Ajustando sua maneira de se comunicar com a situação

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Para aprender a se comunicar de forma eficaz, você precisa adaptar as coisas que você diz e escreve para diferentes contextos. Isso significa que você precisa adaptar seu estilo de comunicação ao seu público. No local de trabalho, isso significa sair do seu caminho para ser claro, respeitoso e profissional. Ao lidar com uma situação emocionalmente carregada, você se concentra em validar os sentimentos da outra pessoa, em vez de colocar sua própria opinião. Se você estiver se comunicando com um grande grupo de pessoas ou fazendo uma apresentação, você pode se adaptar mantendo uma estrutura clara, enfatizando pontos-chave e agindo no público para manter sua energia e atenção.

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Método 1 de 4: Ajustando seu estilo de comunicação

Imagem intitulada Adapte a maneira como você se comunica a diferentes situações Etapa 1

1. Adapte seu vocabulário ao público. É importante poder falar em diferentes registros, alguns dos quais são formais e outros informais. No trabalho ou em sua vida profissional, provavelmente é importante que você pareça educado, informado e polido. No entanto, seus amigos podem esperar ver um lado mais casual de sua personalidade mais cedo. Ao adaptar seu vocabulário à situação, você pode se conectar melhor com outras pessoas.

Certifique-se de usar palavras que os outros entendam.
Por exemplo, gírias e gírias podem ser apropriadas para conversar com amigos, mas podem atrapalhar sua carreira se você as usar no local de trabalho. Da mesma forma, palavras grandes e linguagem profissional no trabalho podem fazer você parecer mais inteligente, mas podem ser irritantes e alienantes se você usar essa linguagem entre amigos.

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2. Espelhe a linguagem e os gestos da pessoa com quem você está falando. Espelhar a atitude da outra pessoa pode deixá-la à vontade. Também o torna mais convincente. Você pode copiar gestos, postura e/ou escolha de palavras.

Basta copiar alguns de seus gestos e escolhas de palavras. Fazer isso demais pode irritá-los.

Apenas espelhe alguém quando for considerado apropriado. Por exemplo, se você é um homem conversando com uma mulher segurando uma bolsa, não é uma boa ideia manter o braço ao seu lado como se estivesse segurando uma bolsa.

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3. Varie seu tom de acordo com a situação. Toon pode dizer muito ao outro sobre a situação. Você pode usar um tom sério ao discutir negócios no local de trabalho, um tom encorajador ao avaliar um funcionário ou um tom casual ao sair com os amigos.

Ao ajustar seu tom, certifique-se de que sua comunicação não verbal e verbal correspondam, o que mostrará sinceridade. Por exemplo, um tom firme e sério seria prejudicado se você risse e relaxasse. Um tom sério combina melhor com um rosto sério e gestos leves, enquanto um tom encorajador combina bem com acenos e mais alguns gestos.

Método 2 de 4: Lidando com funcionários e colegas

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1. Agende reuniões presenciais para tópicos novos ou complicados. Opte pelo contacto pessoal, mesmo que sinta que pode levantar o assunto num email ou newsletter. Dessa forma, você dá às pessoas a oportunidade de fazer perguntas e a chance de fornecer esclarecimentos quando necessário.

Por exemplo, você pode pensar que pode explicar adequadamente as novas regras para os intervalos dos funcionários com um e-mail ou postando as regras no refeitório.
No entanto, se você realizar uma reunião com seus funcionários, pode ter certeza de que todos entendem as regras e podem ser responsabilizados por eles.

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2. Discutir problemas com subordinados em particular. Nunca responsabilize um colega na frente de outros funcionários, pois isso pode causar ressentimento. Os e-mails podem ser mal interpretados, por isso é melhor não abordar os problemas dos funcionários dessa maneira. Agende uma reunião privada para conversar.

Use palavras que possam ser compreendidas pela outra pessoa.

Abra a conversa com algo como "Frank, eu queria falar com você sobre algumas coisas que notei sobre seu trabalho ultimamente, e como podemos fazer algo a respeito". Isso cria um tom firme, mas orientado para o futuro, em vez de um tom excessivamente crítico.

Escreva um resumo de cada reunião depois e envie por e-mail para todos os envolvidos. Isso torna a comunicação ainda mais clara.

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3. Faça uso profissional das mídias sociais. Não envie reclamações pessoais ou informações confidenciais sobre o trabalho por meio de mídias sociais. Em suma, mantenha seu negócio profissional. Se você usa as mídias sociais principalmente para se conectar com amigos, isso pode significar alterar o tom e o conteúdo de suas postagens.

Mantenha suas postagens nas mídias sociais positivas e concisas: `Ei Groningen, venha para a Totalalsport hoje para um desconto de 20% em todos os equipamentos!`

Ao se comunicar com colegas, funcionários ou clientes por meio de mídias sociais, fique longe de ataques pessoais, desabafos, reclamações e imagens inadequadas.

Saiba que tudo o que você publica online pode ser visto por todos.

Muitas pessoas gostam de manter uma conta de mídia social separada - uma para uso pessoal e outra para uso comercial.

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4. Pergunte a si mesmo o que você quer transmitir se não se comunicar pessoalmente. Leia um e-mail ou texto antes de pressionar `enviar`. Se você precisar falar ou ao telefone com alguém, faça algumas anotações sobre o que deseja dizer antes de iniciar a conversa. A comunicação que ocorre por meio de texto pode ser difícil de interpretar porque você não possui dicas contextuais, como tom e expressões faciais. Certifique-se de que você está completamente claro:

Se você estiver escrevendo no local de trabalho, coloque o ponto principal do seu e-mail na linha de assunto ou, se for uma mensagem de texto, no topo. O destinatário apreciará que você economize tempo sendo direto.

Por favor, use a linha de assunto do e-mail com cuidado. Evite tópicos vagos ou óbvios, como "Mensagem sobre o trabalho". Em vez disso, use títulos específicos como `Encontro com Berend Wijmans em 16 de novembro!`

Quando estiver ao telefone, use dicas verbais claras, como "Então, Natasha, estou ligando para falar sobre a queda nas vendas" e "André, quero ter certeza de que entendi". Você pode repetir o slogan mais uma vez?

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5. Separe um tempo para pequenas conversas se você for introvertido. Faça o possível para também conversar informalmente para que, quando as pessoas falarem com você, independentemente do contexto, elas se sintam familiares e confortáveis. Mesmo que você seja introvertido e um bate-papo não seja natural, não é difícil encontrar maneiras de ter conversas neutras com as pessoas.

Atenha-se a tópicos neutros e não controversos. Por exemplo, você pode falar sobre programas de TV populares, comida ou um que você sempre pode usar: o clima.

Por exemplo, tente algo como "Ei, o que você achou do último episódio de Game of Thrones??

Se você estiver em uma posição de liderança ou gerenciamento, conversar ou fazer negócios diários fará com que seus funcionários sintam que você está no nível deles e acessível. Conversar sobre pequenas coisas com um gerente ou chefe ajuda a criar um vínculo, tornando mais fácil falar sobre assuntos mais complexos ou sérios mais tarde.

Método 3 de 4: Lidando com situações emocionalmente carregadas

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1. Use `eu` em vez de `você`. Reformule as coisas que você quer dizer para expressar como você se sente ou pensa, em vez de se concentrar no que outra pessoa fez. Isso torna a outra pessoa menos propensa a se sentir atacada. Por exemplo:

No trabalho, você pode dizer: "Lembro-me de aprender isso como um novo funcionário", em vez de "Você não entende como isso funciona".`
Da mesma forma, é melhor não dizer a um amigo algo como "Você fica chateado com muita facilidade. Em vez disso, diga algo como "Sinto que isso é algo com o qual você realmente se importa.`

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2. Procure uma conexão com quem está chateado. Mesmo que alguém o aborreça, ou quando você tenta mediar entre duas partes, você deve fazer todo o possível para encontrar um terreno comum em situações emocionais. Quando a situação é emocionalmente carregada, o vínculo ajuda a evitar que as pessoas se sintam atacadas. Isso também pode impedir que alguém fique na defensiva.

Enfatize a parceria na maneira como você expressa as coisas. Por exemplo, use frases como "Nós podemos fazer isso" ou "Estamos nisso juntos".

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3. Mostre empatia pela outra pessoa, em vez de críticas. Às vezes, quando as pessoas estão chateadas, elas precisam se expressar e precisam de alguém para apenas ouvir. Mostre que você leva as preocupações deles a sério e está disposto a tentar entender o que está acontecendo. Isso significa que você precisa ajustar a maneira como se comunica para se concentrar mais em responder ao que a outra pessoa está dizendo.

Diga algo como "Eu entendo totalmente por que você está chateado" ou "Você estava certo, isso seria irritante para qualquer um.`

Evite comentários como "Você não precisa ficar muito chateado com isso" ou "Não entendo por que isso o incomoda", mesmo que você se sinta assim.

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4. Faça o seu melhor para mostrar respeito. Desarmar uma situação emocionalmente carregada requer reconhecer a contribuição e o valor de outras pessoas para que elas não se sintam impotentes ou não reconhecidas. Deixe claro o que o outro fez bem, ou quais direitos e poderes o outro tem, como:

Você realmente trabalhou duro nisso, não é?

Acho que você lida com isso com muita paciência.

Método 4 de 4: Comunicação com grupos grandes

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1. Adapte sua apresentação ao seu público. É importante conhecer seu público para que você possa adaptar sua mensagem ao seu público. Você precisa saber quem está na platéia, ter alguma compreensão de seus antecedentes e por que eles estão participando de sua apresentação. Quanto mais informações você tiver, melhor poderá moldar sua apresentação.

Por exemplo, se você estiver fazendo uma apresentação para um grupo de executivos acima de você na hierarquia da empresa, sua linguagem deve ser profissional e polida, desconsiderando piadas ou jargões. No entanto, você pode usar piadas, jargões e linguagem simples ao falar com um grupo de subordinados, pois isso pode ajudar a aliviar a tensão na sala.
Esteja ciente do histórico das pessoas na platéia para garantir que você não use linguagem ou exemplos que sejam ofensivos.

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2. Mapeie o que você quer dizer. Para se comunicar claramente com um grupo grande, você precisa de um plano para o que quer dizer, em vez de conversar informalmente com poucas pessoas. Caso contrário, você corre o risco de perder a atenção do seu público. Agende o seguinte:

Os principais pontos que você deseja enfatizar. Por exemplo, se você estiver apresentando a nova estratégia de vendas de três pontos da sua empresa, planeje falar um pouco mais alto quando mencionar cada ponto pela primeira vez.

Momentos em que você pode querer desacelerar (como introduzir informações novas ou complicadas).

Lugares naturais em sua apresentação quando você pode pausar, como depois de apresentar cada ponto de uma estratégia de vendas em três pontos. Isso dá aos participantes tempo para permitir que as informações sejam absorvidas.

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3. Indique os pontos principais da sua apresentação. Use frases-chave para delinear pontos-chave em sua conversa. Pode ser difícil acompanhar apresentações orais, mas esses `sinalizadores` ajudarão seu público a acompanhar o texto. Boas frases para sublinhar são:

`Avançar...` (para introduzir um novo ponto).

`Como eu disse antes...` (para lembrar o público do seu ponto principal).

`Para encerrar as coisas...` (para que eles saibam que o final do seu texto está se aproximando).

Diga às pessoas quando você vai responder a perguntas. Você poderia dizer: `Guarde suas perguntas para depois da apresentação, então eu vou respondê-las.

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4. Crie recursos visuais para enfatizar pontos-chave. Crie uma apresentação de slides simples. Use a apresentação de slides como uma forma de enfatizar pontos importantes, não explicá-los em detalhes. Caso contrário, seu público assistirá aos slides em vez de prestar atenção ao que você está dizendo.

Use apenas uma pequena quantidade de texto ou imagens por slide. Por exemplo, se você estiver delineando três metas para o próximo ano da sua organização, crie um slide que leia "Meta 1: aumentar a associação em 10%".

Isso é informação suficiente para lembrar ao público o ponto que você está prestes a apresentar, mas não tanto que o foco deles se desvaneça.

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5. Interaja com seu público. Inclua pausas em sua apresentação, faça perguntas e incentive as pessoas a fazer perguntas se precisarem de esclarecimentos sobre uma das apresentações. Você também pode se dirigir às pessoas na platéia diretamente, seja pelo nome ou olhando-as nos olhos. Isso ajuda a tornar a apresentação mais envolvente, atrair a atenção do público e aumentar a quantidade de informações que eles podem extrair da sua conversa.