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Por exemplo, se o seu projeto envolve a produção e envio de 1.000 camisetas por 1.000 euros, você pode se preocupar se você fez apenas 300, mas já gastou 500 euros. Você também pode ver que está dois dias adiantado e comentar sobre isso. 
Por exemplo, se sua empresa de camisetas está adiantada e atrasada no orçamento, você pode ver isso como um motivo para aumentar a produção e equilibrar as coisas. 
Tente garantir que seu gerente veja todas as informações nos primeiros minutos de leitura do relatório. Por exemplo, você pode iniciar seu relatório imediatamente com algo direto como: “Parker Transport está adiantado no momento. Gastamos 50% do orçamento e produzimos 30% do produto. Ao acelerar a produção, podemos reduzir custos.” Se os gerentes estão satisfeitos com o que veem no início, eles podem já saber o suficiente. Se houver algo no resumo que indique um problema, eles podem passar rapidamente de lá para as informações relevantes mais abaixo no relatório. 
Por exemplo, não escreva algo como "Nossos gerentes de produção, Frank e Sandra, fizeram um bom trabalho. Frank está sempre lá muito cedo e Sandra é sempre a última a sair, para garantir que produzimos tudo a tempo.” Em vez disso, enfatize as datas principais: “Estamos 20% adiantados, pois os líderes de produção (Frank e Sandra) estenderam o tempo de produção em duas horas por dia.” 
Se o seu gerente quiser ver a grande história, você pode nomear um capítulo de Resultados`, outro capítulo de `Desafios` e um terceiro de `Soluções`. Para um gerente que gosta de ver as coisas cronologicamente, tente um capítulo `Progresso desta semana` seguido de `Próximos passos`. 
Se o seu gerente ou empresa solicitar especificamente um relatório totalmente escrito, você deve, é claro, cumprir esse desejo. 
Por exemplo, evite frases como “As vendas de agosto estão indo bem, o melhor mês até agora, graças aos esforços realmente extraordinários de Marie e Sam.” Você pode dizer a mesma coisa muito mais curta: “As vendas de agosto são as melhores até agora, graças ao trabalho duro de Marie e Sam.” 
Se o seu gerente quiser receber relatórios com menos frequência, é claro que você faz o que é solicitado.
Escreva um relatório de status
Um relatório de status pode parecer uma tarefa árdua, mas escrevê-lo pode ser uma ótima oportunidade para se comunicar com a gerência. Independentemente do projeto em que você está trabalhando, você deve se concentrar em fornecer detalhes específicos que descrevam o orçamento e o progresso do projeto. Coloque as informações mais importantes em um resumo no início. Em seguida, acompanhe os principais detalhes que descrevem o projeto em termos de resultados e desafios. Mantenha as coisas curtas, mas informativas e a gerência fica feliz.
Degraus
Parte 1 de 2: Configurando seu relatório
1. Foco nos custos e prazos. Independentemente do projeto em que você está trabalhando, os gerentes querem saber como estão as coisas em termos de orçamento e progresso. Configure seu relatório coletando informações sobre como o projeto está se saindo financeiramente. Além disso, faça alguns comentários sobre se o projeto está ou não dentro do prazo.
2. Seja honesto sobre os problemas. Se você sabe que há problemas de custo e progresso do projeto, não os esconda. Isso só levará a problemas maiores mais tarde. Em vez disso, pense em como esses problemas se relacionam com as coisas que estão indo bem.
3. Fornecer soluções para problemas. Parte do objetivo de um relatório de status é ajudar o gerente a decidir sobre os próximos passos. Você pode ajudar sugerindo soluções para certos problemas que se destacam para você. À medida que você cria o relatório, anote como suas soluções são relevantes para o custo e o progresso.
Parte 2 de 2: Juntando tudo
1. Dê um título ao relatório. Comece seu relatório escrito com um breve resumo, título e data. Como os relatórios de status devem ser curtos, eles não precisam estar em uma página de título separada. Se você estiver enviando o relatório por e-mail, um assunto claro será suficiente para que seu gerente saiba do que se trata o e-mail.
- Algo como “Relatório de Transporte Parker de agosto de 2017” está bem.
- Sempre forneça dados para que fique claro em qual período você está relatando.
- Se sua empresa usa formatos específicos para relatórios, certifique-se de usá-los também.
2. Comece com um resumo. Os gerentes estão ocupados e precisam ver as informações mais importantes imediatamente. Algumas linhas no início do relatório chegam ao cerne da questão, explicando brevemente como o projeto está progredindo em termos de orçamento e progresso.
3. Forneça os detalhes mais relevantes. Liste os resultados mais importantes até agora, com foco em marcos e dados-chave. Informe seu gerente em termos de resultados e não de atividades.
4. Organize os fatos. Aqui você pode adaptar o relatório ao estilo do seu gerente. Se você conhece a maneira de trabalhar do seu gerente, pode adaptar o relatório de acordo. Se você não tiver certeza, concentre-se em um resumo curto e direto em um estilo que você conhece bem.
5. Usar balas. Os gerentes devem receber as informações de que precisam de maneira rápida e fácil de ler. Os parágrafos são muito longos para serem lidos e obscurecem informações importantes. Mas com listas com marcadores, é fácil examinar o relatório.
6. Adicione elementos visuais conforme necessário. Alguns gerentes acham útil adicionar dicas visuais para explicar como um projeto está indo. Por exemplo, você pode colocar uma luz verde ao lado de um marcador de custo se tudo correr bem, mas uma luz laranja ao lado de um sobre o progresso se estiver um pouco atrasado.
7. Revise seu relatório e altere-o conforme necessário antes de enviá-lo ao seu gerente. Erros de ortografia e frases faltando nunca são boas, mesmo em um relatório de status curto e relativamente informal. Não confie apenas em verificadores ortográficos e gramaticais eletrônicos. Para manter o relatório curto e direto, veja o que ainda pode ser feito (como advérbios e adjetivos desnecessários).
8. Informe pelo menos uma vez por mês, a menos que você tenha outras instruções. Sua empresa pode solicitar que você forneça relatórios de status em uma programação, como semanal ou quinzenal. Reportar pelo menos uma vez por mês geralmente é bom para manter seu gerente informado. Entre em contato com ele se não tiver certeza de quando os relatórios de status devem estar em.
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