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Digite seu e-mail em um tamanho de fonte legível, como tamanho de fonte 12. Evite estilos especiais, como itálico, fontes destacadas ou multicoloridas, a menos que seu uso seja garantido pelo conteúdo e pela finalidade do seu e-mail. Não coloque todo o texto em maiúscula. Se você digitar tudo em letras maiúsculas, parece que você está gritando com o destinatário.
Tópicos como: `Pergunta`, `Mensagem minha` ou `E-mail sobre um tópico importante` são muito vagos ou redundantes e, portanto, completamente inúteis. Por outro lado, um tópico como "Programa, Lista de Convidados, Preferências de Almoço e Visão Geral das Reuniões 12 de março".s.` muito tempo para ser capaz de lidar. Além disso, este título abrange vários tópicos. Um título como `Encontro com a escada rolante de danos em 12 de março` é curto e claro. Ele aponta o destinatário para um único tópico principal e a data associada.
Se você não souber o nome da pessoa a quem seu e-mail está endereçado, use uma saudação como "Prezado Senhor/Senhora", "Prezado Presidente/Prezado Conselho", ou se necessário: "A quem interessa". Não comece seu e-mail com "Olá", "Oi", "Olá" ou outras saudações casuais. 
Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para um professor, não perca espaço com coisas desnecessárias como: "Sou Diana Franssen. Você me conhece? Química 221 é minha matéria favorita no momento. Gosto da forma como as palestras são organizadas. Sempre consigo acompanhar tudo perfeitamente e sempre sei exatamente o que esperar em um exame. Falando em exames, eu queria perguntar sobre a próxima semana de exames.` Em vez disso, é muito mais claro escrever algo como: `Meu nome é Diana Franssen e estou levando Química 221 com você. Estou escrevendo para você com uma pergunta sobre um possível conflito nos próximos tempos de exame.`
gíria Abreviações ou contrações desnecessárias Emoticons e Smileys linguagem vulgar Piadas
"Aguardando sua resposta, eu permaneço" `Com os melhores cumprimentos,` `Sinceramente,` `Muito obrigado antecipadamente,` `Agradecimento amigável`
Por exemplo, adicione um comentário como: "Estou anexando uma cópia do meu currículo e portfólio em formato PDF.` 
Envie um e-mail formal
Contente
Muitas pessoas temem escrever um e-mail formal. Você costuma usar e-mail para enviar mensagens pessoais e informais. Se você precisar enviar um e-mail para um professor, empregador, cliente, agência governamental ou outro destino formal, existem algumas diretrizes simples a serem seguidas. Mantenha sua mensagem clara e concisa e siga os padrões geralmente aceitos de estilo, tom e formatação. E não se esqueça de ler e verificar seu e-mail com atenção antes de enviá-lo.
Degraus
Método 1 de 3: Escolhendo o formato certo
1. Use um endereço de e-mail neutro. É melhor usar um endereço de e-mail que seja uma variação do seu nome real e não um nome de usuário, apelido ou apelido. Para criar um endereço de e-mail que consiste apenas em seu nome, sem números ou letras extras, você pode usar pontos e/ou conectar ou sublinhar.
- Um endereço de e-mail como [email protected] por exemplo não parece muito profissional. Com o endereço [email protected], por outro lado, você causa uma impressão muito mais séria.
2. Atenha-se a uma fonte profissional. A maioria dos provedores de serviços de e-mail não permite que você escolha entre uma grande variedade de fontes e estilos de formatação. De qualquer forma, em um e-mail formal, é melhor manter um estilo tradicional, com uma fonte como Times New Roman ou Arial. Não use fontes decorativas como Comic Sans ou Old English. Além disso, tenha em mente o seguinte:
3. Escolha um tema curto e preciso. Use palavras-chave em seu assunto que indiquem exatamente sobre o que é o e-mail, em não mais do que algumas palavras. Dessa forma, você ajuda a evitar que o leitor ignore sua mensagem porque o e-mail não tem assunto, um assunto muito vago ou um assunto que dá a impressão de que o e-mail não é importante.
Método 2 de 3: Escreva sua mensagem
1. Escolha uma saudação adequada. Sempre inicie um e-mail formal com uma saudação apropriada. É melhor chamar o destinatário pelo nome (se você o conhece). Em princípio, a saudação de um e-mail formal sempre começa com `Prezado...`, seguido do título (senhor/senhora), o sobrenome da pessoa e uma vírgula. Se você já conhece a pessoa a quem o e-mail é endereçado, você pode iniciar a saudação com `Prezado...` seguido do primeiro nome.
2. Apresente-se no primeiro parágrafo, se necessário. Se a sua mensagem for endereçada a alguém com quem você não tem um relacionamento existente, como um novo cliente, o chefe do Departamento de Recrutamento & Seleção da empresa onde pretende candidatar-se, ou de um funcionário da autarquia, primeiro diga quem é e o motivo da sua mensagem. Faça isso em uma frase ou duas no início do seu e-mail.
Por exemplo, se você quiser enviar um e-mail para um empregador em potencial, pode dizer: `Meu nome é Erik van Raam. A razão para este e-mail é que eu gostaria de me candidatar ao cargo de Assistente Administrativo listado no site CareerXYZ.NL.`
3. Comece com as informações mais importantes. Depois de se apresentar e resumir o motivo da sua mensagem, você pode passar para o corpo principal do seu e-mail. Coloque as informações mais importantes perto do topo. Com isso, você mostra respeito pelo valioso tempo do destinatário e esclarece rapidamente a intenção do seu e-mail.
Por exemplo, se você estiver escrevendo para um funcionário público de uma agência do governo, a primeira coisa que você pode dizer é: `Meu nome é Aletta van Raam. Encontrei seu endereço de e-mail no site do Ministério Público. Estou escrevendo para questionar a intimação que recebi em 31 de dezembro de 2009 em conexão com uma infração de trânsito. `
4. Diga diretamente o que é. Em um e-mail formal, não há problema em ser direto, desde que você seja educado. Ao percorrer a bagunça quente, você só consegue que a atenção do seu leitor diminua, tornando mais difícil para ele determinar o que exatamente você quer ou precisa.
5. Mantenha breve. Não existe uma regra padrão para o comprimento prescrito de um e-mail. No entanto, é melhor manter um comprimento máximo da superfície de uma tela (de um laptop ou PC) para um e-mail.
Se o seu e-mail for relativamente longo, divida-o em vários parágrafos curtos. Insira uma linha em branco entre dois parágrafos, em vez de recuar o início de cada parágrafo.
6. Mantenha sua linguagem formal. Você escreve um e-mail formal dentro de um contexto profissional, e é por isso que você naturalmente quer causar uma boa impressão. Use frases completas e formulações educadas. Evite coisas como:
7. Feche seu e-mail corretamente. O que se aplica à saudação também se aplica ao encerramento. Você pode fechar um e-mail formal de várias maneiras aceitáveis. Sempre coloque seu nome completo e cargo abaixo do fechamento. Dependendo do conteúdo do seu e-mail, você pode usar um ou mais dos seguintes fechamentos:
Método 3 de 3: Prepare seu e-mail para enviar
1. Adicione os anexos que deseja enviar. Se você precisar enviar determinados anexos com seu e-mail, mencione-os no corpo do e-mail para informar ao destinatário que o e-mail tem anexos. Por favor, mantenha o número e o tamanho dos anexos pequenos e opte por tipos de arquivos tradicionais e amplamente compatíveis.
2. Verifique seu e-mail cuidadosamente quanto a erros de ortografia e gramática. Não confie cegamente no verificador ortográfico ou no programa de processamento de texto do seu provedor de serviços de e-mail. Ler seu e-mail em voz alta ou pedir a outra pessoa para verificar para você é uma ótima maneira de corrigir erros de digitação, erros de ortografia ou frases pouco claras.
3. Verifique se não há informações confidenciais em seu e-mail. Tenha sempre em mente que o e-mail não é um sistema de comunicação 100% seguro. Lembre-se de que os servidores de e-mail podem ser invadidos ou que o destinatário pode compartilhar intencionalmente ou não informações que você não deseja tornar públicas.
Não inclua senhas, números de conta ou outras informações confidenciais em um e-mail.
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