Como deixar a mensagem de correio de voz perfeita: 11 passos (com fotos)

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Se o seu trabalho geralmente exige que você ligue para os clientes, há uma boa chance de você ter que deixar uma mensagem de voz. Mas o que exatamente você deve dizer após o bipe? Pode ser estressante lembrar de todas as informações pertinentes que você precisa comunicar, o que significa que detalhes importantes podem não ser ditos. Ao usar um sistema de correio de voz, você nunca mais terá que deixar mensagens de voz confusas e improvisadas. Ao passar rapidamente por uma lista de verificação em sua cabeça, você pode garantir que forneceu todas as informações necessárias e que tem mais chances de receber uma ligação.

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Parte 1 de 3: Identificando-se

Imagem intitulada Deixe a mensagem de correio de voz perfeita Passo 1

1. Use a entonação correta. A partir do momento em que a gravação da sua mensagem começa, você deve falar de forma clara e inteligível. Tente não murmurar ou falar muito rápido. Faça o seu melhor para parecer interessado e alegre para chamar a atenção do ouvinte. Embora o destinatário não possa vê-lo, sua entonação geral será captada pelo telefone, portanto, certifique-se de transmitir a correta.

Articule tudo o que você diz. A má recepção pode distorcer sua voz e fazer com que você desista. Mesmo uma voz normal pode soar como um murmúrio ao telefone.
Sua voz deve estar em sintonia com o tipo de telefonema que você faz. Por exemplo, não há problema em parecer alegre ao deixar uma mensagem de voz para parabenizar seu sobrinho por se formar no ensino médio. No entanto, se você deseja expressar suas condolências a um amigo enlutado, você deve garantir que sua voz seja solene e respeitosa.

Imagem intitulada Deixe a mensagem de correio de voz perfeita Passo 2

2. Mencione seu nome. A primeira coisa a fazer é mencionar seu nome. Dessa forma, a pessoa que ligar para você saberá imediatamente com quem está lidando. Um simples `este é (seu nome)` é suficiente para a maioria das situações. Se você ainda não conheceu alguém, pode escolher `meu nome é (seu nome completo)`. Amigos e parentes irão reconhecê-lo sem precisar se identificar. Se for uma ligação de negócios, a outra pessoa terá imediatamente um nome para associar à voz e à mensagem, talvez permitindo uma forma de comunicação mais pessoal.

Esta etapa parece óbvia, mas muitas vezes é esquecida pelos chamadores.

Se você tiver um cargo específico ou uma descrição sua que possa ser útil para o destinatário da entrevista de acompanhamento, inclua-o após seu nome. Por exemplo "Meu nome é Dr. Versluis, radiologista do Hospital Universitário de Amsterdã` ou `Esta é Ariane Janssens, a mãe de Chloë que está na aula com sua filha`.

Imagem intitulada Deixe a mensagem de correio de voz perfeita Passo 3

3. Deixe seu número de telefone. Forneça seu número de telefone imediatamente após inserir seu nome. A maioria dos chamadores espera até o final do correio de voz para fornecer suas informações de contato, mas se o destinatário não conseguir anotá-las corretamente na primeira vez, ele será forçado a ouvir a mensagem completa novamente. Lembre-se de falar devagar e articular tudo ao fornecer seu número de telefone para que seja compreensível.

Uma maneira simples de incluir seu número de telefone no início de uma mensagem é dizer algo como "Este é (seu nome), meu número é (seu número de telefone)" ou "meu nome é (nome) e estou ligando para ( número )`.

Apesar de os recursos de identificação de chamadas serem onipresentes, é sempre recomendável deixar seu número de telefone caso a pessoa que deveria ligar para você não tenha salvo seu número ou caso você solicite uma ligação de volta em outro número.

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4. Fornecer uma conexão. Ao ouvir correios de voz corporativos ou mensagens de remetentes desconhecidos, as pessoas rapidamente suspeitarão ou perderão o interesse se não souberem quem você é e por que está ligando. Tranquilize-os mencionando um amigo em comum ou uma referência que lhe deu o número deles. Isso novamente garante que a chamada seja mais profissional. O correio de voz soará menos intrusivo e será mais provável que você receba uma chamada de volta.

Tente adicionar uma breve introdução que desperte o interesse do ouvinte, como "Recebi seu número de Patrick, que me disse que você estava pensando em vender seu barco".`

Mesmo que você não esteja fazendo uma ligação comercial, encontrar um ponto de conexão é importante para tranquilizar o destinatário. `Este é Bob, seu vizinho bem na sua frente` é mais pessoal do que `Este é Bob Vermeersch`.

Parte 2 de 3: Dê sua opinião

Imagem intitulada Deixe a mensagem de correio de voz perfeita Passo 5

1. Pense com antecedência sobre o que você vai dizer. Antes de deixar uma mensagem de voz, certifique-se de ter uma ideia clara do que vai dizer. Isso não deve ser um problema se você estiver ligando por um motivo especial, mas ouvir o bipe do outro lado da linha e perceber que está sendo atendido pode fazer você esquecer o que disse por um tempo. Divida as informações em pontos individuais e cubra cada um antes de desligar.

Para mensagens de voz muito urgentes ou importantes, você pode considerar escrever uma versão aproximada do script com antecedência.
Se você costuma perder a linha, concentre-se em dizer em poucas palavras seu nome, um número para retornar e o motivo da ligação.
Imagine enviar uma mensagem de voz para acompanhar a noite romântica de ontem. Elaborar mentalmente sua mensagem antes de gravá-la pode fazer uma grande diferença para parecer legal, calmo e composto ou gaguejando e nervoso.

Imagem intitulada Deixe a mensagem de correio de voz perfeita Passo 6

2. Mantenha sua mensagem concisa. Limite suas mensagens de correio de voz a 20-30 segundos. Não há muitas situações em que um correio de voz precise ser mais longo. Você não deve aborrecer o destinatário com uma introdução ou história muito longa. Mantenha-o conciso. A propósito, uma mensagem curta pode despertar mais curiosidade e persuadir alguém a trazer de volta quando não poderia.

Por outro lado, uma mensagem de correio de voz muito curta pode fazer o destinatário sentir que não é importante, permitindo que ele a exclua sem sequer ouvi-la. Isso é especialmente verdadeiro ao ligar de um número privado.

O objetivo de deixar uma mensagem de voz é fazer com que alguém ligue de volta. Não é intenção fornecer todas as informações, pois essa foi a intenção da conversa telefônica.

Imagem intitulada Deixe a mensagem de correio de voz perfeita Passo 7

3. Comece com as informações mais importantes. Seja direto e indique claramente o motivo pelo qual você está ligando. Se você apenas pesquisa, por exemplo, quando tem uma proposta para comprar algo ou se acompanha uma transação ou deseja confirmar um compromisso, deve deixar isso claro para o destinatário. Seu ouvinte perderá rapidamente o interesse se você não disser a eles por que está entrando em contato com eles no início.

Você não tem muito tempo para expor seu ponto de vista. Se você não for hétero, seu ouvinte apagará a mensagem antes de ouvir a informação crucial.

É melhor trazer más notícias como `papai está no hospital` logo à frente. Use o resto da mensagem para confortar e explicar. Pelo menos é melhor do que evitar o assunto e deixar seu ouvinte se preocupar.

Imagem intitulada Deixe a mensagem de correio de voz perfeita Passo 8

4. Seja pessoal e sincero. Resista à tentação de adotar uma “voz de telefone” artificial e genérica. Apenas seja gentil, seja você mesmo e fale naturalmente. As pessoas sabem quando estão tentando vender algo de uma determinada maneira e é mais provável que dêem uma chance a você se sentirem que você está se dirigindo a elas de igual para igual.

Quando você soar como se estivesse lendo um roteiro, seu ouvinte sentirá que você está apenas fazendo outro telefonema porque você precisa.

Parte 3 de 3: Concluir

Imagem intitulada Deixe a mensagem de correio de voz perfeita Passo 9

1. Faça uma pergunta específica ou solicite algo. Ao finalizar a mensagem, certifique-se de indicar especificamente por que deseja que o destinatário ligue de volta. Faça uma pergunta precisa ou solicite algo que os leve a pegar o telefone. Se depois de ouvir o correio de voz eles se sentirem confusos ou inseguros sobre o que exatamente você quer, o correio de voz não atingiu seu objetivo.

Experimente frases como "Deixe-me saber se você gostou da receita que te enviei" ou "Adoraria saber sua opinião sobre esta proposta.`
As pessoas ficam mais motivadas a entrar em contato quando você menciona uma solicitação específica do que simplesmente a frase "ligar de volta".

Imagem intitulada Deixe a mensagem de correio de voz perfeita Passo 10

2. Por favor, inclua seu nome e informações de contato. Complete sua mensagem mencionando seu nome e informações de contato novamente. Repita sua música duas vezes para que o ouvinte possa escrevê-la corretamente e não interpretar mal um número. Certifique-se de incluir todos os detalhes que seriam úteis para o seu ouvinte ligar de volta, como quando você está e quando não está disponível e a melhor hora do dia para ligar.

Mencionar seu número de telefone mais de duas vezes no final de uma ligação é excessivo e provavelmente interpretado como rude.

Não se preocupe com esta etapa se for uma mensagem diária para um amigo ou membro da família.

Imagem intitulada Deixe a mensagem de correio de voz perfeita Passo 11

3. Evite um final prolixo. Quando for hora de desligar, não estique a mensagem desnecessariamente. A menos que seja um telefonema cara a cara com um ente querido, não há necessidade de desejar a ninguém um bom dia. A atenção do destinatário desaparecerá à medida que a mensagem continuar, então tente não perder o foco no final. Agradeça a eles pelo tempo e deixe o próximo passo da comunicação para eles.

Terminar gentilmente com algo como “Ansioso para ouvir de você” é mais caloroso e, portanto, mais eficaz do que frases comerciais genéricas como “Tenha um bom dia.`

Você não tem permissão para recapitular ou resumir sua mensagem no final. Se o destinatário precisar ouvir um detalhe específico novamente, ele poderá reproduzir a mensagem mais tarde.

Pontas

Pense nas mensagens de voz que você recebeu em que pensou `o que essa pessoa quer de mim??`. Deixe uma mensagem de voz que você gostaria de receber.
Se for relevante para o destinatário, você também pode mencionar seu endereço de e-mail ou outro método de contato além do seu número de telefone.
Não se esqueça de incluir a data se você compartilhar informações sensíveis ao tempo.
Sorriso! Mesmo através do telefone isso pode ser sentido.
Se estiver ligando sobre um assunto delicado, limite as informações incluídas no correio de voz caso sejam ouvidas por outras pessoas.
No caso de uma emergência ou desastre natural, você pode usar uma mensagem de correio de voz enviada para que as pessoas saibam que você está bem.

Avisos

Se você está tentando fazer com que alguém ligue de volta para você, não fale sobre tentativas anteriores de ligação com falha. Isso pode parecer aborrecido, fazendo com que o ouvinte se sinta menos à vontade para falar com você.
Em circunstâncias de negócios, você deve sempre deixar uma mensagem de voz se a pessoa para quem está ligando não atender. Ver várias chamadas perdidas sem mensagens de correio de voz prejudicará a importância do seu negócio.