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Se sua empresa usa papel timbrado pré-impresso, você pode escolher isso para não precisar mais digitar o nome e o endereço da empresa. Ao digitar o endereço, faça-o alinhado na parte superior, direita ou esquerda, dependendo de sua preferência ou da empresa em que trabalha. 
Uso "A quem possa interessar" (A quem isto interessa) só se você não sabe exatamente a quem endereçar a carta. Se você não conhece muito bem o destinatário, "Caro senhor / senhora" (Prezado senhor/senhora) uma escolha segura. Você também pode usar o título e o sobrenome do destinatário na saudação, por exemplo: "Caro Dr. Smith" (Caro Dr. Smith). Se você conhece melhor o destinatário e está em um relacionamento mais casual, pode usar o primeiro nome dele na saudação, por exemplo: "Querida Susan" (Querida Susan). Se você não tiver certeza se o destinatário é um homem ou uma mulher, é melhor usar o nome completo dele, por exemplo: "Querida Kris Smith" (Caro Kris Smith). Use uma vírgula após a saudação e dois pontos após “A quem possa interessar.” 
Se você conhece bem o destinatário, pode adicionar uma ou mais frases amigáveis desejando-lhe bem. Use sua intuição para determinar quanta informação pessoal fornecer. Um pouco de humor às vezes pode ajudar em um contexto de negócios, mas sempre tenha cuidado extra ao fazer piadas. Normalmente, com uma carta comercial, você deseja persuadir o leitor a fazer algo: mudar de ideia, resolver um problema, pagar ou agir. Forneça argumentos claros para isso. 
Se você acha que sua caligrafia não é tão elegante e não combina com sua personalidade profissional, digite o endereço no computador e imprima diretamente no envelope.
Escreva uma carta comercial
Contente
Como escrever uma boa carta comercial em inglês? Nas cartas comerciais geralmente é usado um formato padrão que não é difícil de aprender e que você pode adaptar ao conteúdo da sua carta. Os elementos que você deve sempre incluir em uma carta comercial são a data: informações sobre o autor da carta e o destinatário e alguns parágrafos principais. Siga as etapas abaixo para escrever sua carta e ajustar a carta, se necessário, às regras que se aplicam à sua empresa.
Degraus
Método 1 de 4: Como iniciar sua carta?
1. Use o formato correto. Independentemente do conteúdo de sua carta, certas regras padrão se aplicam a um layout comercial. Em uma carta comercial, você deve usar uma fonte comumente aceita, como Arial ou Times New Roman. Organize os parágrafos em blocos - por exemplo, no início de um novo parágrafo, pressione duas vezes "Entrar" e não pule.
- Se você quiser imprimir a carta para envio, use papel timbrado da empresa, se possível. Não apenas o logotipo e o endereço da empresa estão imediatamente nele; sua carta também causa uma impressão mais profissional.
- Você também deve preparar uma carta comercial que você envia por e-mail de acordo com um formato padrão. Não use fontes estranhas em um e-mail comercial e use apenas as cores preto e branco.
2. Sempre inclua detalhes da empresa em sua carta. Coloque o nome e o endereço da empresa no topo e comece cada parte do endereço em uma nova linha. Se você é autônomo ou trabalha como freelancer, digite seu próprio nome no lugar ou logo acima do nome da empresa.
3. Então anote a data. A maneira mais profissional de fazer isso é escrever a data completamente, por exemplo "1º de abril de 2012" (em uma carta comercial em inglês: "1º de abril de 2012" ou "1º de abril de 2012"). Digite a data alinhada à esquerda, algumas linhas abaixo do endereço do remetente.
4. Detalhes do destinatário. Insira o nome completo do destinatário, cargo (se aplicável) e nome e endereço da empresa (nessa ordem). Iniciar cada seção em uma nova linha. Adicione um recurso, se necessário. Alinhe os detalhes do destinatário à esquerda, algumas linhas abaixo da data.
5. Escolha a saudação certa. A saudação é uma maneira importante de mostrar respeito, e qual saudação você escolherá dependerá se você conhece ou não a pessoa a quem a carta é endereçada, quão bem você conhece essa pessoa e quão formal é seu relacionamento. Para uma carta comercial em inglês, você pode escolher entre as seguintes opções:
Método 2 de 4: O coração da carta
1. Escolha o tom certo. Tempo é dinheiro como dizem, e isso certamente se aplica aos empresários. Portanto, escreva sua carta em um tom conciso e profissional. Certifique-se de que sua carta seja lida sem problemas, indo direto ao ponto e mantendo as observações introdutórias curtas no primeiro parágrafo. Por exemplo, você sempre pode começar com "Venho por este meio escrever-lhe sobre..." e seguir em frente a partir daí.
- Evite o incômodo de escrever transições floreadas, palavras extravagantes ou frases longas e tortuosas - tente obter o que você quer dizer da maneira mais suave e clara possível.
- Para tornar sua carta ainda mais concisa, é melhor evitar construções passivas. Deixe sua própria opinião para trás e limite-se aos fatos.
2. Escreva de forma clara e concisa. Diga ao leitor exatamente o que você quer dizer. Ele ou ela só responderá rapidamente se sua intenção for clara e clara. Certamente, se você deseja obter um determinado resultado com sua carta ou deseja garantir que uma ação seja tomada, indique claramente do que se trata e explique a situação com o mínimo de palavras possível.
3. Quando apropriado, você pode usar um tom um pouco mais solto. Cartas são escritas por pessoas para pessoas. Portanto, evite ao máximo as formulações padrão – Você não pode construir um relacionamento com alguém com cartas prontas e impessoais. Mas não use linguagem muito informal ou gírias como "você sabe" (você sabe),"Quero dizer" (quero dizer), ou contrações como "quer" (Por causa de). Mantenha um tom profissional, mas seja amigável e prestativo ao mesmo tempo.
4. Seja sempre educado. Até mesmo fazer uma reclamação ou levantar um problema pode ser feito de maneira educada. Mostre que você é tolerante e prestativo, demonstrando empatia pela situação do destinatário e oferecendo-se para fazer tudo o que estiver ao seu alcance.
5. Termine a carta. Resuma seus pontos no último parágrafo e explique seu plano de ação ou o que você espera do destinatário. Sempre diga que ele ou ela pode entrar em contato com você se houver alguma dúvida ou preocupação e obrigado pela atenção que ele deu à carta/tópico em questão.
Método 3 de 4: O fechamento da carta
1. Escolha um cadeado. Assim como a saudação, você pode usar o cadeado para mostrar respeito e formalidade. De "Conheceu vriendelijke groeten" ou "Atenciosamente" (Atenciosamente) você geralmente está sempre certo em inglês, mas você também pode pensar em "Cordialmente," "respeitosamente," "Cumprimentos" e "Sinceramente." Frases finais ligeiramente menos formais, mas ainda profissionais em inglês incluem "Tudo de bom", "Muitas felicidades," "Atenciosamente," e "obrigada." Use uma vírgula após a frase de encerramento.
2. Assine a carta. Deixe cerca de quatro linhas abertas para sua assinatura. Assine a carta depois de imprimi-la ou, se estiver enviando por e-mail, digitalize sua assinatura e cole a imagem na parte inferior da carta. É melhor usar tinta azul ou preta para isso.
3. Digite seu nome e detalhes de contato na parte inferior. Digite seu nome, número de telefone, endereço de e-mail e outros detalhes de contato sob sua assinatura. Inicie cada um dos dados em uma nova linha.
4. Se necessário, adicione o "Anexos" por favor. Se você anexou documentos adicionais para as informações do destinatário, indique o número e o tipo de anexos algumas linhas abaixo de suas informações de contato, por exemplo: "Anexos (2): Curriculum Vitae, brochura."
Método 4 de 4: Finalizando a carta
1. Confira a carta. A maneira como você se apresenta é essencial se você quiser causar uma impressão profissional. Certifique-se de que o destinatário possa ver rapidamente que você possui os recursos certos e que está no controle revisando sua carta e corrigindo quaisquer erros. Use o corretor ortográfico, mas também leia sua carta com atenção antes de enviá-la.
- Pergunte a si mesmo se sua carta é clara e concisa. A carta contém parágrafos com mais de 3 ou 4 frases? Se sim, veja se você pode encurtá-lo de alguma forma.
- Se a carta for muito importante, você pode pedir a um amigo ou colega para lê-la para você. Dois veem mais de um e, às vezes, um par extra de olhos pode ajudá-lo a identificar erros ou formulações estranhas que você não viu.
2. Envie a carta. Envie o e-mail ou poste a carta em um envelope comercial (se possível, use um envelope com o logotipo da empresa). Escreva cuidadosamente seu próprio endereço e o endereço do destinatário nele. Dobre a carta em terços para que o destinatário veja primeiro a parte de cima e depois a parte de baixo. Forneça postagem suficiente e envie a carta.
Pontas
- Use uma boa caneta para assinar a carta.
- Sempre enfatize o lado positivo das coisas. Mencione o que você pode fazer em vez do que você não pode fazer. Por exemplo, se um produto estiver esgotado, não diga ao cliente que você não pode entregar o pedido; em vez disso, diga que o produto está em alta demanda e está esgotado. Em seguida, você informa ao cliente quando pode entregar o pedido.
- seja pontual. Se você não puder enviar uma resposta completa em uma semana, informe o destinatário e inclua também quando ele pode esperar uma resposta completa.
- Ao escrever uma carta complicada, muitas vezes é bom preparar um rascunho primeiro.
- Anote os tópicos que deseja abordar em sua carta. A ordem não importa.
- Para cada tópico, faça uma lista de palavras-chave, exemplos, argumentos e fatos.
- Verifique se todos os tópicos em seu rascunho são relevantes para seu objetivo e público.
- Apague tudo o que não é relevante.
- Coloque as informações na ordem mais prática para o leitor.
Avisos
- Certifique-se de que o tom da sua carta não seja muito brusco nem muito intrusivo – lembre-se de que com uma carta comercial você está tentando construir ou melhorar um relacionamento profissional.
- Cuidado com a bajulação. Não há problema em fazer um elogio sincero, mas se você exagerar, significa que você depende de elogios e bajulação para fazer seu trabalho em vez de usar suas qualidades profissionais.
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