Envie um e-mail para um representante de atendimento ao cliente

Algumas pessoas acham difícil enviar um e-mail para o departamento de atendimento ao cliente de uma empresa. Como você compõe uma carta dessas na forma de um e-mail, enquanto no passado elas eram realmente colocadas no papel? Quais formulários ou protocolos se aplicam quando você faz uma pergunta de atendimento ao cliente?? Embora isso varie de acordo com o setor, a região e a cultura, existem algumas diretrizes gerais para ajudar a garantir que seu e-mail seja bem recebido pelo atendimento ao cliente.

Degraus

Parte 1 de 3: Visualizando o site

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1. Procure a resposta. Antes de escrever um e-mail para a equipe de atendimento ao cliente de uma empresa, verifique se a resposta não está apenas no site. Muitas empresas colocam as respostas às perguntas mais frequentes em uma página especial de seu site, geralmente sob o título "Perguntas frequentes" ou "perguntas frequentes".
  • Normalmente, você pode encontrar essas páginas rolando até o final da página e clicando "Contato" ou "Atendimento ao Cliente".
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2. Encontre a página "Atendimento ao Cliente". Se você não vir um link na parte inferior do site, às vezes poderá encontrar a página digitando a palavra na caixa de pesquisa. Normalmente, você verá um campo com um ícone de lupa no canto superior direito da página inicial. Digite termos como "Atendimento ao Cliente" ou "Contato" e depois aperte enter.
Na página "Contato" geralmente contém um formulário de e-mail onde os clientes podem escrever reclamações ou comentários.
Verifique esta página para ver se você receberá uma cópia da mensagem enviada; caso contrário, pesquise no site um endereço de e-mail que você possa acessar a partir de sua conta de e-mail pessoal para ter prova de correspondência.
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3. Use a caixa de pesquisa. Pesquise o tópico sobre o qual deseja fazer uma pergunta, na mesma janela que você usou para encontrar o endereço de e-mail de atendimento ao cliente. Se você pesquisar o assunto ou a pergunta dessa maneira, poderá encontrar a resposta sem precisar enviar um e-mail.
  • Isso também é importante se você quiser parecer inteligente ao enviar o e-mail. Se você perguntar algo quando a resposta já estiver claramente declarada no site, eles podem pensar no atendimento ao cliente que você é exigente e preguiçoso e, portanto, não lucrativo.
  • Veja também as perguntas frequentes (FAQ). Muitas vezes a pergunta que você quer fazer já está nas perguntas frequentes. É por isso que a maioria dos sites tem essa página, para reduzir ao mínimo os e-mails de atendimento ao cliente.
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  • 4. Veja as políticas da empresa. Se você não encontrar a resposta para sua pergunta na caixa de pesquisa ou nas perguntas frequentes, ainda poderá pesquisar na página "Sobre nós", ou com a política de devolução. Role até a parte inferior do site novamente e veja quais links estão lá. Procure um link que possa conter a resposta à sua pergunta: sobre nós, encomenda e entrega, devoluções, garantia e reparação, etc.
    Mesmo que você não encontre a resposta nesses links, pode ser útil conferir as páginas para encontrar informações adicionais sobre a empresa para incluir em seu e-mail.

    Parte 2 de 3: Escrevendo o e-mail

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    1. Determine se é uma reclamação ou um elogio. Nem todas as mensagens de atendimento ao cliente precisam ser reclamações ou perguntas. Talvez você só queira agradecê-los pelo bom serviço. E-mails positivos também são bem-vindos, assim como e-mails com perguntas.
    • É um facto que por vezes é mais rápido e direto fazer uma reclamação por telefone. O e-mail funciona melhor para expressar gratidão ou fazer uma pergunta que não precisa de uma resposta imediata, mas se você quiser resolver o problema imediatamente, ligue para.
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    2. Escreva um tópico claro. Certifique-se de que o assunto do e-mail seja claro e significativo. Você deseja que o representante de atendimento ao cliente veja seu e-mail primeiro para que você obtenha uma resposta mais rápida. Mantenha o assunto curto, certifique-se de que ele resuma seu e-mail brevemente e que o agente se sinta compelido a abrir o e-mail rapidamente.
    Por exemplo: "Cachorro comeu cartão de garantia - precisa ser trocado"
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    3. Comece com uma saudação. Depois de criar um bom tópico, o próximo passo é cumprimentar o representante de atendimento ao cliente. Não comece com seu problema imediatamente. Você cumprimenta alguém no telefone primeiro, certo? Pode ser algo bem simples como "Melhor atendimento ao cliente".
  • Tente encontrar um nome para colocar com sua saudação. Em empresas menores, os nomes dos representantes de atendimento ao cliente às vezes são mencionados no site; portanto, se você os usar, sua mensagem será mais pessoal, o que torna mais agradável trabalhar com eles.
  • Você pode terminar a saudação com uma vírgula ou dois pontos. Melhor atendimento ao cliente, ouMelhor atendimento ao cliente:
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  • 4. Atenha-se aos métodos de escrita padrão. Obtenha o respeito do funcionário usando métodos de escrita padrão. Não digite tudo em letras maiúsculas e não use fontes muito grandes ou grossas. Use pontuação, ortografia e letras maiúsculas normais. Então seu e-mail será levado a sério.
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    5. Escreva em um tom educado. Escreva educadamente, mesmo se você registrar uma reclamação ou quiser expressar sua frustração. Você será então mais valorizado como cliente e provavelmente será tratado com mais cortesia.
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    6. Diga quem você é. Apresente-se após a saudação. Escreva seu nome e explique que tipo de cliente você é e se é um cliente iniciante ou um cliente recorrente. Em ambos os casos, o funcionário preferiria mantê-lo como cliente. Mencione também sua localização geográfica, se isso for relevante.
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    7. Seja específico. Use um idioma específico em seu e-mail. Evite termos genéricos como "meu produto". Em vez disso, descreva em detalhes o que é o produto ou serviço e por que você o está enviando por e-mail. Descreva todos os eventos relevantes para que o funcionário saiba exatamente qual é o problema. Se você colocar essas informações no primeiro e-mail imediatamente, você evita uma longa troca de e-mails.
  • Use o URL do produto, se você tiver um, para que o funcionário possa ver imediatamente do que se trata.
  • Coloque também o número do seu pedido no e-mail, porque a maioria dos funcionários vai perguntar isso de qualquer maneira. Este número de pedido refere-se a como o pedido está em seu sistema.
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    8. Faça perguntas claras. Seja claro em seu e-mail. Não se vire. Depois de cumprimentar o funcionário e se apresentar, comece um novo parágrafo explicando o que está acontecendo, no mesmo idioma específico mencionado na etapa anterior.
    Peça imediatamente a compensação que deseja. Talvez você não se atreva a perguntar, mas deixe a timidez de lado no seu e-mail. Se você quer algo em troca de um produto defeituoso, é só dizer.
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    9. Escreva parágrafos curtos. Certifique-se de que seus parágrafos sejam curtos. Um parágrafo de uma, duas ou no máximo três frases é mais fácil de ler. O funcionário pode, portanto, digitalizar o e-mail mais rapidamente para ver se ele tem prioridade e, se você escreveu um grande bloco de texto, sua mensagem pode ser colocada na parte inferior da pilha porque ele não entende imediatamente o que você quer dizer.
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    10. Fechar com uma assinatura simples. Termine o e-mail com uma frase de encerramento resumindo seu pedido ou elogio, seguida de uma saudação. Você pode terminar com "Sinceramente", mas você também pode colocar seu nome ou assinatura de e-mail imediatamente. Você também pode mostrar que deseja uma resposta rápida dizendo: "Esperando sua resposta", ou algo nesse sentido.
    Uma assinatura de e-mail é um pequeno bloco de texto que contém seu nome, profissão e informações de contato. Você pode criar uma assinatura de e-mail nas configurações da sua conta de e-mail, para que ela sempre apareça automaticamente em uma nova mensagem.
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    11. Não envie anexos ainda. Não envie anexos com uma primeira mensagem ainda. Muitos sites têm filtros de spam que pescam e-mails com anexos, colocando sua mensagem na lixeira antes de ser lida.
  • É claro que você deve adicionar um anexo a uma carta de apresentação quando for solicitado a adicionar seu CV como um documento do Word.
  • Além disso, nunca coloque nomes de usuário, senhas ou detalhes de cartão de crédito nele.
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    12. Leia sua mensagem novamente antes de enviá-la. Quando seu e-mail estiver pronto, não pressione com muita ansiedade "enviar". Você deve ler o e-mail novamente primeiro para garantir que não haja erros de digitação ou ortografia que prejudiquem sua mensagem. Mesmo que você tenha escrito o e-mail em seu smartphone, a mensagem automática é "enviado do meu iPhone" nenhuma desculpa para cometer erros de ortografia ou erros gramaticais.
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    13. Enviar um lembrete. Se você não recebeu uma resposta ao seu e-mail depois de alguns dias, é possível que sua mensagem tenha ido parar na caixa de spam ou na parte inferior da pilha. Escreva um e-mail mencionando o e-mail anterior e pergunte se foi bem recebido.

    Parte 3 de 3: Mantendo-se educado

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    1. Certifique-se de ter uma boa gramática e ortografia. Você pode não perceber, mas uma boa gramática e ortografia fazem parte de um tom educado. Se você fizer o possível para se comunicar com clareza, mostrará respeito à outra parte e mostrará que geralmente é uma pessoa educada.
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    2. Mostre que você é inteligente. Não seja pretensioso, mas mostre sua inteligência exibindo um extenso vocabulário. Ao verificar o site da empresa e conhecer suas políticas, você pode mostrar que leu tudo com atenção, mas ainda não encontrou uma resposta para sua pergunta.
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    3. não brinque. Comentários e piadas inteligentes têm seu próprio lugar, e não é em um e-mail que deve ser levado a sério, pelo menos não na primeira correspondência. Esse tipo de linguagem pode ser percebido como inapropriado, e você quer evitar isso quando estiver lidando com uma empresa.
    Depois de enviar vários e-mails para um representante de atendimento ao cliente, é mais provável que as piadas sejam aceitas e compreendidas.
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  • 4. Não se expresse de forma agressiva. Embora você possa estar frustrado com a forma como um produto ou serviço foi tratado, colocá-lo em um e-mail com raiva não o levará a lugar algum. Se você discutir seu problema com respeito e cortesia, obterá o que deseja mais cedo.
    Lembre-se que é difícil colocar suas emoções em palavras. Se você está chateado com um problema e quer uma solução imediata, é melhor ligar.
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    5. Nomeie sua lealdade e gratidão. Se você escrever em seu e-mail o quanto você sempre foi leal à empresa, o funcionário apreciará sua mensagem e responderá mais rápido.

    Avisos

    Nunca inclua nomes de usuário, senhas ou informações de pagamento (cartão de crédito ou números de conta) em um e-mail para o atendimento ao cliente.

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