Preparar a agenda para uma reunião

Uma reunião ordenada requer uma agenda bem escrita. Certifique-se de que sua reunião não se torne tão tediosa e eficiente quanto muitas reuniões parecem ser. Aderindo a uma agenda detalhada e flexível, você pode manter sua reunião simplificada e focada para atingir todas as suas metas de reunião no menor tempo possível. Se você deseja escrever seu próprio calendário, usar um modelo ou aproveitar ao máximo um que já tem, veja a Etapa 1 abaixo para começar!

Degraus

Parte 1 de 2: Escrevendo um calendário

Crie um calendário do zero

C. Custos de lobby

II. Medidas para melhorar o faturamento

• uma. Contratos de Serviço Alternativos

• eu. Apresentando opções aos clientes

  ii. Solicitar comentários

B. Reinvestimento em tecnologia móvel

...e assim por diante.

Usando um modelo de calendário

1. Use um modelo fornecido com seu processador de texto. Muitos programas de processamento de texto, como Microsoft Office, Pages para Mac, etc., têm modelos padrão para uma variedade de documentos pessoais e profissionais, incluindo agendas de reuniões. Com esses modelos, você pode criar um documento com aparência profissional de maneira surpreendentemente rápida e fácil. Normalmente, esses tipos de modelos são organizados em seções lógicas com um layout esteticamente agradável - você só precisa digitar os dados relevantes nos espaços correspondentes e pronto!
1. Embora cada processador de texto seja um pouco diferente, a maioria com o recurso de modelo permitirá que você navegue até os modelos através da barra de menus na parte superior da janela do programa.
2. Se o seu processador de texto pode usar modelos, mas não possui modelos apropriados para agendas de reuniões, você pode baixar um no site do criador do programa. Por exemplo, modelos para o Microsoft Word estão disponíveis no escritório.Microsoft.com, enquanto você pode encontrar modelos para o Pages for Mac na Apple App Store.

2. Você também pode baixar um modelo de uma fonte externa. Se o seu processador de texto não vem com modelos de calendário por padrão e você não consegue obtê-los no site oficial, não se preocupe - há muitos modelos gratuitos disponíveis online. Uma pesquisa simples em seu mecanismo de pesquisa preferido, por exemplo "modelo de agenda de reunião" fornecerá dezenas de resultados relevantes. No entanto, como nem todos esses resultados vêm de fontes oficiais e confiáveis, é importante fazer uma distinção ao escolher quais modelos usar. Abaixo estão alguns sites externos que você pode querer visitar:
3. Salvar modelos do Word — Este site profissional oferece muitos modelos de qualidade para o Microsoft Word.
4. Modelos do Word Online — Outro ótimo recurso para modelos do Word. No entanto, esta página oferece apenas algumas opções.
5. iWorkCommunity — um bom modelo de calendário para o Pages. No entanto, este modelo é para versões mais antigas do Pages (antes de `09).
6. A App Store também tem vários modelos para Páginas. Infelizmente, nem todos estão disponíveis gratuitamente.

3. Preencha os campos do seu modelo. Depois de encontrar um modelo adequado em seu processador de texto ou baixar um que você goste, tudo o que você precisa fazer é preencher o modelo com as informações necessárias. A maioria dos modelos terá áreas claramente marcadas para digitar nomes, horários, tópicos de conversa, títulos de seções e assim por diante. Preencha todos os campos relevantes para completar sua agenda e verifique se há erros no seu trabalho posteriormente. Por mais úteis que os modelos de calendário possam ser, eles não o protegerão de erros ortográficos, gramaticais e factuais.
7. Não deixe nenhum campo em branco. Nada parece mais amador do que, digamos, uma linha em uma agenda que diz sozinho "Digite aqui". Se por algum motivo houver partes do modelo que você não deseja preencher, exclua-as em vez de deixá-las em branco.

4. Faça pequenas alterações para adaptar seu calendário às suas necessidades. Os modelos de calendário de reunião podem ser muito úteis, mas não há motivo para você manter exatamente o estilo e o layout padrão do calendário. Sinta-se à vontade para fazer alterações no conteúdo e no estilo do modelo conforme achar melhor para garantir que sua agenda atenda aos padrões que sua empresa definiu para você e aos padrões que você definiu para a reunião.
8. Por exemplo, se você acha que um modelo específico parece ótimo, mas seu cabeçalho é tão longo que é uma distração, sinta-se à vontade para remover quaisquer seções desnecessárias do cabeçalho como achar melhor, desde que você faça isso de uma maneira que não t estragar o layout do documento ou fazer o calendário parecer feio.

Parte 2 de 2: Práticas recomendadas para usar um calendário

Pontas

• Se alguém não puder comparecer à reunião, considere uma "Ausência anunciada" seção no topo da agenda, ou deixe espaço para isso e apenas anuncie durante a reunião.
• Uma excelente ferramenta para produtivo reunião está usando "DARV": Objetivos, Calendário, Funções & Responsabilidades. Sua reunião deve primeiro ser um objetivo Ter. Se você está apenas realizando uma reunião para fornecer informações, não desperdice o tempo das pessoas em reuniões. Envie-lhes um boletim informativo. O objetivo deve ter um componente ativo e, se possível, um produto para mostrar: "Determine as metas trimestrais para a equipe". A agenda é uma lista de tópicos que você aborda para atingir esse objetivo, com um limite de tempo para mantê-lo no caminho certo. Por exemplo "1. Verifique o status dos gols do último quarto (15 minutos), 2. Peça sugestões de metas (20 minutos), 3. Escolha os 5 principais objetivos (10 minutos), etc." Para Funções e Responsabilidades, você determina quem lidera a reunião, quem faz a ata e quem atribui pontos de ação resultantes da reunião.
• Se sua empresa possui um formulário especial para calendários, use este formulário como modelo. Para alguns lugares é essencial manter a fórmula.
• Dependendo do que seus colegas preferem, pode ser útil definir um prazo para que as pessoas proponham ideias para a agenda. Nomeie uma data e hora de fechamento e cumpra-as. Abra espaço para acréscimos onde eles aprimoram o calendário ou quando os eventos substituem seu calendário original.

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