de todos os trabalhos de referência citados ou citados. Ao se referir a outros POPs, certifique-se de que as informações necessárias estejam incluídas no anexo.
- Pode ser que sua organização use protocolos diferentes desses. Se você puder fazer referência a quaisquer SOPs pré-existentes, deixe de lado essa estrutura e fique com o que já está lá.
2. Durante o procedimento em si, certifique-se de seguir o seguinte:
3. Mantenha seus escritos concisos e fáceis de ler. É provável que seu público não os esteja lendo por diversão. Mantenha-o curto e direto ao ponto - caso contrário, você perderá o foco ou eles não encontrarão o documento para passar e difícil de entender. Mantenha suas frases o mais curtas possível.
4. Entrevistar, se necessário, os funcionários que lidam com o processo sobre como eles realizam o trabalho. A última coisa que você quer é escrever um SOP que não esteja certo. Você coloca em risco a segurança, a eficácia e o tempo de sua equipe e não leva em consideração os procedimentos já em uso – algo que seus colegas não agradecerão. Faça perguntas se necessário! Isso deve ser feito direito!
5. Divida grandes pedaços de texto em pedaços com diagramas e fluxogramas. Se você estiver lidando com uma ou duas etapas que são especialmente complicadas, facilite para seus leitores com um gráfico ou diagrama. Torna-se mais fácil de ler e dá uma folga à mente de todo o esforço para entender tudo. E para você parece mais completo e bem escrito.
6. Certifique-se de que cada página tenha a codificação correta. Seu SOP é, sem dúvida, um dos muitos SOPs. Por esse motivo, sua organização deve manter uma espécie de banco de dados em que tudo é mantido com base em um determinado sistema de indexação. Seu SOP faz parte dessa indexação e, portanto, precisa de alguma forma de codificação para ser encontrado. É por isso que deve ser claro.
Parte 3 de 3: Garantindo o Sucesso e a Precisão
1. Teste o procedimento. Se você não quiser testar seu procedimento, provavelmente não o escreveu bem o suficiente. Peça a alguém com `compreensão limitada` do processo (ou alguém que seja representante do leitor casual) para usar e ser guiado pelo seu SOP. Em que problemas eles se deparam?? Se houver, você precisa abordá-los e fazer os ajustes necessários.
- É melhor ter seu SOP testado por algumas pessoas. Pessoas diferentes se deparam com coisas diferentes, o que lhe dará muitas respostas (espero que sejam úteis).
- Certifique-se de que o procedimento seja testado por alguém que nunca o tenha feito. Alguém com conhecimento interno ainda confiará nisso e não em primeiro lugar em seu trabalho para progredir, para que ele perca seu objetivo.
2. Ter o POP revisado por quem realmente realiza o procedimento. Não importa no final real do que seus chefes pensam do SOP. É sobre aqueles que na verdade tem que cooperar. Então, antes de enviar para os chefes acima, mostre o fruto da sua caneta para quem vai fazer ou já está fazendo o trabalho. Encontre o que ela disso?
3. Faça com que seu SOP seja verificado por seus consultores e pelo departamento de controle de qualidade. Quando a equipe estiver bem, você poderá encaminhá-la para seus consultores. Eles podem ter menos a dizer sobre o trabalho em si, mas eles vão te dizer se a configuração está boa, se você esqueceu alguma coisa, e eles vão te dizer como tornar tudo oficial e parte do sistema.
4. Comece a usar seu SOP assim que for aprovado. Você pode ter que organizar o treinamento para os funcionários envolvidos primeiro, mas também pode significar que seu papel está pendurado no vaso sanitário. De qualquer forma, certifique-se de que seu trabalho seja usado! você fez isso. Tempo para um pouco de reconhecimento!
Pontas
- Use holandês simples para explicar as etapas.
- Lembre-se de envolver as partes interessadas sempre que possível para que o processo escrito seja o mesmo que o processo real.
- Veja se existe uma versão mais antiga do SOP. Talvez você possa se limitar a alguns ajustes rápidos. Certifique-se também de documentá-lo bem!
- Tenha um histórico de documentos a cada nova versão.
- Use fluxogramas e imagens para ajudar o leitor a acompanhar o processo.
- Preste atenção ao brilho. Certifique-se de que múltiplas interpretações não são possíveis. Mostre o procedimento a alguém que não esteja familiarizado com ele e pergunte o que eles acham: você pode ter uma surpresa.
- Verifique sua peça antes de aprová-la.
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