Instruções gratuitas passo a passo 
O destinatário da carta deve ser capaz de identificar o ponto principal da carta em cinco segundos, portanto, evite introduções longas e incoerentes. Você pode colocar mais detalhes ou explicações sobre a situação no parágrafo após sua frase de abertura, mas a primeira linha deve imediatamente chamar a atenção para sua reclamação da forma mais clara possível. Por exemplo, sua frase de abertura pode ser: "Estou escrevendo para reclamar de um secador de cabelo quebrado que comprei de sua empresa em 15 de julho, em sua filial na A Street, Sample City.` 
Por favor, tente ser o mais construtivo possível em seus comentários, e sugira uma forma que irá te ajudar e dar continuidade ao relacionamento com a empresa. Se você pedir seu dinheiro de volta ou alguma outra forma de compensação, e ao mesmo tempo disser que planeja se mudar para outra empresa, eles não se sentirão muito compelidos a tentar resolver o problema. Se você deseja que a empresa resolva um problema mais amplo, coloque isso em sua carta também, mas reconheça que isso pode levar tempo. Não ameace um processo em sua primeira carta. Pode ser a solução que você precisa, mas envie sua carta de reclamação primeiro e aguarde uma resposta. 
Assegure-se de que você cópias envia qualquer documentação que você deseja incluir, não os originais. Dessa forma, informações importantes não podem ser perdidas se você tiver que mostrar as evidências para outra pessoa. Certifique-se também de indicar o número exato de anexos no texto da carta. Por exemplo: `Anexado você encontrará uma cópia do meu recibo original, bem como uma cópia do cartão de garantia do secador de cabelo e informações sobre o número de série.` 
Definir um limite de tempo também ajudará a evitar que sua carta seja perdida ou esquecida, o que pode levar a mais problemas e ressentimentos entre você e a empresa. Certifique-se de que o período de tempo que você fornece é razoável. Uma ou duas semanas geralmente são suficientes, embora isso varie dependendo do seu pedido. 
Termine a carta com Sinceramente ou Com os melhores cumprimentos (este último é um pouco mais formal). Evite fórmulas de fechamento informais como "Saudações". 
Evite detalhes excessivos ou longas diatribes ou monólogos. Tente manter sua carta limitada a um lado, ou menos de cerca de 200 palavras. 
Fazer valer o respeito inclui uma variedade de coisas, como a qualidade da linguagem usada, seu conhecimento de seus direitos e responsabilidades da empresa, bem como uma apresentação profissional da carta. Todas essas coisas lhe dão credibilidade, o que deve ter um efeito positivo na resposta à sua carta. 
Sempre digite sua carta em um computador, isso facilita a leitura e fica muito mais organizado. Se você precisar escrever sua carta à mão, certifique-se de que sua caligrafia seja clara e legível, sem palavras riscadas ou manchas de tinta. Para escrever sua assinatura, deixe um espaço em branco abaixo Sinceramente ou Com os melhores cumprimentos onde colocar sua assinatura. Sob este espaço, digite seu nome para que fique claramente legível. Mantenha a carta organizada e bem organizada, com parágrafos do mesmo tamanho. 
É melhor começar com o departamento de atendimento ao cliente antes de ir mais alto, em vez de ir direto para o topo. Isso ocorre porque o departamento de atendimento ao cliente tem mais experiência em lidar com esses tipos de reclamações, e as cartas ao CEO provavelmente serão encaminhadas a esse departamento de qualquer maneira. Se for esse o caso, os representantes de atendimento ao cliente podem automaticamente começar a vê-lo sob uma luz desfavorável porque você tentou passar por cima deles. Lembre-se de que, se você estiver escrevendo uma carta para um CEO ou CEO, ela deve ser mais clara, concisa e bem escrita, pois eles provavelmente ainda não sabem nada sobre o incidente. 
Escreva uma carta de reclamação para uma empresa
Contente
Escrever uma carta de reclamação é algo que a maioria das pessoas precisa fazer em algum momento. Se você está insatisfeito com o produto ou serviço de uma empresa, geralmente é possível resolver o problema de maneira mutuamente benéfica por meio de uma carta de reclamação firme, mas educada. Escrever uma reclamação da empresa não deve ser difícil ou assustador - você só precisa declarar claramente os fatos e pedir educadamente uma solução.
Degraus
Método 1 de 3: escrevendo sua carta de reclamação
1. Envie sua carta para o departamento de atendimento ao cliente. Se você estiver escrevendo uma carta de reclamação, terá mais chances de sucesso se enviar a carta ao departamento de atendimento ao cliente da empresa. O departamento de atendimento ao cliente está acostumado a lidar com reclamações, e sua carta provavelmente será tratada com eficiência e eficácia.
- Tente descobrir o nome do gerente ou diretor de atendimento ao cliente e envie sua carta para ele pessoalmente. Comece sua carta com Caro cavalheiro ou Sra, seguido de seu sobrenome. Se você não encontrar o nome do gerente de atendimento ao cliente, basta escrever caro senhor / senhora.
- Você deve encontrar o endereço do departamento de atendimento ao cliente no site da empresa, nos materiais promocionais ou publicitários da empresa, nas embalagens ou nos rótulos dos produtos.
2. Vá direto ao ponto em sua carta. A primeira linha de sua carta deve indicar claramente por que você está escrevendo a carta e qual é exatamente sua reclamação. Forneça o maior número possível de fatos relevantes, incluindo a data, hora e local onde você fez a compra ou recebeu o serviço, juntamente com qualquer número de série ou modelo relevante.
3. Indique especificamente qual resultado ou solução você gostaria de ver. Se você deseja uma substituição, seu dinheiro de volta, um reparo ou qualquer outra forma de compensação, indique isso claramente em seu segundo parágrafo. Isso ajudará a evitar receber uma carta modelo e dará ao destinatário algo com que trabalhar.
4. Anexar cópias dos documentos comprovativos. Isso pode incluir recibos, cartões de garantia, cópias de cheques que você enviou e, se apropriado, fotos ou vídeos. Toda a documentação deve acompanhar sua carta.
5. Dê-lhes uma certa quantidade de tempo para resolver o problema. Pode ser útil especificar um período de tempo exato em que você gostaria que o problema fosse resolvido. Isso lhe dará tranquilidade e ajudará a resolver o problema rapidamente.
6. Feche a carta respeitosamente. Agradeça ao destinatário pela ajuda e informe como e quando podem entrar em contato com você para resolver o problema. Isso tornará o trabalho deles muito mais fácil, para que você possa esperar um resultado mais eficiente.
Método 2 de 3: Usando o tom e o formato corretos
1. Seja educado. Você pode estar com raiva e pode estar certo, mas ser rude só fará com que o receptor fique na defensiva. Escreva em tom respeitoso e evite comentários ameaçadores, irados ou sarcásticos a todo custo. Lembre-se de que a pessoa que leu sua carta não foi diretamente responsável pelo que aconteceu, e será muito mais positiva e disposta a ajudar um cliente cortês e educado do que um cliente raivoso e acusador.
- Lembre-se de que a empresa para a qual você está escrevendo não está segmentando você. A maioria das empresas tem interesse em manter seus clientes satisfeitos.
- Você terá muito mais sucesso se tratar o destinatário como alguém que quer ajudá-lo, em vez de presumir que ele tenha uma intenção maliciosa.
- Não escreva quando estiver bravo. Espere para escrever sua carta até se acalmar. Ou, se preferir, escreva a carta enquanto o vapor ainda está saindo de seus ouvidos e espere um ou dois dias antes de enviá-la. Você provavelmente vai querer reformular as coisas, tirar as pontas afiadas.
2. ser conciso. Os representantes de atendimento ao cliente podem receber centenas de cartas por dia, por isso é essencial que você chegue ao ponto rapidamente para que eles saibam exatamente com o que estão lidando assim que começarem a ler. Se sua carta for muito longa ou detalhada, o leitor a lerá grosseiramente e acabará não tendo uma ideia clara do problema exato ou da solução desejada.
3. comando respeito. Reforçar o respeito em sua carta define o tom certo e informa à empresa que sua reclamação deve ser levada a sério. Isto é especialmente verdadeiro para reclamações mais graves, que podem ter consequências financeiras significativas.
4. Organize sua carta de forma clara e correta. Como mencionado acima, formatar sua carta de maneira profissional terá um impacto positivo em como sua reclamação é recebida. Coloque seu nome, endereço e data no canto superior esquerdo, seguidos do nome ou título da pessoa para quem você está escrevendo, juntos com o endereço da empresa, logo acima do texto da carta.
5. Verifique a ortografia e a gramática. Ortografia e gramática incorretas podem afetar negativamente a forma como sua reclamação é recebida. Certifique-se de usar uma verificação ortográfica em seu computador antes de imprimir a carta, ou peça para outra pessoa ler antes de enviá-la.
Método 3 de 3: Acompanhamento
1. Espere até que o limite de tempo que você deu termine. Seja paciente e não faça nada até que o prazo dado em sua primeira carta termine. Se essa data passar e você ainda não tiver ouvido nada, você pode entrar em contato com um telefonema ou e-mail para garantir que a carta tenha sido recebida. É sempre melhor dar à empresa o benefício da dúvida.
- Se ainda não recebeu qualquer informação em relação à sua carta, ou se recebeu mas a situação não foi satisfatoriamente resolvida, pode prosseguir enviando a sua reclamação para alguém superior.
2. Trabalhe a estrutura de comando. Se você não conseguir lidar com o diretor de atendimento ao cliente, tente descobrir quem é mais alto e escreva para essa pessoa. Toda vez que você sobe na escada, seja de representante de atendimento ao cliente para diretor, vice-presidente e CEO, você adiciona a correspondência que tinha no nível anterior. Dessa forma, seu novo representante na empresa saberá o que está acontecendo e é provável que o problema possa ser resolvido sem recorrer ao tribunal.
3. Se você quiser iniciar uma ação judicial, vá a um advogado. Ele ou ela saberá o que fazer. Lembre-se de que a ação legal é o último recurso e, se você mencioná-la imediatamente em sua carta, definirá um tom negativo e correrá o risco de receber pedidos de compensação desviados. Também pode resultar negativo para você se eles perceberem que você está blefando.
Pontas
- Antes de escrever, pare um momento para pensar sobre o que aconteceu. Quando você pensa em tudo e sabe exatamente o que quer e como pedir, está pronto para escrever sua carta.
- Certifique-se de que sua carta contém seu nome, endereço, e-mail e número de telefone (casa, trabalho e celular, se possível). Peça também os detalhes do leitor para que ambos possam ser mantidos informados sobre qualquer progresso em sua reclamação.
- Leia novamente e certifique-se de que tudo é verdadeiro, sincero e verificável.
- não jure. Lembre-se de que você quer uma compensação ou uma solução, e insultar seu leitor não ajudará. Se você quiser usar uma linguagem mais forte, evite a voz passiva e use palavras mais diretas e descritivas. talvez você fosse chocado ou você ainda se sentiu desgosto, palavras mais fortes do que simplesmente decepcionado.
- Enviar sua reclamação por escrito tem um efeito mais forte do que enviar à empresa um e-mail, fax ou comentários em seu blog ou site. A maioria das empresas lida com reclamações formais por escrito com maior prioridade.
- Se você está escrevendo para reclamar de uma pessoa específica, limite sua carta às deficiências dela e não reclame da organização como um todo. Se você está escrevendo para reclamar das políticas da empresa, não ofenda o ouvinte ou as políticas. Apenas indique seu problema e como você quer que ele seja resolvido.
- Não envie declarações de testemunhas sob juramento. Na verdade, se você acha que pode eventualmente ter que ir ao tribunal, provavelmente vai querer reter não apenas a declaração da testemunha, mas também o nome dela. Lembre-se também que ir ao tribunal provavelmente não é barato. Na maioria dos casos, é melhor chegar a um acordo informalmente ou, no máximo, por meio de um comitê de disputas.
- Existem sites de consumidores onde você pode fazer reclamações e ver se outros já estiveram na mesma situação com aquela empresa específica.
- Mantenha cópias de toda a correspondência e as datas em que suas cartas foram enviadas.
Avisos
- É ilegal escrever uma carta ameaçando agressão física, destruição de propriedade ou ataque à saúde ou segurança. Uma ameaça pode ser interpretada como intimidação e pode levar a uma ação judicial e pode acarretar multas ou até prisão. Faça um favor a si mesmo e livre-se das ameaças. Não os coloque no papel e não os envie!
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