Como Criar uma Agenda: 15 Passos (com Imagens)

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Com o estilo de vida agitado que a maioria das pessoas leva hoje, é importante saber planejar adequadamente o seu tempo. Tempo é algo que você não pode comprar, mas é algo que muitos de nós usamos ou desperdiçamos de forma ineficaz em vários momentos. Um cronograma ou cronograma bem pensado pode basicamente ajudá-lo a assumir o controle do seu dia, hora a hora. É também uma ótima maneira de ajudá-lo a alcançar as metas que você definiu em sua vida, grandes e pequenas.

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Parte 1 de 3: Anotando as tarefas diárias mais importantes

Imagem intitulada Faça um cronograma passo 1

1. Faça uma lista do que você precisa fazer todos os dias. Não se preocupe se é encomendado ou não. Isso é tudo sobre brainstorming, não uma lista de tarefas. Reserve uma hora ou mais e anote tudo o que você precisa fazer todos os dias (e tudo o que você não faz, mas deveria fazer).

Se você não consegue pensar em tudo, leve um pequeno caderno com você durante o dia e anote as atividades que você faz durante o dia.

Imagem intitulada Faça um cronograma passo 2

2. Anote as grandes e as pequenas tarefas. Quando você começar, não pense em nenhuma atividade como pequena demais. Se é algo que você deve fazer, então é algo que você deve fazer. Quando você cria um horário pela primeira vez, é melhor incluir tudo nele e editar a lista posteriormente, se necessário.

Se você tiver que passear com seu cachorro de manhã e à noite, anote isso.

3. Faça a si mesmo perguntas sobre suas atividades. Quais tarefas você precisa fazer para ter certeza de comer bem? Quais tarefas você tem que fazer todos os dias para ir trabalhar? O que você deve fazer para que sua filha seja apanhada na escola?

Você provavelmente ficará surpreso com quantas pequenas tarefas você precisa fazer para cumprir suas responsabilidades maiores. Mas há luz no fim do túnel. Um calendário irá ajudá-lo a apontar os aspectos que não são muito benéficos e que você pode eventualmente se livrar deles.

Imagem intitulada Faça um cronograma passo 4

4. Analise sua lista. Se você achar que tem pouco ou nenhum tempo disponível para gastar como achar melhor, reavalie suas tarefas para ver se elas são absolutamente necessárias. Você pode descobrir que algumas responsabilidades podem ser tratadas ou delegadas com mais eficiência.

Se você perceber que está na cozinha com mais frequência do que gostaria, pergunte a um vizinho se ele quer compartilhar as tarefas culinárias. Descubram juntos que pratos gostam de comer e depois cozinhem-nos alternadamente um ou dois dias por semana.

Parte 2 de 3: Criando um horário

1. Aberto Microsoft Excel ou um programa de planilha semelhante. Crie uma coluna de horários no lado esquerdo da página e uma linha de dias da semana na parte superior.

2. Vincular horários a tarefas. Comece com as atividades que precisam ser feitas em uma determinada hora do dia. Com base em sua avaliação acima, você divide as tarefas de acordo com o tempo que acha que leva. Você também tem que dar uma pausa várias vezes ao dia.

3. Organize as atividades em blocos de tempo maiores. Blocos de uma hora geralmente são grandes o suficiente. No entanto, para algumas tarefas, pode demorar um pouco para entrar no fluxo certo, de modo que você precisa agendar 90 minutos ou até blocos de duas horas. Não se esqueça de agendar tarefas de 30 minutos também. Tenha cuidado com a tendência de reservar muito pouco tempo para tarefas.

Para blocos de tempo maiores, você pode mesclar células no Excel.

4. Mantenha-o flexível. É difícil prever quanto tempo cada atividade levará. Portanto, certifique-se de que sua agenda seja fácil de dobrar em uma determinada direção quando você precisar. Você também pode manter um pequeno buffer de tempo para atrasos inesperados.

Além disso, não caia na armadilha de usar seu tempo de relaxamento como uma `zona de amortecimento`. O tempo para relaxar não deve ser visto como um luxo; é tão importante quanto qualquer outra atividade.

5. Imprima sua planilha. Geralmente, é útil imprimir várias cópias de sua programação - uma para sua geladeira, uma em seu quarto e uma no banheiro. Sublinhe ou destaque atividades importantes.

6. Codifique por cores as diferentes áreas. Use um código de cores diferente para as áreas individuais de sua vida. Você pode usar amarelo para trabalho, vermelho para treinamento, azul para escola e assim por diante. Dessa forma, você tem uma boa noção de como seu dia é planejado apenas olhando para ele. Se há muito azul, por exemplo, você sabe que está sobrecarregado com trabalhos escolares agora.

Parte 3 de 3: Otimizando seu horário

1. Avalie quanta energia você tem pela manhã. O pensamento crítico e as habilidades criativas da maioria das pessoas são mais fortes pela manhã. No entanto, há uma tendência de que isso diminua com o passar do dia. Se você reconhece isso em si mesmo, mude suas `grandes atividades de pensamento`, como escrever, para a manhã, por exemplo.

Você também pode estar fazendo seu melhor trabalho criativo à noite. Nenhum momento está errado. Trata-se de montar um horário eficaz que se adapte a você e às suas necessidades.

2. Verifique quanta energia você tem à tarde. Se você for como a maioria das pessoas, sua energia diminuirá um pouco durante a tarde. Se sim, agora é um bom momento para fazer as tarefas chatas e rotineiras. Coisas que você não precisa pensar muito. Use esse tempo para marcar compromissos, mensagens, responder e-mails curtos, etc.

3. Avalie quanta energia você tem à noite. Muitas pessoas usam as noites para planejar e se preparar para o dia seguinte. As tarefas em preparação são, por exemplo, fazer pacotes de almoço, preparar suas roupas, limpar e escolher coisas que podem ir.

4. Comece a formar os hábitos que você precisa para alcançar seus objetivos. Reserve 30 minutos por dia para escrever aquele romance, limpar sua garagem ou aprender a cuidar do jardim. Aproximar-se um pouco do seu objetivo todos os dias o ajudará a desenvolver bons hábitos para manter seu progresso. Este é o caso porque você está no piloto automático. Essencialmente, tudo o que você faz regularmente, bom ou ruim, acabará se tornando um hábito.

5. Experimente o horário. Como é? Você agendou suas atividades em horários lógicos? Você quer mudar as coisas? Altere tudo o que não funciona caso a caso. Você não precisa esperar até o final da semana ou do mês. Ajuste pequenas coisas, pouco a pouco e a cada poucos dias, até que seja viável para você. Você provavelmente também terá que fazer grandes e pequenas mudanças todos os meses, porque a única coisa certa na vida é a mudança.

Pontas

Se houver coisas que você faz esporadicamente, não as inclua em seu itinerário, a menos que esteja disposto a se comprometer com elas em um horário específico todos os dias. Você faz essas coisas em seu tempo livre.
Se você não conseguir fazer algo em sua agenda (por exemplo,. você dormiu demais), não tente recuperar o atraso, apenas continue onde você está em sua agenda. Você estará de volta aos trilhos em breve.