Um ditado bem conhecido diz: `Uma mesa desordenada é sinal de uma mente desordenada.Tem um enorme impacto na sua produtividade, concentração e na capacidade de encontrar tudo o que precisa quando mantém o seu espaço de trabalho limpo e organizado. Você pode se surpreender ao ver o quão mais eficiente você pode trabalhar depois de limpar uma mesa bagunçada. Basta um pouco de tempo, disciplina para jogar fora itens desnecessários e um sistema para garantir que tudo esteja no lugar certo.
Degraus
Parte 1 de 3: Arrumando sua mesa
1. Começar do zero. Reordenar será mais fácil se você começar com uma mesa vazia. Obtenha tudo de e para fora de sua mesa. Remova os itens das gavetas (se você os tiver). Coloque tudo junto em uma mesa separada ou no chão para que você possa passar por isso mais tarde. Assim que a primeira confusão estiver fora do caminho, você poderá julgar exatamente como deseja que sua mesa fique.
Provavelmente leva muito mais tempo para olhar para cada objeto, um por um, procurando coisas para jogar fora.
2. Limpe sua mesa por dentro e por fora. Aproveite uma mesa vazia e aproveite para fazer uma boa limpeza. Poeira e limpe sua área de trabalho (com um detergente, se necessário). Remova manchas difíceis e lixe arranhões em mesas de madeira. Sua mesa ficará nova quando você terminar.
Certifique-se de que tudo está fora da mesa antes de começar a limpeza. Caso contrário, você terá que limpar ao redor da bagunça.
3. Jogue fora itens velhos e desnecessários. Pegue a bagunça que você removeu da sua mesa e divida tudo em duas pilhas: uma para as coisas que você deve jogar fora e outra para as coisas que você deseja manter. Seja rigoroso com suas escolhas. Livre-se do maior número possível de objetos sem importância até que seus pertences sejam reduzidos às necessidades básicas. Isso facilitará o acompanhamento.
As pessoas muitas vezes se apegam a coisas que não usam e que não têm utilidade para elas. Deixar de lado coisas não utilizadas pode lhe dar uma paz de espírito muito necessária quando terminar.
Não se esqueça de esvaziar o lixo enquanto limpa sua mesa. Isso pode ser uma grande parte da bagunça.
DICA DO ESPECIALISTA
Christel Ferguson
A especialista em arrumação profissional Christel Ferguson é proprietária da Space to Love, uma empresa especializada em arrumação e organização de coisas e espaços que existe há mais de 5 anos. Ela é certificada em Feng Shui e é membro da Associação Nacional de Produtividade & Profissionais de Organização.
Christel Ferguson Profissional especialista em arrumação
Agrupe os itens que você tirou da sua mesa e decida quais itens valem a pena guardar. Quando você juntar todas as suas canetas e tesouras, você pode ver que você tem cinco tesouras, enquanto você só precisa de duas. Você também pode determinar quais métodos de armazenamento você precisa para os itens que deseja manter, como um recipiente grande para canetas e um recipiente menor para post-its.
4. Atualize seu espaço de trabalho. Olhe ao redor de sua mesa para coisas que estão desatualizadas. Isso pode ser calendários antigos, e-mails respondidos e não respondidos e até fotos antigas. Encontre novas versões desses objetos. Descarte itens desatualizados ou coloque-os em uma caixa. Tudo em sua mesa deve ser novo e pronto para uso.
Não há problema em se apegar a coisas que têm valor sentimental. Se você tiver uma foto antiga, presente ou lembrança que deseja guardar, guarde-a com segurança e mantenha sua mesa livre para o uso pretendido.
Parte 2 de 3: Reordenando sua mesa
1. Mude o layout da sua mesa. Agora que é hora de começar a colocar as coisas de volta na sua mesa, não coloque tudo de volta onde estava. Pense em novas maneiras de organizar sua mesa para aproveitar o espaço que você tem. Você pode simplesmente "espelhar" o layout da sua mesa colocando as coisas de volta no outro lado ou encontrar novos lugares para cada coisa individual. Crie um layout envolvente que o ajudará a manter o foco enquanto trabalha.
Reorganizar os itens em sua mesa é um pequeno ajuste que ainda permite que você quebre a monotonia de sempre ver as mesmas coisas nos mesmos lugares quando se senta para trabalhar.
Na China, há toda uma arte dedicada a mudar o posicionamento dos objetos do cotidiano. É chamado feng shui e demonstrou ter um efeito terapêutico.
2. Compre novos materiais de mesa. Você está ficando sem papel, tinta, canetas ou grampos? Então vá a uma loja de escritório e compre algumas coisas para reabastecer seu estoque. Leve uma lista com você para não esquecer o básico. Concentre-se em coisas que você usa muito e acaba rapidamente. Quando for a hora de começar, pelo menos você terá todos os itens essenciais em estoque.
Mesmo que seu local de trabalho forneça artigos de papelaria, pode ser útil ter algumas coisas à mão (como um tipo favorito de caneta) para ajudá-lo a se sentir mais confortável.
3. Organize os itens com sabedoria. Depois de ter uma ideia de como será o novo layout da mesa, organize seus pertences de uma maneira que maximize a produtividade e elimine possíveis desorganizações. Reserve o centro da mesa para o seu computador, por exemplo, enquanto as ferramentas e documentos importantes permanecem ao seu alcance. Isso não apenas facilitará o trabalho, mas também garantirá que você não precise procurar coisas porque elas estão sempre no lugar mais lógico.
Sua intuição geralmente é seu melhor guia para lhe dizer onde um item deve ir. Se você procurar instintivamente por uma coisa específica em um lugar específico, esse é provavelmente o melhor local para o item.
DICA DO ESPECIALISTA
Christel Ferguson
A especialista em arrumação profissional Christel Ferguson é proprietária da Space to Love, uma empresa especializada em arrumação e organização de coisas e espaços que existe há mais de 5 anos. Ela é certificada em Feng Shui e é membro da Associação Nacional de Produtividade & Profissionais de Organização.
Christel Ferguson Profissional especialista em arrumação
Certifique-se de que tudo tem seu próprio lugar. Limpe a área de trabalho e dê a todos os objetos seu próprio lugar nas gavetas ou em outro lugar. Se você tiver muitos papéis, classifique-os em categorias e coloque-os em pastas em um armário separado.
4. Adicione um pouco de charme a ele. Uma mesa limpa e organizada é o objetivo, mas isso não significa que tenha que ficar chato. Adicione alguns elementos decorativos à sua mesa para dar personalidade. Algumas fotos emolduradas, uma estatueta ou uma caneca de café bem-humorada podem iluminar seu espaço de trabalho e dar-lhe uma sensação caseira.
Se você trabalha em cubículo ou escritório, traga alguns itens de casa para combater a atmosfera cinzenta no local de trabalho.
Adicione algumas fotos e mensagens inspiradoras para motivá-lo a trabalhar duro.
Parte 3 de 3: Promovendo a eficiência
1. Mantenha seus itens mais importantes à mão. Se você estiver usando muito certas coisas, certifique-se de que elas sejam acessíveis. Pense em quantas vezes você pega certos itens em sua mesa e organize-os em ordem de importância. Essa abordagem permite agilizar o processo de encontrar e usar diferentes itens.
Artigos de papelaria, papel de impressão, cadernos, equipamentos de comunicação e acessórios digitais podem ser deixados na mesa ou em qualquer outro lugar onde você possa alcançá-los facilmente.
Dê às canetas e lápis um copo separado para mantê-los separados e prontos para uso sem ocupar muito espaço.
Armazene clipes e grampeadores perto da impressora ou onde quer que você termine a papelada.
Você pode economizar até uma hora por dia, minimizando o tempo que leva para procurar coisas em uma mesa desordenada.
2. Coloque os itens usados com frequência em gavetas fáceis de alcançar. Mantenha os itens não essenciais usados com frequência nas gavetas para que você possa pegá-los quando precisar. Reserve as gavetas superiores da sua mesa para itens maiores e coisas que você usa com frequência, mas não necessariamente precisa estar na mesa.
Por exemplo, você pode descobrir que usa seu laptop, tablet e outros dispositivos eletrônicos para terminar seu trabalho com mais frequência do que papel e caneta. Nesse caso, esses últimos materiais podem ser armazenados de fácil acesso, enquanto sua mesa é claramente destinada ao seu equipamento.
Se você tiver itens muito menores, compre caixas menores para a gaveta da sua mesa. Eles se encaixam perfeitamente nas gavetas da sua mesa e são divididos em compartimentos que permitem que você armazene tudo de forma clara e visível no lugar certo.
Faça uma lista de prioridades onde as coisas devem ir em seu espaço de trabalho. Se você usa um item com frequência ou é importante manter com você, deixe-o na área de trabalho. Se você precisar dele de vez em quando, coloque-o em uma gaveta próxima. Se você raramente o usa ou realmente não pertence à sua mesa, encontre outro lugar para guardar o item.
DICA DO ESPECIALISTA
Christel Ferguson
A especialista em arrumação profissional Christel Ferguson é proprietária da Space to Love, uma empresa especializada em arrumação e organização de coisas e espaços que existe há mais de 5 anos. Ela é certificada em Feng Shui e é membro da Associação Nacional de Produtividade & Profissionais de Organização.
Christel Ferguson Profissional especialista em arrumação
Esvazie suas gavetas e meça-as. Em seguida, decida que tipo de organizador de gaveta você deseja e verifique se eles se encaixam em suas gavetas. Certifique-se de ter um compartimento separado para seu grampeador e removedor de grampos, sua tesoura, suas canetas, etc. Suas gavetas são tão arrumadas e ordenadas.
3. Armazene a desordem não utilizada fora da vista. Qualquer coisa que você queira manter, mas não precise em sua mesa, deve ser armazenada em outro lugar para que não acabe virando uma bagunça. Isso inclui itens pessoais e gadgets que você usa apenas em raras ocasiões, lanches e bebidas. Os documentos devem ser armazenados em pastas e depois colocados em um armário de arquivo, enquanto outros materiais devem ser armazenados na gaveta inferior ou no armário, caso não sejam usados em breve. Mantenha o máximo possível da sua mesa, exceto as coisas que você precisa.
Tente adquirir o hábito de colocar as coisas de volta logo depois de usá-las. Caso contrário, eles tendem a se acumular em sua área de trabalho ou ficam amontoados em uma gaveta que pode se encher rapidamente de lixo.
4. Use uma bandeja de cartas para acompanhar sua papelada. Para facilitar a classificação de documentos em papel, você pode investir em uma bandeja de cartas. São caixas rasas de vários andares que permitem designar cada andar para documentos de entrada e saída, bem como correspondências respondidas e não respondidas. Ao limitar seus materiais de escrita a uma gaveta de cartas, pastas e um armário de arquivos, você evita que o espaço da sua mesa fique cada vez mais coberto de papéis soltos.
Uma bandeja de papel, ou várias bandejas para diferentes propósitos, é um truque simples que pode ajudar a eliminar a grande maioria da confusão de papéis em sua mesa.
Designe uma gaveta para papelada concluída/inacabada, outra para correspondência recebida/saída, etc.
5. Controle sua área de trabalho compartilhada. Algumas pessoas podem usar uma mesa comum ou armário compartilhado no escritório, ou sua mesa pode estar perto de outras, deixando você com uma quantidade limitada de espaço. Você ainda pode tomar medidas para manter um espaço de trabalho compartilhado organizado.
Primeiro, certifique-se de que existem limites claros para distinguir o que pertence a onde. Então você pode começar a organizar sua própria seção para o máximo de ordem e eficiência possível.
Rotule seus materiais pessoais e mantenha-os perto de onde você se senta. Descubra qual é a sua papelada e separe-a em pastas separadas e, a partir daí, em gavetas ou bandejas de papel.
Forneça um local designado para itens compartilhados, para que a desordem desnecessária não acabe em seu lugar.
Leve uma mochila ou uma pasta com você para manter suas coisas com você. Se você trabalha em um espaço compartilhado e em um ambiente de armazenamento, talvez não consiga manter muitos itens e pertences em sua mesa ou nas gavetas da mesa.
Continue classificando e limpando regularmente para que uma mesa ou espaço de trabalho compartilhado não se transforme em uma bagunça. Mais pessoas dentro de uma área limitada e definida significa mais desordem, papéis perdidos e desordem geral.
Pontas
Certifique-se de que sua cadeira de escritório suporta bem suas costas. A má postura pode realmente afetar sua saúde e humor.
Crie um sistema de arquivamento para que você sempre saiba o que está feito, o que ainda precisa ser feito e o que pode ser jogado fora. Classifique os projetos de acordo com sua importância e grau de conclusão do projeto.
Gavetas de etiquetas para que você saiba onde está tudo e não precise procurar sempre que precisar de algo.
Se você for criativo, crie suas próprias ferramentas de organização de mesa com materiais exclusivos e personalizados.
Compre e use caixas de armazenamento simples para armazenar a desordem transbordante. Você terá que ter alguns itens à mão, mas guarde-os. Estes podem estar sob ou ao lado de sua mesa, ou em outra parte da sala.
Mantenha uma lixeira perto de sua mesa para se livrar da desordem imediatamente. Se você atrasar, pode se acumular.
Elimine o máximo de distrações possível. Isso ajudará você a se manter mentalmente organizado também.
Se você não tiver espaço suficiente para uma lâmpada em sua mesa, use uma lâmpada que você possa prender em algo.
Compre uma pasta, um furador e um pacote de abas para organizar determinados papéis.
Se você tiver um computador em sua mesa, organize esses arquivos também. Considere também limpar o interior de seus computadores desktop e laptop.
Avisos
Certifique-se de lembrar onde está tudo. Se você tiver uma tonelada de ferramentas, gadgets e arquivos para acompanhar, anote onde tudo em sua mesa deve estar para manter as coisas em ordem.
Um espaço de trabalho superlotado pode prejudicar a produtividade. Mantenha-o simples e você trabalhará com mais eficiência.
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