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Você também pode escrever "Por favor, RSVP: Reunião de RH 6/10". 
É importante também mencionar o tema da reunião para dar uma ideia do que esperar. 
Se a reunião não for necessária, você pode escrever: `Proposta de reunião 6/10 sobre táticas investigativas eficientes. 
No entanto, não há problema em usar abreviações comuns, como "RSVP", "HR" e "Wo". 
Por exemplo: "6 de outubro, 10h30 - 11h45". Se a reunião for online, liste o fuso horário para que as pessoas em fusos horários diferentes não percam devido a qualquer falha de comunicação. Por exemplo, você pode escrever: 6 de outubro, 10h30 - 11h45 (UTC+1). 
Ao dar instruções, seja o mais detalhado possível. Por exemplo: `Venha para a sala de reuniões 592 no Timarengebouw (209 Hoofdstr.). O quarto 592 está localizado no 12º andar do prédio, no lado sul do prédio (à sua esquerda depois de sair do elevador).` 
10:30 - 10:45 Atualização do status do projeto 10h45 - 11h10 Compare e selecione propostas adequadas 11:10 - 11:30 Brainstorming e metas de lançamento 
Leia seu e-mail em voz alta para garantir que sua redação seja clara e concisa antes de enviá-lo. 
Certifique-se de que é um horário em que você e os participantes pretendidos estejam disponíveis. Dependendo do aplicativo da sua empresa, pode ser necessário ajustar suas configurações de visualização para mostrar o calendário de todos (além do seu). 
Se houver pessoas que não possam comparecer, seus nomes serão marcados. O assistente até mostrará os horários recomendados para você e os participantes pretendidos. 
A adição do horário de término leva em consideração o horário dos outros participantes para que eles saibam o que esperar e planejem seu trajeto ou trabalho em torno da reunião. 
Se você não vir sua entrada na tela de agendamento, volte e repita o processo até que ela apareça. 
Forneça o endereço do local, mesmo que você ache que eles já sabem. Clique em `Enviar` quando terminar.
Agende uma reunião por e-mail
Contente
A organização de uma reunião exige que todas as informações relevantes sejam comunicadas de forma clara e concisa. Você tem que deixar as pessoas saberem quando está, onde está e o que precisa ser discutido. Pode ajudar a adicionar algumas notas, caso seja necessário algum trabalho preparatório ou material para reuniões. Esteja você usando seu e-mail ou um aplicativo como o Outlook, inclua todos os conceitos básicos para que seus convidados conheçam todos os fatos e saibam o que esperar.
Degraus
Método 1 de 3: Crie uma linha de assunto forte
1. Escreva uma linha de assunto curta e relevante com a data e o assunto da reunião. Incluir esses detalhes garante que os convidados saibam quando é e o que precisa ser discutido, mesmo sem abrir o e-mail. Por exemplo, você pode escrever: “Reunião 12/08: Novas Diretrizes para Relatórios.`
Aviso: Deixar de fora o tópico da reunião provavelmente fará com que as pessoas respondam perguntando se é relevante para seu departamento ou se sua participação é obrigatória, portanto, inclua o tópico!
2. Solicitar confirmação de presença na linha de assunto. Se você quiser saber quem está vindo para a reunião, peça confirmação na linha de assunto. Dessa forma, eles sabem responder o mais rápido possível, antes mesmo de abrir o e-mail. Você poderia escrever: `Sexta-feira 6/10 reunião de RH, por favor z.s.m. confirmar.`
3. Informe-os na linha de assunto se for uma reunião de emergência. Se for um tópico urgente ou sensível ao tempo que justifique imediatamente uma reunião, adicione um senso de urgência à linha de assunto. Por exemplo, você pode escrever algo como `Reunião de emergência segunda-feira 31/2`: Cibersegurança`.
4. Indique se a presença é obrigatória ou não. Se você trabalha para uma grande empresa, a presença de algumas pessoas pode não ser necessária em todas as reuniões. Mencione o departamento relevante na linha de assunto ou informe os destinatários se eles devem comparecer. Por exemplo, você pode escrever: "Reunião obrigatória de marketing 6/10".
5. Use palavras completas em sua linha de assunto para evitar confusão. As abreviaturas podem parecer eficientes, mas não são tão específicas quanto as palavras completas e podem causar confusão. Por exemplo: `SEV` pode significar `sistemas e processamento` ou `estado e progresso`, dependendo de quem está ou não familiarizado com o jargão que você está usando.
Método 2 de 3: Escreva o corpo do seu e-mail
1. Escreva uma introdução curta e amigável e uma nota curta. Apresentar-se é necessário se você trabalha para uma grande empresa ou se ainda não conhece todos. Também é importante mencionar nesta breve introdução se quaisquer documentos ou suprimentos precisam ser preenchidos e/ou trazidos para a reunião.
- Faça sua introdução pessoal ou relevante para o trabalho. Por exemplo: `Olá equipe, ansioso para o lançamento do novo programa na próxima semana!
Dica: Lembre os destinatários quando concluir tarefas ou trazer algo para a reunião. Por exemplo: `Como lembrete, traga quatro cópias impressas das listas de contatos de seus fornecedores.`
2. Mencione a data e hora da reunião em uma linha separada para que ela se destaque. Esta é uma informação essencial para as pessoas participarem da reunião, então você quer que seja clara e se destaque do restante do texto. Mantenha duas linhas em branco acima e abaixo do texto e/ou coloque em negrito.
3. Indique o local após a data e hora. Faça com que o local se destaque tanto quanto a data e a hora, especialmente se você estiver se reunindo em um local novo, se for difícil de encontrar ou se você souber que alguns destinatários não estão familiarizados com a área. Para reuniões virtuais (por meio de um fórum ao vivo ou bate-papo por vídeo), forneça um link para o fórum ou videochamada para facilitar o acesso.
4. Compartilhe o objetivo da reunião. Deixe os destinatários saberem o objetivo da reunião. Forneça uma breve agenda para a reunião para ajudar a identificar as tarefas que precisam ser feitas com antecedência. Você pode simplesmente especificar o assunto (como "Atualização de segurança cibernética") ou pode especificar uma linha do tempo:
5. Revise seu e-mail para erros gramaticais e factuais. As coisas mais importantes para revisar são a data, hora e local da reunião, então certifique-se de que está correto! Você também pode revisar sua introdução, agenda ou quaisquer outras notas que tenha incluído para garantir que cobriu pelo menos o básico.
Método 3 de 3: Usando o Outlook ou um aplicativo de calendário integrado
1. Clique em `Nova reunião` na guia Página inicial no Outlook. Se sua empresa usa um banco de dados de comunicação com um calendário integrado, como o Outlook, use-o para configurar sua reunião. Essa é geralmente a maneira mais comum de manter contato com as pessoas com quem você trabalha.
- Se sua empresa não usa o Outlook ou similar, você pode usar seu email de trabalho para enviar o convite.
2. Selecione uma hora e data na janela `Assistente de Calendário`. Depois de criar uma nova reunião, a janela `Calendário` aparecerá. Clique em `Assistente de Calendário` e indique uma hora e data disponíveis para a reunião.
3. Adicione participantes digitando seus nomes ou usando seu catálogo de endereços. Clique na barra de texto para inserir nomes manualmente ou navegue em seu catálogo de endereços e selecione seus nomes na lista. Use o recurso `Assistente de calendário` para verificar a disponibilidade de outras pessoas.
4. Definir o horário de início e término da reunião. Certifique-se de que a data da reunião seja a data que você selecionou anteriormente e clique no botão de calendário para fazer as alterações. Em seguida, use as setas para baixo à direita das listas de horários para selecionar o horário correto de início e término.
5. Clique em `Compromisso` na guia `Reunião` na parte superior da tela. Clicar neste botão o levará de volta à janela de compromisso geral e verá a data agendada da reunião. A partir daqui, você pode adicionar um assunto, local e notas.
6. Seja específico ao inserir o assunto, local e notas. Deixe os destinatários saberem em poucas palavras sobre o que é a reunião (por exemplo,. `Próximo teste do produto`). Seja específico sobre o local e dê instruções se não for um local de encontro típico ou se for difícil chegar lá. Inclua quaisquer notas adicionais (como trabalho de preparação) relevantes para a reunião.
Dica: Evite tópicos muito amplos, como `brainstorming`, porque isso não diz muito às pessoas sobre o objetivo da reunião. Em vez disso, você pode dizer: "Brainstorming de vendedores para um novo produto".
Pontas
- Ao revisar seu e-mail ou convite, mantenha-o curto e agradável.
- Use um estilo de escrita amigável e profissional.
- Verifique novamente a lista de destinatários para garantir que todos que precisam estar lá sejam convidados.
- Digite os endereços na linha `bcc` se quiser que os endereços dos outros destinatários fiquem ocultos dos destinatários.
Avisos
- Não envie o convite ou e-mail sem data, hora e local. Isso provavelmente frustrará seus convidados e você receberá muitas perguntas pedindo essas informações.
- Não capitalize tudo - vai parecer gritante e muito pouco profissional.
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