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Sua lista de e-mails deve incluir o nome e sobrenome do destinatário, bem como o endereço completo e qualquer outra informação de contato em seu modelo. Verifique sua lista de e-mails novamente para ter certeza de que não cometeu nenhum erro de ortografia nos nomes e endereços. 
Se você estiver usando `mail merge`, siga as diretrizes de formatação em seu programa de processamento de texto. Normalmente, isso significa usar aspas para a coluna na planilha de onde o programa está extraindo as informações, como “nome sobrenome”. 
Evite usar "Prezado" como uma saudação quando alguns de seus contatos forem organizações, outras empresas ou agências governamentais. Esta saudação geralmente é usada apenas para indivíduos. 
Se você estiver escrevendo uma carta para comunicar a mudança de endereço da sua empresa, use um fechamento formal, como "Atenciosamente". No entanto, se você tiver uma mistura de contatos pessoais e comerciais, convém usar algo menos formal, como "Obrigado". 
Certifique-se de dar aos destinatários tempo suficiente para receber a carta, atualizar seu arquivo e enviar quaisquer cartas para o endereço correto. 
Você também pode mencionar seu endereço antigo, por exemplo, dizendo que seu endereço antigo está mudando para seu novo endereço. No entanto, tenha em mente que isso pode ser confuso. Especialmente se você tiver muitos contatos comerciais ou contatos no governo para quem você envia a carta, as informações erradas podem ser copiadas inadvertidamente por um secretário. Também é uma boa ideia informar seus contatos quais outros detalhes de contato, se houver, serão alterados e quais permanecerão os mesmos. Isso é especialmente importante se eles precisarem entrar em contato com você durante a mudança. 
Por exemplo, se o seu negócio fechar por um curto período de tempo devido à mudança, você deve informar os destinatários para que eles possam levar isso em consideração, sejam clientes, fornecedores ou outros clientes. Se você estiver com uma venda devido à mudança, informe seus contatos. 
Por exemplo, se sua empresa está se mudando, você pode escrever `Obrigado por sua atenção. Eu realmente aprecio sua contribuição para esta empresa e espero nossa cooperação no futuro.` 
Isso é especialmente importante se sua empresa estiver se mudando. Você pode direcionar quaisquer dúvidas ou preocupações sobre a mudança para um número de telefone ou endereço de e-mail dedicado. 
Considere várias cartas se você tiver alguma informação relevante que gostaria de comunicar a um grupo-alvo específico. Dessa forma, ninguém obtém informações de que não precisa. 
Verifique todos os campos e certifique-se de que eles correspondem e pertencem ao mesmo destinatário. Por exemplo, você precisa garantir que o nome e o endereço do destinatário no campo de endereço correspondam ao nome na saudação. 
Se você tem contatos internacionais, provavelmente deve esperar dois ou três meses para que suas cartas cheguem.
Escreva uma carta para relatar uma mudança de endereço
Contente
Se você está se mudando com sua família ou mudando de empresa, você precisará escrever uma carta formal indicando sua mudança de endereço para que todos os seus contatos tenham seu novo endereço. Especialmente quando sua empresa se muda ou quando você escreve contatos comerciais, você deve usar um determinado formato. Para amigos e parentes, você pode usar um cartão postal escrito à mão em vez de uma carta formal.
Degraus
Parte 1 de 3: Formatando sua carta
1. Encontre um modelo de carta comercial. Se você estiver escrevendo a carta em seu computador, verifique os modelos no programa de processamento de texto que está usando. A maioria dos programas de processamento de texto tem vários modelos diferentes.
- Use um modelo de carta comercial padrão que inclua a data, seu endereço e o endereço do destinatário.
- Se você tiver um papel timbrado comercial ou pessoal que deseja usar para sua carta, verifique se o modelo tem espaço suficiente para ele.
2. Criar uma lista de e-mails. A coisa mais fácil de fazer, especialmente se você estiver enviando sua carta para uma longa lista de destinatários, é criar uma lista de e-mails usando uma planilha. Você pode então usar a função `mail merge` em seu programa de processamento de texto para preencher os campos em sua carta.
3. Escreva um parágrafo para o endereço. Uma carta comercial tradicional tem um parágrafo para o seu nome (ou nome da empresa) e endereço, bem como um parágrafo para o nome e endereço do destinatário. Ao inserir seu endereço, use seu endereço atual e não o novo endereço para o qual você está se mudando.
4. Use uma saudação. O modelo geralmente contém um espaço duplo após a última linha do endereço, seguido por uma saudação. Pode ser simplesmente o nome do destinatário seguido por uma vírgula ou `Prezado` seguido pelo nome do destinatário e uma vírgula.
5. Conclua seu fechamento. Quando você está redigindo sua carta, geralmente é melhor terminar seu fechamento antes de escrever o corpo da carta. A palavra que você usa no fechamento depende do seu relacionamento com os destinatários.
Parte 2 de 3: Projetando sua carta
1. Escreva uma breve introdução. Comece sua carta com uma declaração na qual você informa ao destinatário sobre o que é a carta. Isso não precisa ser longo. Normalmente, uma única frase como "Com esta carta, gostaria de informá-lo sobre minha futura mudança de endereço" é suficiente.
- Não use linguagem complicada em sua introdução. A carta deve caber em uma página, por isso deve ser curta e direta.
2. Informar a data em que a mudança ocorrerá. Em sua introdução, você deve informar aos destinatários quando exatamente usar seu novo endereço em vez do antigo.
3. Mencione seu novo endereço. Dê aos destinatários o novo endereço que eles podem usar para todas as correspondências futuras com você. Normalmente é melhor usar um formato como o formato do envelope para que seja fácil para eles verem e copiarem.
4. Inclua qualquer outra informação relevante. Dependendo das circunstâncias da sua mudança, pode haver outras informações que seus contatos precisam saber, como se há outras pessoas se mudando com você ou se sua empresa permanecerá aberta durante a mudança.
5. Agradeça ao destinatário. Para fechar sua carta, use um espaço duplo após o último parágrafo e agradeça ao destinatário em uma frase simples. Se ele for um parceiro de negócios, você também pode fazer uma nota agradecendo por fazer negócios.
6. Mencione a forma como as pessoas podem entrar em contato com você. Depois de agradecer ao destinatário, você pode fornecer um número de telefone ou endereço de e-mail para que o destinatário possa entrar em contato com você se tiver alguma dúvida.
7. Compor várias letras. Especialmente quando sua empresa está se mudando, você deve ter mais de uma carta. Dessa forma você pode fazer uma carta especialmente para clientes ou clientes, outra carta para parceiros de negócios e outra para fornecedores ou comerciantes.
Parte 3 de 3: Enviando sua carta
1. Leia sua carta novamente com cuidado. Antes de terminar, verifique se há erros de digitação, erros de ortografia ou erros gramaticais que podem fazer com que sua carta pareça menos profissional e dificulte a leitura.
- Em particular, verifique o endereço e certifique-se de que está correto. Você não quer enviar aos seus contatos uma mudança de endereço que dê a eles o endereço errado.
2. Verifique se os detalhes dos destinatários estão corretos. Quando você usa `mail merge` para e-mail em massa, você economiza muito tempo. Mas também é possível que haja erros na transferência dos dados para suas cartas.
3. Imprima e assine suas cartas. Quando estiver satisfeito com a formatação de suas cartas e sem erros, imprima-as em papel de boa qualidade e assine-as à mão com tinta azul ou preta. Então eles estão prontos para enviar.
4. Anuncie sua mudança na hora. Na maioria dos casos, você deve garantir que seus contatos recebam suas cartas duas a quatro semanas antes da mudança.
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