Instruções gratuitas passo a passo 
Lembre-se de que você provavelmente também precisará usar a copiadora, o scanner e a impressora (e resolver os problemas que seus colegas encontram ao trabalhar com esses dispositivos). Se você sabe que tipo de dispositivo usa, mergulhe nos manuais para resolver os problemas mais comuns. 
Certifique-se de escrever as mensagens em detalhes e de ler o que escreveu. Repita a mensagem e/ou os detalhes de contato ao anotá-los para garantir que você tenha as informações corretas. 
Ouça com atenção o nome da pessoa que o interlocutor está pedindo. Repita se quiser ter certeza. Pergunte se o chamador pode soletrar o nome se for difícil de entender. Transfira a chamada ordenadamente com uma frase padrão, como "Um momento, por favor, vou colocá-lo em contato com o Sr. Smith". Ou se a pessoa estiver falando: "O Sr. Smith está atualmente conversando. Você poderia por favor esperar ou devo passar a mensagem?". Agradeça educadamente ao chamador e transfira a chamada. 
Por exemplo, você pode cumprimentar com: "Bom Dia! Se você se sentar eu estarei bem com você!". 
Verifique se sua empresa possui regulamentações específicas sobre vestuário. Sua empresa pode gostar de trajes formais de negócios, mas lembre-se de nunca.. no vestir-se formalmente (corredores podem não ser apreciados).
Seja um recepcionista
Contente
Toda empresa que recebe visitantes precisa de uma recepcionista. Recepcionista é alguém que recebe visitantes no balcão da empresa ou instituição. Geralmente é a primeira pessoa que o visitante deve encontrar e, como você sabe, as primeiras impressões são sempre muito importantes. A recepcionista deve receber o visitante com cortesia e falar corretamente, também por telefone ou por e-mail. É, por assim dizer, o cartão de visita da empresa.
Degraus
Parte 1 de 2: Ter as habilidades certas
1. Ter excelentes habilidades organizacionais. Como recepcionista, você é o cartão de visita da empresa -- -- você é aquele com quem o cliente fala primeiro e a quem os funcionários procuram para obter informações e planejamento. Além de receber ligações e indicar visitantes, muitas vezes você precisa lidar com clientes, organizar todos os tipos de eventos, marcar compromissos, etc. Como isso envolve muitas responsabilidades, é importante que você como recepcionista esteja bem organizado, para poder fazer várias coisas ao mesmo tempo. Se você não conseguir realizar várias tarefas ao mesmo tempo e concluí-las na ordem correta, não durará muito como recepcionista.
- Uma boa maneira de se organizar é investir em um sistema de arquivamento com o qual você possa trabalhar. É importante que você saiba quais papéis e informações seu chefe, colegas e clientes podem precisar. Mantenha todas essas informações em pastas diferentes - na área de trabalho do computador ou em papel. Organize seu sistema da maneira que funcionar melhor para você - se você precisar de notas adesivas coloridas em neon, tudo bem também.
- Ser organizado também significa que você pode motivar a si mesmo – você não precisa de ninguém para lhe dizer como fazer algo, ou para mantê-lo no caminho certo. Se você for bem organizado, saberá exatamente quais tarefas precisa concluir em um dia e quais são prioritárias.
- Certifique-se de ter (muitos) números de telefone à mão, por exemplo, os de colegas, contratados, vendedores, serviços de emergência, etc. Você vai precisar deles peça por peça em algum momento. Armazene os números de telefone em um programa de computador especial ou em um Rolodex.
2. Certifique-se de ter algum conhecimento técnico. A peça de tecnologia mais importante com a qual uma recepcionista precisa lidar é o telefone - e todos os botões e linhas associados a ele. Conhecimentos de informática também são essenciais - a maioria das recepcionistas deve saber enviar e-mails e usar um processador de texto bem. Também é útil se você souber criar planilhas e usar programas específicos para a empresa em que trabalha.
3. Ser confiável. Espera-se que a recepcionista esteja em sua mesa o tempo todo - a empresa terá uma má reputação se ninguém atender o telefone ou se os tempos de espera forem muito longos. Faça de ser confiável sua prioridade - se seu chefe sabe que pode confiar em você e que você está sempre lá para ajudar, você se torna indispensável.
4. Seja um bom ouvinte. Uma parte importante de ser recepcionista é ouvir outras pessoas - no telefone, quando um cliente faz uma pergunta na mesa ou quando a informação é passada para você. Ser um bom ouvinte pode ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência - você poderá resolver problemas com mais facilidade se entender imediatamente o que alguém está perguntando e poderá encaminhar melhor os clientes para o departamento onde eles podem ser ajudados.
5. Faça anotações em todos os lugares. Se o seu chefe lhe pedir para fazer algo, anote os detalhes. Quando um cliente liga, certifique-se de anotar suas informações (nome, detalhes de contato, o que eles querem, etc.).). As notas ajudam você a se organizar e a lembrá-lo de todas as pequenas coisas que passarão um dia. Anote suas anotações em um caderno ou caderno e mantenha-o sempre com você. Você ficaria surpreso com o quão útil isso é, especialmente se você quiser saber o que aquela pessoa que ligou cinco horas atrás queria novamente.
6. Atenda o telefone educadamente com uma saudação padrão, como "Bom dia, você fala com ____(seu nome), da ____(nome da empresa), como posso te ajudar?". Atenda o telefone após um ou dois toques. Não é bom colocar as pessoas em espera por mais de um minuto (isso é mais do que você imagina).
7. Cumprimente os entregadores de encomendas com o mesmo profissionalismo e cortesia que qualquer outro visitante. Você pode ter que assinar para uma entrega. Verifique se sua assinatura está legível. O entregador pode precisar de instruções sobre onde colocar o pacote. Certifique-se de entrar em contato com os funcionários certos para tais assuntos.
8. Receber os clientes que chegam à empresa de forma eficaz e educada. Depois que o visitante disser quem ele é e quem está procurando, conecte-se com essa pessoa e diga quem está lá. Uma frase padrão que você pode usar para isso é: "Sr. Smit, Sra. Jansen de XYZ b.v. está aqui para o compromisso das 2 horas". Sempre tente dar um nome e sobrenome, e a empresa que eles representam. É útil perguntar se ele / ela tem um compromisso. O Sr. Smit então dará mais instruções onde você pode fazer o cliente esperar e quanto tempo isso levará. Você pode então dizer ao visitante: "Sr Smith está chegando em breve". Ou: "Sr. Smith diz que está terminando uma reunião e está chegando em 5 minutos. Você vai se sentar".
Parte 2 de 2: Ser representativo
1. Certifique-se de ter uma atitude positiva. Como mencionado acima, a recepcionista é o cartão de visita da empresa - os clientes veem você primeiro e você responde às perguntas de pessoas que não podem ir ao escritório. Ninguém quer ser recebido por um rosto azedo ou mal-humorado. Tenha sempre um sorriso no rosto e uma personalidade alegre. Seja paciente com clientes difíceis, mesmo que eles te dêem nos nervos.
- Mesmo se você tiver um cliente muito difícil, lembre-se de que você tem uma personalidade forte e feliz. Diga a si mesmo que eles estão descontando suas frustrações em você, mas saiba que, desde que você faça o possível para acomodá-los, não é você que está fazendo nada de errado. Melhor manter a calma do que explodir.
2. Tenha uma saudação pronta. É sempre importante cumprimentar os clientes de maneira amigável. Mesmo que você precise terminar algo antes de poder ajudar o cliente, é importante cumprimentá-lo para que ele saiba que foi visto e que será ajudado.
3. Seja educado. Seja respeitoso. Trate todos como se fossem a pessoa mais importante que entrou no escritório hoje. Este é o seu trabalho - ninguém se importa se você ficou preso no trânsito por horas esta manhã, ou se acabou de derramar café em seus novos sapatos de couro. Deixe as preocupações pessoais em casa. Certifique-se de que o cliente se sinta confortável e goste de conversar com você.
4. Vista-se de forma representativa. Você representa uma empresa, então você tem que parecer arrumado. Invista em roupas que combinem com a cultura corporativa. Se você é recepcionista em um tipo específico de negócio (por exemplo, uma marca de roupas), pode ser bom usar roupas dessa marca. Tende para o lado conservador, a menos que você trabalhe em algum lugar onde a moda ou outros fatores sejam importantes.
Pontas
- Mantenha as coisas pessoais separadas do seu trabalho. Isso também significa que você não lida com chamadas e e-mails pessoais no trabalho. O departamento de TI pode rastrear suas atividades no computador.
- Seja legal com os gerentes, veja se você pode ajudá-los quando não tiver nada para fazer.
- Lembre-se de quem paga seu salário e seja sempre respeitoso com eles.
- Encontre alguém que possa ficar de olho na mesa ou no telefone quando você precisar ir ao banheiro, quando for almoçar, quando estiver de férias, etc. Dessa forma, não há pessoas com raiva esperando por você quando você voltar.
- Pergunte aos colegas se você pode ajudar com alguma coisa. Melhor fazer amigos ajudando do que inimigos reclamando.
- O manuseio de correspondência geralmente também faz parte do seu trabalho. Descubra no seu primeiro dia para onde ele precisa ir, quem o entrega e quando.
- Esteja sempre disposto a aprender uma nova tarefa. A versatilidade pode lhe trazer muito.
- Escreva as mensagens em duplicado e dê uma cópia à pessoa a quem a mensagem se destina. Ou use um diário, as coisas são mais fáceis de encontrar lá, especialmente se você estiver procurando por um nome ou número de telefone.
Avisos
- Nunca digas "eu não faço isso". Você logo perderá seu emprego.
- Não finja ser legal. As pessoas vêem através dele. Seja genuinamente interessado, educado e respeitoso. Se você não pode fazer isso, você não deveria ser recepcionista. Você derruba a reputação da empresa. Então procure um emprego de escritório onde você não precise vir em público.
- Não discuta com um cliente ou chamador. Encaminhe-o para um superior.
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