Escreva um relatório de evento

Você pode precisar escrever um relatório de evento para determinar se um evento foi bem-sucedido comparando os resultados com os objetivos. É uma maneira importante para pessoas ou empresas que organizaram eventos avaliarem se precisam fazer ajustes na próxima vez. Existem certas maneiras de garantir que você faça um relatório de evento bem-sucedido. Isso é importante se você estiver pensando em sediar outro evento!

Degraus

Parte 1 de 3: Preparando seu relatório de evento

Imagem intitulada Escreva uma proposta de doação Etapa 10
1. Determinar o estilo e o layout da apresentação para cada grupo-alvo. Os relatórios de eventos vêm em papel, encadernados ou grampeados, em formato digital, PDF que pode ser enviado por e-mail, apresentações em PowerPoint e assim por diante.
  • Certifique-se de que o relatório do evento esteja dividido em seções claras. Você precisa avaliar como os resultados do evento se saíram em relação aos objetivos. Resuma os principais resultados do evento.
  • Adapte a cobertura do evento às necessidades e interesses de cada patrocinador e seu público-alvo. Pense nos objetivos dos patrocinadores. Até certo ponto, os patrocinadores são o principal público-alvo de um relatório de evento. Eles querem saber se valeu a pena patrocinar o evento. Então pense sobre o que eles querem saber e quais são seus tópicos quentes.
  • Faça também o relato do evento de forma que se adeque à individualidade do evento e dos patrocinadores. Não faça um relatório simples. Outros públicos-alvo do relatório do evento incluem executivos e gerentes financeiros.
Imagem intitulada Diga ao seu melhor amigo que você está deprimido Passo 3
2. Crie um processo para acompanhar as informações que você precisa durante o evento. Você não deve confiar apenas em sua memória.
  • Ao acompanhar informações importantes antes, durante e depois do evento, você pode criar um relatório mais específico e, em última análise, mais eficaz. Isso também permite que você termine mais cedo.
  • Lembre-se de que a coleta de dados é um processo contínuo para o qual você pode envolver várias pessoas, se necessário (incluindo estagiários). A linha inferior é que você não precisa esperar para fazer o relatório até o final do evento.
  • Imagem intitulada Do Research Step 19
    3. Vamos descer aos pontos principais. Um dos problemas com relatórios de eventos é que eles fazem pouco mais do que ruminar a agenda ou se concentrar em declarações edificantes e de bem-estar. Não faça isso. Em vez disso, enfatize os pontos principais com uma visão clara e analítica.
  • Escolha alguns destaques do evento para elaborar. Pense em quais três coisas funcionaram melhor e quais foram as mais surpreendentes.
  • Evite sobrecarregar o relatório com detalhes banais, como o menu do almoço ou um resumo detalhado de toda a apresentação do orador principal. Você tem que trazer coisas que importavam.
  • Parte 2 de 3: Trazendo o conteúdo certo para o seu relatório

    Imagem intitulada Comece uma carta Passo 7
    1. Escreva um resumo de gerenciamento. O relatório do evento deve incluir um resumo de gerenciamento que seja uma versão condensada do relatório completo e detalhado. Lembre-se que o sumário executivo é como uma introdução.
    • Você pode criar dois relatórios - um resumo executivo para pessoas interessadas nos resultados do evento e um relatório mais detalhado e completo para pessoas que realmente contribuíram ou patrocinaram o evento.
    • No sumário executivo você deve focar nos principais objetivos e resultados. O resumo executivo deve ser curto - apenas uma ou duas páginas. Deve resumir os principais pontos do evento e conter uma breve interpretação dos dados.
    Imagem intitulada Get a Patent Step 10
    2. Use recursos visuais em seu relatório de evento. Muitas vezes é mais eficaz usar um gráfico para mostrar estatísticas, em vez de dar aos seus leitores um monte de números.
  • Se o evento foi sobre um novo produto, você pode mostrar uma foto dele. Fotos do evento real ajudam a ilustrar o relatório. Tente obter fotos dos patrocinadores no evento que você possa usar para o seu relatório. Esta é outra tarefa que não pode esperar até depois do evento.
  • Amostras, reproduções e outras amostras no local são boas de usar. Indique o número de pessoas que receberam cupons de patrocinador etc. Documentar a promoção on-site e off-site gerada pelo evento, na mídia, para o público-alvo e para os patrocinadores.
  • Imagem intitulada Torne-se um congressista Passo 17
    3. Documente toda a promoção e cobertura da mídia. Você deseja determinar com que força o evento foi promovido na mídia, em relação aos seus objetivos.
  • Além de circulação e alcance, concentre-se em anúncios impressos e artigos com nomes de patrocinadores e promoção.
  • Documentar publicidade televisiva, publicidade gratuita, alcance, custos de publicidade e cobertura de notícias.
  • Não se esqueça de documentar a cobertura de rádio, anúncios na mídia, custos de publicidade, promoções, relatórios de auditoria e assim por diante.
  • Imagem intitulada Escreva um discurso apresentando-se Passo 10
    4. Faça uma declaração sobre os objetivos do evento. É muito importante vincular os objetivos do evento aos resultados, então certifique-se de incluir um lembrete de qual era a missão original do evento e quais objetivos foram definidos.
  • Você pode adicionar o programa do evento. Você também pode discutir quem foram os principais participantes do evento. No entanto, mantenha essas partes curtas.
  • Certifique-se de passar a maior parte do tempo gravando e discutindo os principais resultados do evento e comparando-os com os resultados desejados. Seja realista e não tente fazer as coisas parecerem melhores do que são.
  • Imagem intitulada Candidate-se a um subsídio empresarial Passo 10
    5. Adicionar informações financeiras ao relatório do evento. É importante fornecer uma imagem detalhada do orçamento do evento e o que realmente foi gasto (ou possivelmente recebido). Certifique-se de incluir uma comparação das despesas orçadas com as despesas reais, destacando as coisas que funcionaram bem e as coisas que podem ser melhoradas.
  • Você deve detalhar todos os custos, incluindo atividades de marketing e promocionais, custos de pessoal e custos de patrocínio. É uma boa ideia adicionar um orçamento detalhado. Gerentes e executivos financeiros querem ver evidências para apoiar as conclusões.
  • Adicione um cálculo de ganho bem como custos, patrocínios e documentos comprovativos. Certifique-se de comparar o lucro alcançado com o lucro orçado. Comparado com o que? Essa é uma boa pergunta para fazer.
  • Imagem intitulada Candidate-se a um subsídio empresarial Passo 7
    6. Adicione estatísticas relevantes para os leitores. Você não deve fazer um relatório que contenha apenas informações de bem-estar. O número de pessoas que compareceram é um número que você tem que mencionar. É uma boa ideia fornecer dados mensuráveis.
  • Outras estatísticas e dados pertinentes podem incluir o número de leads de vendas e o número de visitantes em um estande específico. Mencionar dados torna o relatório mais confiável. Fornecer informações sobre os participantes/visitantes. Características demográficas do estado, número de visitantes e resultados de pesquisa dos visitantes (como comportamento de compra).
  • Relatório sobre o número de pessoas que responderam às campanhas dos patrocinadores e sobre doações de caridade. Documente o impacto econômico e a participação dos funcionários.
  • Imagem intitulada Sucesso no Marketing de Rede Passo 16
    7. Fornecer um elemento qualitativo que contextualize os dados. Seu relatório deve conter estatísticas, mas você também precisa de declarações dos participantes para fornecer feedback contextual.
  • Colete citações e feedback dos participantes do evento e membros da equipe para que a avaliação do sucesso e das falhas do evento não venha apenas do autor que escreve o relatório. É mais crível então.
  • Considere também se você deseja adicionar pesquisas externas. Dar valor à promoção na mídia é algo que um terceiro pode investigar.
  • Avalie a localização e a configuração. Você deve passar algum tempo avaliando a eficácia do local e da configuração da perspectiva de outras pessoas. Discutir como o espaço foi usado pela conferência, evento, etc.
  • Parte 3 de 3: Finalizando seu relatório de evento

    Imagem intitulada Prepare-se para a faculdade se você
    1.Preencha o relatório a tempo. Tente escrever e publicar o relatório logo após o evento. Certifique-se de agendá-lo em seu calendário para que isso aconteça. Algumas pessoas sugerem publicar um relatório de evento em 30 dias, mas outras dizem que você pode fazer isso em alguns dias.
    • Seja qual for o prazo, certifique-se de cumpri-lo. Talvez você escreva o relatório do evento para uma agência contratada por um cliente específico. Preste atenção a todos os pedidos.
    • A conclusão é que seu público-alvo espera um relatório completo e pontual. Portanto, reserve um tempo para fazê-lo de maneira adequada e adequada, mas não espere tanto que se torne obsoleto.
    Imagem intitulada Spot Fake News Sites Etapa 8
    2.Leia o relatório do seu evento. Certifique-se de que seu relatório de evento tenha a gramática adequada e evite ortografia, pontuação e outros erros de impressão.
  • Certifique-se de que suas respostas tenham profundidade. Uma boa regra geral é a regra de escrita `mostre, não conte.’ Isso significa fornecer exemplos específicos para apoiar pontos gerais no relatório.
  • Não se esqueça do seu público-alvo e certifique-se de que seu estilo de escrita seja formal e profissional. Um relatório de evento não é um documento casual; é um documento essencial para determinar se o evento valeu a pena, por isso deve ser oficial.
  • Pontas

    • Tire mais fotos do que você acha que precisa. Você ficará feliz com as opções mais tarde.
    • Quando você quiser uma cotação de um dos executivos e planejadores, não vá até eles primeiro. Eles são os que ficam mais tempo, então pergunte primeiro ao público; eles são os que vão para casa mais rápido. Não assedie um orador ou supervisor quando ele estiver ocupado com outra coisa; eles estarão disponíveis para perguntas mais tarde.
    • Ao coletar cotações, inicie a conversa e continue fazendo perguntas naturalmente até encontrar a pessoa com quem deseja conversar.
    • Colete mais cotações do que você acha que precisa. Você ficará feliz com as opções mais tarde.
    • Boas fotos mostram a ação do evento ou a reação das pessoas ao evento.
    • Tente obter fotos de todo o evento, incluindo o público e o palestrante em uma foto para mostrar ao leitor o quão grande foi.

    Necessidades

    • Uma camera digital
    • Um bloco de notas
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