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Algo que sua agenda definitivamente deve incluir é uma estimativa do tempo que pode ser reservado para cada ponto de discussão. Ter um cronograma aproximado com antecedência torna mais fácil não deixar a reunião demorar muito. Enquanto alguns dos itens da sua agenda podem demorar um pouco mais (e outros um pouco mais curtos), ter um cronograma torna muito mais fácil ficar de olho nisso e intervir se necessário. 
As atas de reuniões anteriores podem ser uma importante fonte de informação para você como presidente. Estes são um resumo das discussões que ocorreram e das decisões tomadas em reuniões anteriores, tornando relativamente fácil e rápido voltar a participar. Você pode até enviar atas de reuniões importantes para os participantes por meio de seu calendário. 
Você está usando uma apresentação eletrônica (como PowerPoint, etc.).), reserve um momento para se familiarizar com o controle remoto ou clicker que você usará para alternar os slides. Você prefere não perder tempo mexendo em dispositivos quando pode estar discutindo tópicos importantes. 
Em vez de listar você mesmo as reuniões anteriores, peça a um secretário oficial ou arquivista para ler essas atas para dar a formalidade resumida. Você também pode considerar a leitura de correspondências ou anúncios importantes que ocorreram desde a última reunião. Observe que, se você estiver distribuindo cópias das notas/correspondências para os presentes, geralmente não é necessário lê-las em voz alta. 
Dependendo da cultura e das regras no trabalho, sua empresa ou organização pode ter procedimentos específicos para tomar uma decisão – por exemplo, a maioria dos participantes só precisa chegar a um consenso ou um grupo seleto de indivíduos de alto escalão pode assumir a tarefa. para tomar todas as decisões. Observe que algumas coisas são muito volumosas para serem concluídas no período entre duas reuniões. Não é necessariamente necessário insistir na progressão de projetos de longo prazo que ainda não estão prontos. je devo no entanto, apresentar decisões sobre projetos em que a ação é atualmente necessária. 
Esta etapa é crítica - é sua última chance de garantir que todos saiam da reunião sabendo exatamente qual é o status do projeto e o que se espera deles. 
Observe que não é "necessariamente" é necessário agendar uma nova reunião se você tiver lidado com todos os pontos anteriores e atuais durante a atual. No entanto, se houver negócios inacabados suficientes para justificar discussões futuras ou se você estiver aguardando o desenvolvimento de determinados projetos, provavelmente é uma boa ideia. 
Certifique-se de que as decisões importantes sejam registradas (se você tiver um anotador ou arquivista oficial, atribua essa tarefa a ele). Se você vai fazer um esforço para fazer as perguntas difíceis, você vai querer ter certeza de que as respostas são bem rastreadas. 
Presidir uma reunião
Contente
O trabalho de negócios, especialmente em um ambiente de escritório, requer um grau de colaboração. Decisões importantes geralmente exigem o envolvimento de mais de uma pessoa e projetos importantes geralmente exigem a experiência de várias pessoas. As reuniões são uma maneira de tornar a colaboração mais estruturada e organizada, mas sem um propósito ou direção, as reuniões podem rapidamente se tornar muito longas e ineficientes. Saber planejar, preparar e liderar uma reunião com você na presidência pode significar a diferença entre uma reunião eficaz ou perda de tempo.
Degraus
Parte 1 de 3: Preparando a reunião
1. Discuta a próxima reunião com seus participantes. Quando você souber que vai presidir uma próxima reunião, uma das primeiras coisas que você deve fazer é passar algum tempo conversando com as pessoas que estarão presentes (especialmente aquelas de alto escalão ou pessoas importantes). Pergunte se há algo que eles gostariam de falar especialmente durante a reunião. Faça anotações de suas respostas e use-as como uma diretriz ao escrever os itens da agenda.
- Perguntar aos participantes o que eles querem discutir é uma jogada inteligente, não apenas porque facilita a elaboração de itens da agenda, mas também porque os envolve antes da reunião propriamente dita. As pessoas tendem a prestar mais atenção e participar de uma reunião quando sabem que estão sendo discutidas coisas que são importantes para elas.
2. Escreva a agenda da reunião e entregue-a. A agenda da reunião pode ser uma ferramenta valiosa para o presidente, mas também para os participantes. As agendas contêm informações valiosas sobre a reunião, como quando e onde será realizada e quem estará presente. Mais importante, eles fornecem uma visão geral de todos os tópicos que serão discutidos, para que todos possam se preparar bem. Envie os pontos de encontro para todos antes que a reunião real ocorra – quanto mais importante for a reunião, mais cedo você deve enviá-la.
3. Pesquise os tópicos de discussão e quaisquer reuniões anteriores. As pessoas presentes na reunião podem não ter entendido os tópicos que você deseja discutir – algumas não participaram de reuniões anteriores, enquanto outras simplesmente esqueceram. Como presidente, é uma boa ideia conhecer a história até agora de um determinado ponto de discussão. Tente conversar com pessoas que estiveram em reuniões anteriores para aprender sobre qualquer assunto importante inacabado que você deva discutir em sua reunião. Você também pode pedir as atas ao arquivista para ajudar a orientar o planejamento.
4. Certifique-se de reservar uma sala de reuniões com antecedência. No dia anterior à reunião, você precisará verificar se a sala de reunião está limpa, apresentável e pronta para acomodar os participantes da reunião. Você terá que ter certeza de que as partes tecnológicas da reunião (como apresentações, projetores, telas etc.).) funcionam corretamente e podem ser usados imediatamente — a burocracia técnica pode desperdiçar um tempo valioso e atrasar sua reunião.
Parte 2 de 3: Presidindo a reunião
1. Indique que a reunião pode começar. Quando chegar a hora de abrir a reunião e todos os participantes (ou pelo menos todos os importantes) estiverem presentes, chame a atenção de todos na sala. Apresente-se como presidente e indique o objetivo da reunião. Deixe claro qual é o prazo pretendido para a reunião, informando a todos quanto tempo você deseja gastar nela - isso pode ser atrasado ou mais cedo, mas definir um horário de término como limite com antecedência ajudará a manter a reunião nos trilhos. Se alguns dos participantes não se conhecerem, reserve um momento para se apresentar brevemente e indicar sua função e apresentar os principais participantes.
- Observe que algumas empresas e organizações têm procedimentos estritamente regulamentados para abertura e realização de uma reunião. A Federação Americana de Funcionários Estaduais, Condados e Municipais (AFSCME) opera um sistema chamado Regras de Ordem de Robert, que consiste em passar a ordem batendo com um martelo e regras muito específicas para a introdução e aprovação de moções.
2. Liste pontos relevantes de reuniões anteriores. No início das reuniões que fazem parte de um projeto de longo prazo, é importante atualizar todos os participantes sobre o estado atual das coisas, resumindo brevemente eventos ou decisões relevantes de reuniões anteriores. Nem todos os participantes sabem tanto sobre os pontos de discussão quanto você, portanto, atualizar rapidamente todos os participantes sobre o estado atual do projeto pode ajudar bastante a tornar sua reunião eficiente e eficaz.
3. Dê aos participantes-chave a oportunidade de relatar a situação. Em seguida, peça a pessoas com conhecimento relevante que informem os participantes sobre desenvolvimentos novos ou recentes que ocorreram desde a reunião anterior. Isso pode ser quase qualquer coisa - por exemplo, novos problemas enfrentados por sua empresa ou organização, mudanças na força de trabalho, desenvolvimentos de projetos e mudanças estratégicas podem ser abordadas. Os participantes também desejarão ser informados sobre os resultados de ações específicas tomadas em resposta às decisões tomadas na reunião anterior.
4. Indique quais assuntos ainda não foram concluídos. Se houver questões não resolvidas ou decisões que não foram tomadas na reunião anterior, tente abordá-las antes de passar para outras questões. Quanto mais tempo os problemas antigos forem levados adiante, menos um participante da reunião se sentirá responsável por eles, então tente identificar os problemas pendentes durante a reunião. Normalmente, os tópicos inacabados são especificamente listados como "indeciso" ou "enviado para discussão futura" em minutos de reuniões anteriores.
5. Lidar com todos os novos casos. Então traga o novos questões, preocupações e pontos que precisam ser discutidos. Devem ser coisas que surgem naturalmente dos desenvolvimentos ocorridos no período entre as reuniões anteriores e a atual. Tente fazer com que os participantes tomem decisões concretas e finais - quanto mais pontos permanecerem indecisos, mais negócios inacabados você terá que trazer na próxima reunião.
6. Resuma as conclusões da reunião. Tendo coberto todos os assuntos passados e presentes, reserve um momento para listar todas as conclusões da reunião para todos os presentes. Divida os resultados de todas as decisões e, se necessário, descreva as ações específicas que os participantes precisarão tomar antes da próxima reunião.
7. Termine lançando as bases para a próxima reunião. Finalmente, diga a todos o que esperar na próxima reunião e, se você já estiver preparando, quando esperar e onde. Isso ajuda a dar aos participantes uma sensação de continuidade de um projeto ou decisão importante para o próximo e dá a eles um prazo para concluir ou desenvolver suas tarefas atribuídas.
Parte 3 de 3: Liderando a reunião de forma eficaz
1. Lidere a discussão como um guia, mas não a domine. Uma de suas funções como presidente em uma reunião é garantir que a discussão continue e seja orientada para a tarefa. Seu papel é não ter uma opinião sobre cada ponto individual ou manter a discussão em uma ordem exata. Seja flexível. Permitir que os outros participantes falem livremente e permitir que novos pontos de discussão sejam adicionados, mesmo que não estejam na agenda. Você pode achar que precisa encerrar certos tópicos de maneira sutil para manter a discussão conforme o planejado, mas não precisa sentir que precisa controlar todos os aspectos da reunião. Afinal, é um processo colaborativo.
- Fique de olho na agenda à medida que a reunião avança. Se você ficar para trás, pode ter que pular certos pontos de discussão ou agendá-los para outro momento, em favor do tempo. Não tenha medo de fazer isso se os tópicos que Nós vamos a serem discutidos são muito importantes.
2. Incentive todos os participantes a participar da discussão. Como presidente da reunião, é seu trabalho garantir uma reunião aberta e produtiva. Se você perceber que certos participantes que têm conhecimento relevante não estão se envolvendo na discussão, incentive-os a começar a falar. Você não precisa perguntar ou desafiá-los diretamente - apenas diga algo como, "Acho que a perícia da Sra. Smith pode ser útil aqui " é uma ótima maneira de envolver os membros menos ativos da reunião.
3. Certifique-se de que todos entendam o que está sendo discutido. Pode ser difícil lembrar que nem todos os presentes na reunião têm a mesma experiência ou conhecimento sobre um determinado ponto de discussão. Para garantir que todos os participantes da reunião tenham usado seu tempo com sabedoria, você pode explicar de forma breve e simplificada certos tópicos ou questões complexas. Os participantes com menos conhecimento irão, sem dúvida, apreciar este.
4. Não ignore perguntas difíceis ou estranhas. Se não forem controladas por um presidente competente, as reuniões podem se tornar notavelmente improdutivas. Tente garantir que todos os itens importantes da agenda sejam cobertos. Não permita que os participantes culpem uns aos outros ou dêem desculpas vagas para problemas que não foram abordados. Tente estabelecer ou obter respostas em pontos sobre os quais ninguém quer falar. Embora não seja necessariamente o que todos os participantes desejarão, esses tipos de perguntas estranhas podem ser exatamente aquelas que precisam de uma resposta para tornar a reunião o mais eficaz possível.
5. Acompanhe seu tempo. Há uma razão pela qual as reuniões têm uma má reputação – muitas pessoas as consideram uma séria perda de tempo. Para evitar que a reunião se atrase, use o poder que você tem como presidente para manter a discussão em andamento. Não tenha medo de adiar alguns pontos ou discussões sem importância para uma data posterior, se a reunião estiver demorando mais do que o esperado. Esteja pronto e disposto a ajustar a agenda à medida que se reúnem, para garantir que o precioso tempo de ninguém seja desperdiçado.
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