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Por exemplo, se você acha que sua empresa deve trocar de fornecedor, converse com a equipe da cozinha que trabalha para o fornecedor atual. O que eles pensam? Eles talvez trabalharam em outro lugar com outros fornecedores? Que diferenças eles veem? O que seus colegas pensam do fornecedor? Se você não estiver satisfeito com a comida, pode ser apenas seu gosto pessoal, em vez de a qualidade ser inferior. 
Por exemplo, no exemplo do bufê, você poderia escrever: “A empresa X trabalha com o bufê Y há 7 anos. Durante este período, o número de refeições à escolha diminuiu de cinco para duas. O número de pratos vegetarianos diminuiu e, em alguns dias, nenhum prato vegetariano é oferecido.” 
Por exemplo, você pode escrever: “Aconselho a Empresa X a mudar para outro fornecedor. A empresa X tem várias opções a esse respeito. O Caterer W e o Caterer Z oferecem mais opções de refeições e têm um nível de custo comparável ao do fornecedor atual. Além disso, Cateraar Z pode atender melhor às necessidades de nossos colaboradores, pois possui uma extensa variedade de pratos vegetarianos, veganos e sem glúten. Embora o Caterer W ofereça menos pratos veganos, eles também seriam uma boa opção. Pesquisas no início deste ano mostram que 40% de nossos funcionários são vegetarianos, 10% são veganos e 2% de nossos funcionários seguem uma dieta sem glúten.” 
”Para mudar de fornecedor, é necessário: 1. Rescindir o contrato atual com o Fornecedor Y; 2. convidar o Caterer W e o Caterer Z para uma sessão de degustação; 3. Faça uma escolha para um dos dois fornecedores; 4. Para celebrar um contrato com o fornecedor selecionado. Espera-se que o custo do novo contrato seja comparável ao custo do contrato atual com o Fornecedor Y. Se cumprirmos o período de aviso prévio acordado no contrato atual com o Fornecedor Y, não há custos associados ao cancelamento. A mudança para outro fornecedor pode, portanto, ser neutra em termos de custos, com possíveis efeitos positivos na satisfação dos funcionários, porque a oferta na cantina é aumentada.” 
Necessário: grupo de trabalho que avalia os diferentes fornecedores (4 funcionários de diferentes partes da organização), 2 horas para a sessão de degustação, 3 horas para preparar o relatório de avaliação.” 
”Como mostra esta proposta, o Caterer Y reduziu a variedade de pratos nos últimos 7 anos. Caterer W e Caterer Z oferecem uma gama mais ampla com o mesmo custo. Recomendo organizar uma sessão experimental com estes dois fornecedores com o objetivo de selecionar um novo fornecedor para a nossa empresa. A expectativa é que isso aumente a satisfação e a retenção dos funcionários.” Nomeie os benefícios financeiros e quantitativos. A sua inovação, por exemplo, leva à redução de custos? Então indique que. Nomeie os benefícios qualitativos. Às vezes, os benefícios de uma proposta não podem ser declarados com números concretos. Por exemplo, se sua proposta aumenta a satisfação do funcionário, indique isso. Os benefícios qualitativos podem ser tão valiosos quanto os quantitativos. 
Depois de encontrar a pessoa certa, tente agendar uma reunião física com ela para discutir a proposta. Dessa forma, você recebe mais atenção para a proposta do que se a enviar em papel ou por e-mail.
Escrevendo uma proposta de gestão
Elaborar uma proposta de gestão faz sentido se você vê oportunidades de melhorar processos, aumentar as vendas ou realizar economias. Você também pode escrever uma proposta se vir algo que acha que deveria ou poderia ser feito de forma diferente. Se você deseja preparar uma proposta para a gestão de sua empresa, reserve um tempo para reunir as informações necessárias. Discuta a proposta com os colegas para ver se eles concordam. Aborde a gestão da maneira certa.
Degraus
Parte 1 de 2: Escrevendo sua proposta
1. Determine qual é o problema. Se você deseja propor a racionalização de processos ou redução de custos, você precisa ter uma visão clara de qual é o problema. Muitas vezes você mesmo tem uma foto dele, mas se quiser fazer uma observação e resolver algo, certifique-se de poder expor o problema de forma concisa.
2. Faça pesquisas. Antes de começar a redigir sua proposta, é importante verificar todos os fatos. Converse com os envolvidos. Isso pode ser, por exemplo, colegas, supervisores ou clientes. Leia sobre empresas semelhantes e o que elas podem fazer de maneira diferente.
3. Escreva uma descrição do problema. Para apresentar sua proposta, descreva a situação atual. Forneça todos os fatos relevantes. Por exemplo, quem está envolvido, datas e locais. Não faça julgamentos de valor nesta seção; limite-se a um esboço objetivo da situação atual.
4. Explique qual é a sua solução. Após identificar o problema, descreva a solução que você propõe. Se a sua proposta consiste em vários elementos, comece com o elemento mais importante da sua proposta. Mostre que suas descobertas são baseadas em pesquisas.
5. Faça um plano. Descreva cada passo a ser dado para implementar a proposta. Indique por etapa quais os custos associados a essa etapa e qual é o lead time. Seja transparente em quais custos são certos e quais dependem de certos fatores. Você pode numerar os passos se quiser. Em seguida, forneça informações mais detalhadas. Não superestime os benefícios da sua proposta. Indique o mais objetivamente possível quais são os retornos esperados.
6. Indique quais objeções podem haver. Mostre que você percebe que há possíveis objeções à proposta. Por exemplo, é de se esperar resistência dos funcionários?? Talvez alguns colegas sejam grandes fãs do fornecedor atual. Indique o que pode ser feito para remover quaisquer objeções e minimizar os riscos.
7. Indique o que é necessário para implementar a proposta. Se sua proposta significa que coisas precisam ser compradas ou funcionários extras precisam ser destacados para a implementação, indique isso. Indique também qual o compromisso de tempo necessário. Você pode fazer isso na forma de uma lista de verificação. Por exemplo:
8. Finalize com os principais benefícios. Seja qual for a mudança que você propor, repita-a no final. Resuma seus três pontos principais e conclua com uma frase resumida. Pense nisso como o resumo executivo. Por exemplo:
Parte 2 de 2: Envie sua proposta
1. Mostrar a proposta a um colega. Peça a um colega para lhe dar feedback sobre sua proposta. Talvez seu colega concorde totalmente com sua proposta. Se seu colega não concordar totalmente com sua proposta, pense nas objeções dele. Se você acredita que as objeções são justificadas, ajuste sua proposta. Se você acredita que as objeções são justificadas em si mesmas, mas não levam a uma conclusão diferente, indique as objeções na seção em que você descreve as possíveis objeções à proposta.
2. Raspar. Quando sua proposta estiver pronta e você tiver outra pessoa para revisá-la, revise-a completamente. Todas as frases são executadas corretamente, não há erros de ortografia, é sucinto o suficiente. Você não quer que sua proposta seja muito longa, porque a gerência pode não lê-la. Um máximo de duas páginas é um bom tamanho.
3. Envie a proposta para a administração. Quando sua proposta estiver concluída, determine a quem enviá-la. Em algumas organizações é claro quem tem a palavra sobre um determinado tópico. Em outras organizações isso é menos claro. Pergunte a quem contactar. Os secretários muitas vezes estão bem cientes disso.
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