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Um pedido de desculpas curto e simples é suficiente, como: "Desculpe, não posso ir desta vez.` Não use linguagem vaga e não diga que `talvez` não consiga manter o acordo. É sempre melhor ser direto e honesto. 
Não há necessidade de entrar em detalhes sobre o motivo, mesmo que você seja honesto. Bordar pode fazer parecer que você está inventando algo. Nunca diga "algo mais importante surgiu" ou algo assim. Não invente desculpas. Você corre o risco de a outra pessoa descobrir que você não foi honesto, o que pode piorar a situação. 
Isso é especialmente importante se a outra pessoa o receber como um favor, como um profissional em sua área com mais experiência. 
Por exemplo, você pode dizer "Estou livre às sextas depois das 14h".00h00 e sempre às segundas ou terças-feiras entre as 13h00.00 horas e 17.00 horas. Esses horários são convenientes para você ou você prefere outro horário?` 
Você também pode sugerir uma reunião do Skype ou Google Hangouts se a pessoa que você está tentando reagendar estiver muito ocupada ou longe. 
Por exemplo, se você não tem nenhum compromisso em dezembro, mas sabe por experiência que seu calendário ficará cheio nos feriados, é melhor não reagendar seu compromisso para esses dias. 
Cancelar um compromisso
Contente
Seja devido a um atraso inesperado, problemas de trânsito ou um mal-entendido no planejamento, às vezes ter que cancelar um compromisso é inevitável. Dar a notícia para a pessoa com quem você vai perder o encontro pode ser assustador, mas se você for honesto e educado e avisá-la o mais rápido possível, a pessoa provavelmente entenderá. Faça um novo compromisso no mesmo horário que você cancela ou então o mais rápido possível, e ofereça-se para se encontrar perto da pessoa para facilitar para ela.
Degraus
Parte 1 de 2: Cancele educadamente seu compromisso
1. Entre em contato com a pessoa com quem você concordou o mais rápido possível. Quanto mais você esperar com isso, mais difícil será para ele ou ela. Ao cancelar com antecedência, você indica que respeita o tempo dele.
2. Ligue para cancelar seu compromisso pessoalmente se você cancelar no último minuto. Se for menos de um dia, você deve ligar diretamente para a pessoa com quem você concordou. Enviar e-mails, mensagens de texto ou receber uma ligação de agente em seu lugar pode parecer falta de consideração quando você o incomoda com uma mudança de última hora.
3. Ofereça um pedido de desculpas sincero. Mesmo que você cancele com muita antecedência, deixe-o saber que você sente muito por ter que cancelar o compromisso. Ele ou ela pode ter cancelado outros planos para conhecê-lo e você pode ter causado desconforto ao cancelar.
4. Explique brevemente por que você não terá sucesso. Se você tiver um bom motivo, como problemas de trânsito ou doença, informe-os por isso que você teve que cancelar. Se você tiver um motivo menos aceitável, como esquecer o compromisso ou agendar acidentalmente um compromisso duplicado, dê uma explicação geral, como: "Aconteceu algo do qual não consigo me livrar".`
5. Deixe a pessoa saber que você aprecia o tempo dela. Certifique-se de enfatizar que você aprecia que ele ou ela está mudando o compromisso e que você se arrepende de ter que cancelar. Deixe claro que você reconhece que o tempo dele não é ilimitado.
Parte 2 de 2: Faça outro compromisso
1. Ofereça-se para se encontrar novamente quando cancelar. Isso não apenas evitará o incômodo de reagendar mais tarde, mas também mostrará que você ainda está interessado no compromisso. Ao ligar ou enviar um e-mail para cancelar, você deve acabar dizendo que deseja reagendar quando for mais conveniente para ele.
2. Por favor, indique alguns horários em que você está disponível para atender. Você tem que fazer o seu melhor para cumprir a agenda da outra pessoa, mas é útil dar a ela algumas opções para escolher. Descubra três ou quatro vezes que você está disponível e pergunte se esses horários combinam com ele.
3. Ofereça-se para se encontrar perto dele ou dela. Para compensar o cancelamento da primeira reunião, é uma boa ideia tentar tornar a consulta remarcada mais fácil para ele. Ofereça-se para encontrar a pessoa em seu escritório ou em algum lugar perto de onde ela estará no momento.
4. Escolha um momento em que você sabe que pode fazer isso. Cancelar uma vez pode tornar ainda mais irritante ou inconveniente cancelar novamente e pode prejudicar sua reputação com a pessoa com quem você está se encontrando. Verifique cuidadosamente sua agenda e certifique-se de que o novo horário combinado seja conveniente para você e que não haja grandes chances de algo inesperado durante esse período.
5. Observe o horário combinado. Depois de escolher um horário para reagendar seu compromisso, coloque-o em seu calendário. Você também pode fazer uma anotação física e colocá-la em algum lugar onde você a veja para se lembrar.
6. Agradeça à pessoa por sua paciência quando você se encontrar. Comece seu compromisso agradecendo à pessoa ou pessoas com quem você concordou por mudar o compromisso. Você não precisa se desculpar novamente, mas mostrar que você o aprecia por ajustar sua agenda mostra que você aprecia o tempo dele.
Pontas
- Você deve evitar ao máximo cancelar compromissos, pois isso pode ser ruim para você e prejudicar seus relacionamentos.
- Se você concordou com alguém cujos serviços você paga, como um consultor, verifique se ele tem uma política de cancelamento.
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