Como Escrever um Plano de Trabalho: 8 Passos (com Imagens)

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Um plano de trabalho é uma visão geral de um conjunto de objetivos e processos que ajudarão uma equipe a atingir esses objetivos e dá ao leitor uma melhor compreensão do escopo do projeto. Os planos de trabalho são usados na vida empresarial ou acadêmica e mantêm você organizado ao trabalhar em projetos. Por meio de planos de trabalho, você divide um processo em tarefas pequenas e alcançáveis e identifica as coisas que deseja alcançar. Aprenda a escrever um plano de trabalho para que você esteja bem preparado para seus projetos futuros.

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Imagem intitulada Escreva um Plano de Trabalho Passo 1

1. Determine o objetivo do seu plano de trabalho. Os planos de trabalho são escritos por vários motivos. Determine o objetivo com antecedência para que você possa se preparar bem. Lembre-se de que a maioria dos planos de trabalho são para um determinado período de tempo (por exemplo,. 6 meses ou 1 ano).

No trabalho, os planos de trabalho ajudam seu supervisor a saber em quais projetos você está trabalhando nos próximos meses. Isso geralmente ocorre logo após uma reunião anual de progresso ou quando as equipes assumem grandes projetos. Os planos de trabalho também podem ser o resultado de sessões de planejamento estratégico que sua organização realiza no início de um novo calendário ou ano fiscal.
Na academia, os planos de trabalho podem ajudar os alunos a planejar um grande projeto. Eles também podem ajudar os professores a planejar seus materiais de ensino para o semestre.
Para um projeto pessoal, os planos de trabalho ajudarão você a definir o que planeja fazer, como fará e em que data deseja que seja feito. Planos de trabalho pessoais, embora não sejam estritamente necessários, ajudarão o indivíduo a acompanhar seus objetivos e progresso.

Imagem intitulada Escreva um Plano de Trabalho Passo 2

2. Escreva a introdução e o plano de fundo. Os planos de trabalho profissionais podem exigir que você escreva uma introdução e um histórico. Eles fornecem ao seu supervisor ou gerente os dados necessários para ver seu plano de trabalho no contexto certo. Escrever uma introdução e antecedentes muitas vezes é desnecessário para um plano de trabalho acadêmico.

A introdução deve ser curta e envolvente. Deixe claro para seus supervisores por que você está fazendo este plano de trabalho. Apresente os projetos específicos nos quais você estará trabalhando durante este período de tempo.

O histórico deve indicar as razões pelas quais você está fazendo este plano de trabalho. Por exemplo, forneça detalhes ou estatísticas de relatórios recentes, identifique questões que precisam ser abordadas ou confie em recomendações ou feedback recebido de projetos de trabalho anteriores.

Imagem intitulada Escreva um Plano de Trabalho Passo 3

3. Determine sua(s) meta(s) e objetivos. Metas e objetivos estão relacionados, pois ambos se referem a coisas que você espera alcançar por meio de seu plano de trabalho. No entanto, lembre-se também das diferenças; os objetivos são gerais e os objetivos são mais específicos.

As metas devem se concentrar no quadro geral do seu projeto. Exiba o resultado final desejado do seu plano de trabalho. Mantenha-o largo; digamos, por exemplo, que seu objetivo é escrever um relatório de pesquisa ou aprender mais sobre como escrever.

As metas devem ser específicas e tangíveis. Em outras palavras, você deve poder riscá-los quando terminar. Por exemplo, encontrar pessoas para entrevistar para o seu relatório de pesquisa seria uma boa meta.

Muitos planos de trabalho dividem os objetivos em objetivos de curto, médio e longo prazo se forem muito diferentes. Por exemplo, a meta de curto prazo de uma empresa de obter 30% mais espectadores em três meses pode ser muito diferente de sua meta de longo prazo de aumentar o reconhecimento da marca de mídia social no ano seguinte.

Os objetivos geralmente são escritos na forma ativa e usam verbos ativos com significados específicos (por exemplo,. planejar, escrever, ampliar e medir) em vez de verbos com significados mais vagos (por exemplo,. investigar, entender, saber, etc.).

Imagem intitulada Escreva um Plano de Trabalho Passo 4

4. Considere organizar seu plano de trabalho com objetivos SMART. SMART é um acrônimo usado por pessoas que procuram resultados mais tangíveis e acionáveis em planos de trabalho.

Especificamente. O que exatamente vamos fazer para quem? Explique qual grupo-alvo você atenderá e todas as ações específicas que você tomará para ajudar esse grupo-alvo.

Mensurável. É quantificável e podemos medi-lo? Você pode contar os resultados? Você estruturou o plano de trabalho de forma que a saúde na África do Sul melhorasse em 2020? ou você o estruturou para que os casos de HIV/AIDS em recém-nascidos sul-africanos diminuíssem em 20% até 2020?

Lembre-se de que você precisa estabelecer uma linha de base para quantificar a mudança. Se você não sabe quantos casos há de HIV/AIDS em recém-nascidos na África do Sul, é impossível dizer com confiança que você reduziu a incidência em 20%.

Alcançável (viável). Podemos fazê-lo dentro do tempo previsto com os recursos disponíveis? O objetivo deve ser realista, tendo em conta os constrangimentos. 500% mais vendas só é razoável em uma pequena empresa. 500% mais vendas se você dominar o mercado é quase impossível.

Em alguns casos, você precisa procurar aconselhamento de um especialista ou autoridade para descobrir se os objetivos do seu plano de trabalho são alcançáveis.

Relevante. Este objetivo terá um efeito sobre a meta ou estratégia desejada?? Pode ser importante para a saúde geral, mas medir altura e peso em alunos do ensino médio leva diretamente a mudanças nos procedimentos de saúde mental? Certifique-se de que seus objetivos e métodos tenham um relacionamento claro e intuitivo.

Tempo limite. Quando essa meta será alcançada e/ou quando saberemos que estamos prontos? Especifique uma data de término definitiva para o projeto. Determine quais resultados podem encerrar seu projeto prematuramente, com todos os resultados alcançados.

Imagem intitulada Escreva um Plano de Trabalho Passo 5

5. Liste seus recursos. Inclua tudo o que será necessário para atingir suas metas e objetivos. Os recursos variam de acordo com a finalidade do seu plano de trabalho.

No trabalho, os recursos podem incluir coisas como orçamento financeiro, equipe, consultores, prédios ou salas e livros. Você pode colocar um orçamento detalhado em um apêndice se seu plano de trabalho for mais formal.

No campo acadêmico, os recursos podem incluir o acesso a várias bibliotecas, materiais de pesquisa como livros, jornais e revistas, acesso a computadores e à Internet, e professores ou outras pessoas que podem ajudá-lo em caso de dúvidas.

Imagem intitulada Escreva um Plano de Trabalho Passo 6

6. Identificar restrições. Limitações são obstáculos que podem atrapalhar o alcance de metas e objetivos. Por exemplo, se você estiver trabalhando em um trabalho de pesquisa para a escola, poderá achar que sua agenda está muito ocupada para pesquisar e escrever adequadamente. Uma restrição pode, portanto, ser uma agenda muito ocupada e você deve tirar algo durante o semestre para concluir seu plano de trabalho com eficiência.

Imagem intitulada Escreva um Plano de Trabalho Passo 7

7. Determinar quem é o responsável. Responsabilidade é essencial para um bom plano. Quem é responsável por concluir cada tarefa? Pode haver uma equipe de pessoas trabalhando em uma tarefa (consulte recursos), mas uma pessoa deve ser acessível se uma tarefa não for concluída no prazo.

Imagem intitulada Escreva um Plano de Trabalho Passo 8

8. Escreva sua estratégia. Revise seu plano de trabalho e decida como você usará seus recursos e superará suas limitações para atingir suas metas e objetivos.

Anote ações específicas. Determine o que precisa ser feito a cada dia ou semana para atingir seus objetivos. Anote também os passos que outras pessoas da sua equipe devem tomar. Considere usar um software de gerenciamento de projetos ou um calendário pessoal para organizar essas informações.

Faça um plano. Embora você possa criar um plano de trabalho provisório, esteja ciente de que coisas inesperadas podem acontecer e você precisa criar espaço em sua agenda para evitar ficar para trás.

Pontas

Faça seu plano de trabalho funcionar para você. Os planos de trabalho podem ser tão detalhados ou espaçosos quanto você desejar. Eles podem ser escritos em uma folha de papel ou criados com software profissional, usando imagens e cores. Use o que for mais natural e eficaz para você.
Identifique marcos se o seu projeto for muito grande. Marcos são pontos durante um projeto em que determinados objetivos são alcançados. Eles também podem servir como um ponto de reflexão, permitindo que você veja onde você está no processo e garanta que ainda está no caminho certo com o plano de trabalho.