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Por exemplo, a carta pode perguntar sobre o status de um pedido. Se você não estiver envolvido no processo de contratação, ligue para o gerente de contratação para verificar o status da inscrição antes de responder. 
Se a pessoa a quem você entregou a carta demorar algum tempo para responder, é uma boa prática responder ao autor original que você encaminhou a carta para alguém mais qualificado para responder à carta. Isso permite que o escritor saiba que sua mensagem foi recebida e que alguém está trabalhando nela. 
Uma abertura simples como "estou escrevendo em resposta à sua carta de 13 de junho" é perfeita para uma carta de resposta. Se você não for a pessoa original para quem o destinatário escreveu a carta, indique quem lhe enviou a carta. Por exemplo, escreva: "Nossa representante de atendimento ao cliente, Michelle Harris, encaminhou sua carta para mim.` 
Diga sobre o que a carta original perguntou e, em seguida, responda à pergunta. Por exemplo: `Na sua carta, você perguntou quem é a pessoa de contato para perguntas da mídia. Essa pessoa é Janet Walters. Seu endereço de e-mail e número de telefone são os seguintes.` Para perguntas mais longas, use uma lista numerada para responder a cada pergunta. Isso é mais fácil de ler e mostra que todas as perguntas foram cobertas. Seja ousado, mas mantenha-o curto. Algumas frases por pergunta devem ser suficientes para responder à pergunta original da pessoa. 
Sempre use um tom compreensivo ao recusar uma solicitação, mas também dê uma resposta firme. Por exemplo, diga: "Infelizmente, não posso atender a esta solicitação. Não temos as informações de que você precisa e não posso dizer quando poderemos tê-las.` Se você puder responder à pergunta com mais informações, peça uma resposta à pessoa. Diga algo como "Gostaria de responder à sua pergunta, mas primeiro preciso saber mais sobre sua situação. Se for conveniente para você, responda com a data de sua consulta e o nome da pessoa que você contatou, responderei o mais rápido possível.` 
Algumas pessoas preferem abrir sua carta com um agradecimento. O posicionamento exato não é tão importante, desde que você agradeça à pessoa em algum momento. 
Se você estiver escrevendo à mão ou imprimindo a carta, deixe um espaço para sua assinatura depois de imprimir seu nome. Ao enviar um e-mail, basta mencionar apenas o seu nome. 
Também é aconselhável que a carta seja lida por um amigo ou colega. Eles podem tentar se colocar no lugar do destinatário e indicar se ficariam satisfeitos com a resposta. 
Um simples `Obrigado por escrever, agradecemos ouvir de você` pode fazer uma grande diferença no tom de sua carta. Faça de frases como esta um hábito em suas cartas. Nunca dê a impressão de que está incomodado com a pessoa que está escrevendo. É melhor exagerar com gentileza do que fazer alguém pensar que você está com raiva ou irritado. 
Isso é especialmente importante se você estiver administrando uma empresa ou respondendo a uma consulta de atendimento ao cliente. Seu cliente pode ficar frustrado se tiver que gastar tempo lendo uma carta longa que poderia ter a metade do tamanho. Claro, não seja tão curto que você não respondeu à pergunta da pessoa. Se algo precisa de muita explicação, dê. Mas não tenha muito conteúdo e não dê mais informações do que o necessário. 
Uma boa regra é imaginar seu leitor lendo a carta rapidamente. Será então capaz de ver todos os pontos importantes que você fez? Se não, melhore sua linguagem e deixe-a mais clara. 
Edite sua carta perguntando a si mesmo: "Alguém que não faz meu trabalho sabe do que estou falando?"?` Se não, mude seu idioma para que as pessoas comuns possam entender. Esta é uma boa maneira de remover o jargão da sua escrita. 
Não confie apenas na verificação ortográfica para encontrar seus erros. Esses programas geralmente não detectam erros gramaticais. Leia a letra palavra por palavra para encontrar seus erros. Se esta for uma carta importante, por exemplo endereçada a um parceiro de negócios, peça a outra pessoa que a leia também. Um novo visual pode detectar erros que você negligenciou.
Escreva uma carta de resposta
Contente
Uma carta de resposta é uma resposta a uma carta que faz uma pergunta ou solicita informações. Estes são principalmente, por exemplo, anúncios de negócios. Para compor uma carta de resposta perfeita, primeiro revise cuidadosamente a carta original e determine o que o autor da carta quer de você. Em seguida, encontre todas as informações adicionais necessárias para responder à solicitação. Escreva uma carta educada e clara que aborde a questão ou problema da carta original. Mantenha o tom amigável e informativo para garantir que seu destinatário esteja satisfeito com sua resposta.
Degraus
Método 1 de 3: Examinando a carta original
1. Determine o que foi pedido na carta original. Uma carta de resposta deve abordar o que a carta original queria saber. Leia atentamente a carta original. Descubra o que o escritor precisa e como fornecer as informações necessárias.
- Às vezes não é tão fácil determinar o que está sendo pedido em uma carta, especialmente se a carta não estiver escrita com clareza. Confira a carta para descobrir o que o escritor original precisa de você.
- Se necessário, tome notas na carta para determinar do que se trata. Escreva o que a carta pede e como você pode responder.
2. Descubra quais informações são solicitadas na carta, se você ainda não as conhece. Se a carta que você recebeu pede informações, você pode não saber de cor. Faça o que puder para descobrir como responder à pergunta do escritor antes de responder à carta.
3. Encaminhe a carta para outra pessoa se você não estiver qualificado para responder. Às vezes, especialmente nos negócios, as pessoas enviam cartas para o endereço geral ou pessoa de contato. Se você receber uma carta que sabe que outra pessoa pode responder muito melhor, encaminhe para que ela responda. Isso garante que o destinatário receba a resposta mais precisa possível.
Método 2 de 3: Formulando a resposta
1. Dirija a carta à pessoa que solicitou as informações. Sempre abra com uma saudação educada, como "Prezado", seguido do nome da pessoa. Cumprimente a pessoa diretamente, em vez de uma saudação genérica como "Para o destinatário". Este último é impessoal e parece que o pedido foi tratado por um computador. Em vez disso, é mais pessoal cumprimentar a pessoa pelo nome e mostrar que foi tomado cuidado ao escrever esta resposta.
- Se você não conhece a pessoa pessoalmente, use os títulos Senhor ou Senhora seguidos do sobrenome da pessoa. Se a pessoa tiver um determinado título, como Drs., então use.
- Se você conhece a pessoa ou não sabe qual é o sexo dela, use seu primeiro nome.
- Como regra geral, comece a carta com o mesmo nome e título com que a pessoa assinou a carta. Por exemplo: se a carta for assinada com `Drs. uma. Janssen`, comece sua resposta com `Caros Drs. uma. Janssen`.
2. Indique que você está respondendo à carta original. Deixe o leitor saber em sua primeira frase que você está respondendo à carta dele. Isso informa ao leitor que sua carta foi recebida e processada e qual é o propósito de sua carta.
3. Responda à pergunta da pessoa o mais diretamente possível. Chegue ao coração da carta após a abertura. Aborde cada pergunta ou preocupação na carta original da pessoa da forma mais completa possível. Certifique-se de acertar todos os pontos para que a pessoa fique feliz com sua resposta.
4. Indique claramente se você não pode atender à solicitação da pessoa. Às vezes você não pode atender o pedido de uma pessoa. Seja direto sobre isso. Não use uma resposta prolixa para suavizar o golpe. O destinatário apreciará uma resposta clara e direta à sua pergunta. Lembre-se de sempre ser educado e pedir desculpas ao fazer isso para não ofender o destinatário.
5. Agradeça a pessoa por escrever. Se você foi ou não capaz de responder à solicitação da pessoa, seja sempre cortês e agradeça a pessoa por sua carta. Isso mostra que você aprecia a atenção deles e continua a manter um relacionamento positivo com o autor da carta.
6. Assine a carta com seu nome e título. Feche a carta com um fechamento formal, como "Atenciosamente", seguido do seu nome. Se você trabalha para uma empresa, escreva sua posição sob seu nome.
7. Revise a carta para ter certeza de que respondeu à pergunta da pessoa. Seu destinatário ficará frustrado se receber uma resposta que não responda às suas perguntas. Se você não satisfazer a pessoa, isso pode deixar um cliente insatisfeito ou criar mais trabalho para você, porque você terá que responder a outra pergunta mais tarde. Certifique-se de que o destinatário está satisfeito respondendo à pergunta da forma mais completa possível. Verifique novamente sua carta e certifique-se de que tudo da carta original esteja endereçado. Se estiver faltando algo, adicione-o antes de enviar a carta.
Método 3 de 3: Usando um tom profissional
1. Use o típicoformato de carta comercial. Considere todas as cartas de resposta como comunicação formal de negócios. Escreva profissionalmente e de acordo com uma carta comercial normal, para definir o tom certo.
- No canto superior esquerdo escreva seu nome, cargo, empresa (se aplicável) e endereço. Abaixo você escreve a data. Por fim, escreva o nome completo e o endereço da pessoa a quem você está respondendo.
- Para letras digitadas, use margens de 2,5 cm ao redor da borda. Mantenha um espaçamento simples entre linhas no texto e dois espaçamentos entre parágrafos.
- Ao digitar a letra, use uma fonte de 12 pontos e uma configuração de texto padrão. Se você estiver escrevendo a carta à mão, certifique-se de escrever de forma legível.
2. Faça o destinatário se sentir feliz com seu pedido. Isso é especialmente importante se você administra uma empresa ou serviço. As pessoas devem sempre sentir que você valoriza o tempo e os pensamentos delas. Agradeça pelo pedido e use sempre um tom caloroso e cordial ao escrever.
3. Mantenha a carta curta para que seu destinatário possa lê-la rapidamente. Respeite o tempo do seu destinatário. Não espere que eles leiam uma carta de três páginas quando um parágrafo pode responder à pergunta muito bem. Por favor, resolva a preocupação na carta original da melhor maneira possível e, em seguida, envie a carta. Não adicione passagens extras que não precisam estar na carta.
4. Escreva com clareza para que o destinatário entenda sua resposta. Não use frases longas ou termos complicados. Escreva em linguagem simples e direta que não confunda seu leitor. Frases mais curtas são melhores para este propósito.
5. Evite jargões e termos técnicos que o leitor pode não entender. Isso tem a ver com escrever claramente. A menos que você tenha certeza de que a pessoa para quem está escrevendo é um profissional que entenderá os termos técnicos, omita-os da sua carta. Substitua termos técnicos por palavras alternativas que um não especialista possa entender.
6. Reveja sua carta. Erros de digitação e outros erros fazem com que sua escrita pareça pouco profissional. Sempre leia sua carta e corrija quaisquer problemas de ortografia, gramática, estrutura e fluxo de texto. Alguns minutos de trabalho extra podem tornar sua carta muito mais profissional.
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