Escrevendo um relatório de negócios

1. Apresente uma ideia. Um relatório que apresenta uma ideia é chamado de relatório de recomendação/relatório de aconselhamento. Você pode usar esses relatórios para fornecer conselhos à administração ou outros tomadores de decisão importantes. Este relatório geralmente tem um resumo e uma seção intermediária. O resumo enfatiza seu conselho.

• Você pode querer uma impressora 3D para o seu departamento. Para convencer seu gerente a comprar uma, você pode escrever um relatório consultivo solicitando formalmente à equipe de gerenciamento uma impressora.

2. Apresentar os riscos de uma oportunidade específica. Um relatório de pesquisa pode ajudar a determinar os riscos de uma ação específica. Este relatório ajuda a empresa a ver quais possíveis consequências ela pode esperar. Este relatório inclui uma introdução, corpo e conclusão. A introdução destaca o problema sob investigação. A seção do meio é usada para discutir os fatos e os resultados da investigação. E a conclusão resume tudo.

3. Apresentar informações de conformidade a um corpo diretivo. Este relatório, chamado de relatório de conformidade, ajuda as empresas a demonstrar sua responsabilidade. Uma empresa usa um relatório de conformidade para provar a um órgão de governo (autoridade municipal, governo, etc.).) que segue todas as leis/regras aplicáveis ​​e que gasta dinheiro com sabedoria. Este relatório contém uma introdução, um corpo e uma conclusão. A introdução geralmente contém uma visão geral dos principais capítulos do relatório. A seção do meio contém os dados específicos, os fatos, etc., que o corpo diretivo deve saber. A conclusão resume tudo.

4. Apresentar a viabilidade de uma ideia ou projeto proposto. Um relatório de pesquisa que determina se uma ideia funciona ou não é chamado de estudo de viabilidade. Este relatório deve conter um resumo e corpo. O resumo apresenta a ideia. O corpo contém os benefícios, problemas potenciais e custos relacionados da ideia. Uma empresa pode usar um estudo de viabilidade para responder a perguntas como estas:

5. Apresentar resultados de pesquisas de outros estudos. Este tipo de relatório de pesquisa apresenta uma investigação sobre um problema específico. Oferece uma perspectiva detalhada sobre um problema muito específico. O relatório deve conter um resumo (sumário), uma introdução, métodos, resultados, conclusão e uma recomendação. Deve também mencionar as fontes dos referidos estudos.

6. Ajude uma empresa a melhorar políticas, produtos ou processos por meio do monitoramento. Este relatório, chamado de relatório periódico, é escrito de vez em quando, por exemplo, semanal, mensal, trimestral etc. Ele examina a eficiência, lucros e perdas ou outras métricas mensuráveis ​​em um intervalo escolhido.

7. Relatório sobre uma situação específica. Uma situação específica - em oposição a um determinado intervalo - requer uma análise situacional. Uma situação pode ser tão simples quanto a informação apresentada em uma conferência, ou tão complexa quanto um relatório sobre a resposta a um desastre natural. Esses relatórios contêm uma introdução, corpo e conclusão. Use a introdução para descrever o evento e dê uma breve prévia do que você discutirá na seção intermediária. A conclusão discute as ações tomadas ou necessárias na situação.

8. Apresentar soluções diferentes para um problema ou situação. Use um relatório de medida para fornecer soluções diferentes para uma determinada situação. O escritor pode propor uma determinada ação ou ação com base nos resultados. O relatório deve conter introdução, corpo e conclusão. A introdução indica o objetivo do relatório. A seção do meio apresenta a situação ou problema, seguido por possíveis soluções/alternativas. A conclusão revela a melhor solução ou alternativa.

1. Determine seu objetivo e o formato. Pergunte a si mesmo o que você deseja alcançar com o relatório.Escolha um dos relatórios mencionados acima, com base na meta desejada.

• Crie um objetivo preciso, independentemente da resposta. Se estiver confuso, seu relatório apenas confundirá seu leitor, afetando a confiabilidade do relatório.
• Por exemplo, você deseja um orçamento de publicidade maior para seu departamento. Concentre seu relatório no orçamento de publicidade atual e em como você pode usar um orçamento maior com eficiência.

2. Determine quem é seu leitor. Seu leitor pode ser uma parte externa (alguém que não trabalha na sua empresa) ou alguém dentro da sua empresa. Pense no conhecimento que seu leitor tem sobre o assunto e quão confiante ele está com isso. Pense também em como o leitor usará as informações do relatório.

3. Decida o que aprender. A parte mais difícil de escrever um relatório de negócios não é a redação em si. Está compondo a conclusão e coletando os dados necessários para apoiar essa conclusão. Isso requer várias habilidades, incluindo coleta de dados e análise de mercado. O que você - e, em última análise, a gestão - precisa saber para tomar uma decisão informada sobre o assunto?

4. Colete os dados certos para o seu relatório. É importante que seus dados venham de uma pesquisa completa; caso contrário, você corre o risco de afetar a confiabilidade. A coleta dos dados depende do tipo de relatório que você está escrevendo. Certifique-se de usar indicadores precisos que sejam relevantes para o objetivo do relatório.

5. Compile seu relatório. A forma como você compõe seu relatório depende do seu objetivo. Por exemplo, você compila um relatório de conformidade de forma diferente de um estudo de viabilidade. Depois de ter uma ideia de como deseja construir seu relatório, você pode escrever o conteúdo.

6. Tirar conclusões com recomendações específicas. Tirar conclusões claras que seguem logicamente dos dados no relatório. Fornecer uma recomendação clara sobre a melhor política, com base na conclusão.

7. Escreva o resumo executivo. O resumo executivo deve estar na primeira página do relatório, mas deve ser a última coisa que você escreve. O resumo executivo deve apresentar seus resultados e conclusões, bem como uma visão geral concisa do que alguém lerá se optar por ler todo o relatório. Como um trailer em um filme ou um resumo em um ensaio acadêmico.

8. Use infográficos para os dados, se necessário. Em alguns casos, pode ser útil usar gráficos ou tabelas para apresentar dados quantitativos. Use cores para chamar a atenção e destacar as informações. Sempre que possível, use marcadores, números ou caixas de texto para facilitar a leitura do relatório. Isso diferencia seus dados do restante do relatório e aprimora seu significado.

9. Cite suas fontes se necessário. Dependendo do tipo de pesquisa que você fez, você precisará explicar de onde obteve suas informações. O objetivo de uma bibliografia ou página de recursos em um relatório de negócios é fornecer a outras pessoas a fonte das informações, caso elas queiram ver os dados por conta própria.

10. Leia seu relatório novamente. Erros de ortografia ou erros gramaticais simples podem dar a seus leitores a impressão de que você não se esforçou o suficiente. Esses erros podem até colocar em dúvida a confiabilidade de seus resultados. Certifique-se também de apresentar suas informações de maneira clara e precisa.

11.Escreva um índice. Prepare o relatório de negócios da forma mais formal possível e crie um índice para que seja perspicaz e as pessoas possam passar rapidamente para um capítulo. Inclua todos os capítulos relevantes, especialmente o resumo executivo e a conclusão.

12. Vincule seu relatório de negócios. Um relatório completo e cuidadosamente pesquisado combina melhor com uma bela apresentação. Pode ser uma linda pasta, encadernador ou papel. Trata-se de fazer com que seu relatório de negócios pareça nítido para que seu leitor queira lê-lo.