Como escrever um comunicado à imprensa: 8 passos (com fotos)

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Degraus
- Método 1 de 1: Escrevendo seu próprio comunicado de imprensa
Pontas
Avisos

Um comunicado de imprensa é uma mensagem escrita para a mídia. Com um press release, diversas novidades podem ser anunciadas, como eventos, promoções, premiações, novos produtos e serviços, resultados anuais, etc. Um comunicado de imprensa pode fazer com que um artigo apareça em um jornal ou revista. Os jornalistas são mais propensos a começar a trabalhar em uma história se tiverem recebido um comunicado de imprensa. É uma parte fundamental do seu PR, qualquer pessoa pode se beneficiar de um comunicado de imprensa se estiver disposto a usar a estrutura e a formatação corretas. Nós mostramos-lhe como fazê-lo.

Degraus

Método 1 de 1: Escrevendo seu próprio comunicado de imprensa

Imagem intitulada Escreva um comunicado à imprensa Passo 1

1. Escreva o título. O título deve ser curto, claro e direto ao ponto: uma versão ultracompacta do que trata o press release. Muitos profissionais de relações públicas recomendam escrever o título no final, depois de escrever o restante do comunicado à imprensa. Se você seguir esse conselho, leia primeiro e volte ao título quando o resto estiver pronto.

wikiHow amplamente aceito como a fonte de informação mais confiável. Veja como isso funciona? Agora você quer saber mais! As manchetes da imprensa devem sempre ter algo cativante para chamar a atenção do jornalista ou editor, assim como uma manchete deve "agarrar" os leitores. O título pode descrever o que sua empresa realizou, um evento recente de interesse jornalístico ou um novo produto ou serviço.
Os títulos são escritos em negrito Um cabeçalho em negrito geralmente também tem um tamanho de fonte maior que o corpo. Tradicionalmente, as manchetes dos press releases são escritas no tempo presente, não contêm artigos e omitem o verbo `to be` em certos contextos.
Primeira palavra sempre em maiúscula. Isso também se aplica a certos substantivos. A maioria das palavras em um título são minúsculas, mas, em alguns casos, uma fonte com "minúsculas" estilizada pode criar uma aparência e aparência gráfica, semelhante a notícias.
Extraia palavras-chave importantes. O método mais fácil de criar um título para seu press release é extrair as palavras-chave mais importantes do press release. Tente construir uma declaração lógica com essas palavras-chave que atraia imediatamente a atenção. O uso de palavras-chave oferece uma melhor localização com os mecanismos de pesquisa, além disso, as palavras-chave tornam mais fácil para jornalistas e outros leitores entender imediatamente o conteúdo do comunicado de imprensa.

Imagem intitulada Escreva um comunicado à imprensa Passo 6

2. Escreva o corpo do texto. Um comunicado de imprensa deve ser escrito como você gostaria de vê-lo em um artigo de notícias. Lembre-se: a maioria dos jornalistas está muito ocupada e não tem tempo para pesquisar minuciosamente todos os anúncios de sua empresa, muito do que você escreve em seu press release será simplesmente copiado pelo jornalista. Então coloque exatamente no corpo do texto o que você quer que eles postem eventualmente.

Comece com a data e a cidade de onde o comunicado de imprensa é. A cidade pode ser omitida, por exemplo, se o comunicado de imprensa for escrito em Roterdã, enquanto a mensagem for sobre a filial local em Amsterdã.

A primeira frase ou `lead` deve atrair imediatamente a atenção do leitor e dizer sucintamente o que está acontecendo. Por exemplo, se o título for "Zeus Publishers Publica Novo Romance de Guerra", a primeira frase pode ser: "Zeus B Publishers.V. publica hoje seu primeiro romance de guerra, escrito pelo célebre escritor Ercee Kaa.` Ele expande o título dando um pouco mais de detalhes e serve para levar o leitor para a história. A próxima frase ou as próximas duas frases são novamente uma extensão da primeira frase.

O corpo de um comunicado de imprensa deve ser compacto. Não use frases ou parágrafos muito longos. Evite a repetição e o uso frequente de gírias alegres ou hippies. Esforce-se pela simplicidade, sem uma palavra demais.

O primeiro parágrafo (duas a três frases) é um resumo do comunicado de imprensa, tudo o que você adiciona a isso é elaboração. No mundo acelerado de hoje, nem jornalistas nem outros leitores lerão um comunicado de imprensa se o início de um artigo não despertar imediatamente o interesse.

Use fatos reais - eventos, produtos, serviços, pessoas, metas, objetivos, planos, projetos. Garanta o uso máximo de fatos concretos. Uma maneira simples de escrever um comunicado de imprensa eficaz é listar os seguintes esclarecimentos: quem, o quê, quando, onde, por que e como.

Imagem intitulada Escreva um comunicado de imprensa Passo 5

3. Transmitir claramente os `5 W`s` (e o H). Quem, o quê, quando, onde, por que - e como - diga ao leitor tudo o que ele precisa saber. Considere esta lista de verificação no contexto dos pontos abaixo, usando o exemplo acima.

Quem é ele sobre? Editores Zeus.

Qual é a notícia factual? A editora Zeus publica um livro.

Quando isso vai acontecer? Amanhã.

Onde isso acontece? Em todos os principais mercados, amanhã.

Por que essa notícia? Foi escrito por um escritor célebre, Ercee Kaa.

Como isso acontece? O evento principal é uma sessão de autógrafos em Amsterdã, seguida de uma visita ao Randstad.

Depois de ter feito o básico, você pode preencher as lacunas com informações sobre as pessoas, produtos, datas e qualquer outra coisa relacionada às notícias.

Se a sua empresa não é o assunto principal da notícia, mas é a fonte do press release, deixe isso claro no corpo.

Mantê-lo curto e doce. Um comunicado de imprensa nunca deve ter mais de três páginas. Se você estiver enviando uma impressão em papel, o texto deve estar em espaço duplo.

Quanto maior a noticiabilidade do seu press release, maior a chance de que a peça seja selecionada por um jornalista para uso. Descubra o que `valor da notícia` significa para um grupo-alvo específico e use esse conhecimento para atrair o jornalista.

Imagem intitulada Escreva um comunicado à imprensa Passo 7

4. Adicione informações sobre a empresa. Se um jornalista escolher um press release para um artigo, ele sempre mencionará a empresa na matéria. Nesse caso, os jornalistas podem encontrar as informações da empresa nesta seção.

O título desta seção deve ser --- Sobre COMPANY_XYZ.

Após o título, use um ou dois parágrafos de 5 ou 6 frases para descrever sua empresa. O texto deve descrever a empresa, a atividade principal e a política da empresa. Muitas empresas já têm folhetos, apresentações, planos de negócios escritos profissionalmente, etc. O texto introdutório pode ser copiado aqui.

Link para seu site no final desta seção. O link deve ser uma URL exata e completa, não abreviada, pois quando a página é impressa, o link ainda deve estar completo. Por exemplo: http://www.site_da_sua_empresa.com, e não Clique aqui para ir ao site.

Se sua empresa tiver uma página de mídia separada no site, você deve vinculá-la aqui. Uma página de mídia contém todas as informações de contato e tudo para a imprensa.

5. Fornecer suporte. Forneça alguns links informativos adicionais que suportem o comunicado de imprensa.

Imagem intitulada Escreva um comunicado à imprensa Passo 8

6. Adicionar informações de contato. Se o seu comunicado de imprensa for realmente interessante, os jornalistas provavelmente querem mais informações ou podem querer entrevistar pessoas relevantes.

Se você não se importa que seu pessoal possa ser contatado diretamente pela mídia, você pode colocar seus detalhes no próprio comunicado de imprensa. Por exemplo, no caso de um comunicado de imprensa de inovação, você pode adicionar as informações de contato da equipe de pesquisa.

Caso contrário, você precisa inserir os detalhes da mídia ou do departamento de relações públicas na seção `Contato`. Se você não tiver uma equipe separada para esse cargo, é uma boa ideia nomear alguém para preencher esse cargo, pois é o elo entre a mídia e seu pessoal.

Os detalhes de contato devem ser direcionados para este comunicado de imprensa específico. Os dados devem, em qualquer caso, conter:

O nome oficial da empresa

O nome oficial do departamento de mídia e pessoa de contato

Endereço para correspondência

Números de telefone e fax com os códigos corretos de país e cidade.

Número de celular (opcional)

Tempos de disponibilidade

Endereço de e-mail

Endereço do site.

7. Se possível, inclua um link para uma versão online do mesmo comunicado de imprensa. É uma prática comum manter um registro de todos os comunicados de imprensa em seu site. Isso facilita a criação desse link e você tem imediatamente um registro para fins de arquivamento.

8. Indique o final de um comunicado de imprensa com três marcas de hash (###) centradas imediatamente abaixo da última frase da mensagem. Este é um padrão jornalístico.

Pontas

Envie o comunicado de imprensa por e-mail e use pouca formatação. Letras grandes e muitas cores apenas distraem as notícias. Coloque o comunicado de imprensa no corpo do e-mail, não no anexo. Se você precisar usar um anexo, use texto simples ou um arquivo Rich Text Format. Documentos do Word geralmente são aceitos, mas salve-os como.doc, não se.docx (se você estiver usando a versão mais recente). Os jornais em particular tiveram que cortar ultimamente e muitas vezes não usam a versão mais recente do Word. Use apenas arquivos PDF se estiver enviando um kit de imprensa completo com muitas ilustrações. E não digite o comunicado de imprensa em papel timbrado e, em seguida, digitalize-o e envie-o por e-mail como jpeg - uma perda de seu tempo e do tempo do editor. Digite o comunicado de imprensa diretamente no e-mail.
Use o título como assunto do e-mail. Se você já criou um título atraente, sua mensagem se destacará na caixa de entrada do editor.
Certifique-se de que cada postagem seja direcionada a uma empresa de mídia específica e envie para o editor que lida com esse tipo de negócio. Geralmente você pode encontrar essas informações em seu site. Publicar um comunicado de imprensa idêntico para muitas empresas de mídia ou muitos editores dentro de uma empresa é um sinal de que você está se livrando dele facilmente, em vez de segmentar um mercado específico.
Pesquise os comunicados de imprensa existentes na Internet para ter uma ideia do tom, linguagem, estrutura e layout de um comunicado de imprensa
Não gaste tempo no título até que todo o comunicado de imprensa esteja concluído. A manchete de um jornal ou revista acabará sendo escrita por um editor, mas é sempre bom criar um título ou manchete atraente para o press release. Este título pode ser sua única chance. Mantenha-o conciso e factual. Mas se você está tentando escrever o título do artigo, está perdendo seu tempo. Você não sabe exatamente o que você ou a pessoa que você vai entrevistar vai dizer. Depois de terminar um primeiro rascunho do comunicado à imprensa, você pode decidir editar a primeira frase - ou não. Nesse momento, e não antes, você pode começar a pensar no título.
Se o comunicado à imprensa for para divulgação imediata, escreva "PARA DIVULGAÇÃO IMEDIATA" acima do título em letras maiúsculas. Se houver um embargo, escreva `EMBARGO TOT...` com a data que você deseja distribuir a história. Presume-se que um comunicado de imprensa sem data de publicação seja publicado imediatamente.
Inclua o nome da empresa no título, em cada subtítulo e no corpo do primeiro parágrafo para facilitar a descoberta do mecanismo de pesquisa. Se você enviar uma versão em papel, poderá usar o papel timbrado da empresa.
O momento do comunicado de imprensa é muito importante. Deve ser uma notícia relevante e recente, não muito antiga e não muito distante no futuro.
Uma ligação rápida pode garantir que o comunicado de imprensa seja realmente publicado.
Inclua um `call to action` em seu comunicado de imprensa. Esta é a informação sobre o que você quer que o leitor faça com o conteúdo da mensagem. Por exemplo, você quer que os leitores comprem um produto? Nesse caso, você deve mencionar onde o produto está disponível. Você quer que o leitor visite seu site para participar de uma competição ou saber mais sobre sua empresa? Nesse caso, você deve indicar o endereço da web ou um número de telefone.

Avisos

Não forneça detalhes de contato de terceiros sem sua permissão. Além disso, eles devem estar disponíveis durante o horário normal nos dias seguintes à divulgação do comunicado de imprensa.
Lembre-se que muitos editores estão sobrecarregados e muitos editores são dissimulados. Se você tornar mais fácil para eles, eles farão algo com isso mais cedo. Se o seu comunicado de imprensa se assemelhar ao modo como o editor publicará o artigo, ele poderá ser publicado quase inalterado. Mas se você o encher de discursos de vendas confusos ou se não seguir o livro verde, o editor mudará tudo. Todos afirmam que são os melhores, então não perca tempo do editor. O local correto para colocar uma descrição é na seção de informações da empresa do comunicado de imprensa. Mas sempre mantê-lo preciso e factual.
Sempre use uma citação - de preferência da pessoa mais importante envolvida com o assunto do comunicado de imprensa. Não precisa ser uma citação real, mas deve ser um pouco plausível. De qualquer forma, é importante verificar se a pessoa em questão concorda com o que é colocado em sua boca. Uma citação permite que um jornalista ocupado prepare um artigo inteiro sem ter que fazer uma entrevista extra.
Os comunicados de imprensa devem ser tão positivos quanto possível. Evite frases como `após a renúncia do presidente anterior` ou `após um período de silêncio`. Um jornalista pode decidir investigar esses assuntos em vez de apenas escrever sobre o que está no comunicado de imprensa. Isso pode resultar em um artigo insatisfatório para você, mesmo que não tenha havido nada de errado com a demissão (talvez o presidente estivesse doente).
Ao enviar um comunicado de imprensa por e-mail: o assunto nunca deve ser `comunicado de imprensa`. Então você não vai se destacar. Chame a atenção do editor usando o título cativante como assunto do e-mail, por exemplo "Haas B.V. ganha concurso de linha de alta velocidade`.