Como escrever uma carta comercial para clientes: 10 passos (com fotos)

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Degraus
- Parte 1 de 2: Formatando uma carta comercial
- Parte 2 de 2: Escrevendo a carta comercial
Pontas

Quando você administra uma empresa, provavelmente precisa escrever cartas para seus clientes. Talvez você precise informá-los sobre novos eventos ou ofertas especiais, ou talvez precise responder em nome de sua empresa a um cliente que tenha uma reclamação. Seja qual for o motivo da sua carta, sempre use um tom profissional.

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Parte 1 de 2: Formatando uma carta comercial

Imagem intitulada Escreva uma carta comercial para os clientes Etapa 1

1. Use um papel timbrado profissional. Uma carta comercial representa sua empresa. Por isso, deve parecer distinto e ser de alta qualidade. O logotipo ou marca da empresa também deve estar nele.

Você pode criar papel timbrado usando os layouts do Microsoft Word. Certifique-se de usar seu logotipo ou marca existente no papel timbrado.

Imagem intitulada Escreva uma carta comercial para os clientes Etapa 2

2. Abra um programa de processamento de texto. Você deve sempre criar uma carta comercial em um computador.

Crie um novo documento e defina as margens do documento para 2,5 cm.

Use uma fonte com serifa como Times New Roman, Georgia ou Ariel. Certifique-se de usar um tamanho de fonte não maior que 12, mas também não menor que 10. A carta não deve ser difícil de ler por causa da fonte ou tamanho errado.

Certifique-se de usar espaçamento entre linhas simples.

Imagem intitulada Escreva uma carta comercial para os clientes Etapa 3

3. Use a forma de bloco. O formulário em bloco é o formato mais usado para cartas comerciais. Também é o mais fácil de trabalhar. Cada título deve estar na margem esquerda e haverá um espaço após cada título. Começando de cima para baixo, sua carta comercial deve ter os seguintes títulos:

A data atual ou a data em que você envia a carta. A data é importante, pois pode ser usada para seus registros e os do destinatário. Também pode ser usado legalmente. Então certifique-se de que a data está certa.

O endereço do remetente. Este é o seu endereço, formatado em um formato de endereço padrão. Se seu endereço já estiver no papel timbrado, pule esta etapa.

O endereço do destinatário. Este consiste no nome e endereço da pessoa para quem você está escrevendo a carta. Usar Sr/Sra é opcional. Então, por exemplo, se você escrever para Nina de Vries, você pode omitir a parte da Sra.

O preâmbulo. Pode ser `Prezada Sra. de Vries` ou `Querida Nina de Vries`. Se você não tem certeza de quem vai ler a carta, por favor, use `Dear Sir or Madam`. Você também pode usar `L.s.’, mas apenas como último recurso, se você não tiver ideia de quem lerá sua carta.

A parte do meio da carta. Vamos nos concentrar nisso mais adiante neste artigo.

O encerramento da carta, com assinatura. Pode ser "Atenciosamente" ou "Atenciosamente".

Parte 2 de 2: Escrevendo a carta comercial

Imagem intitulada Escreva uma carta comercial para os clientes Etapa 4

1. Determine quem é seu público-alvo. O tom da carta deve ser sempre profissional, independentemente do seu público-alvo. Mas pode ser necessário ajustar seu idioma ou redação, dependendo do destinatário. Se estiver escrevendo para o departamento de recursos humanos de outra empresa, seja um pouco mais formal em seu idioma. Mas se estiver escrevendo para um cliente específico, você pode usar uma linguagem mais informal ou casual.

Determinar seu público-alvo também significa que você pode ser claro em relação ao seu público-alvo. Evite usar terminologia que seu leitor não entenda. Por exemplo, um cliente provavelmente não conhece as abreviaturas usadas para o programa espacial de sua empresa, portanto, não as use na carta.
A regra de ouro para escrever uma boa carta comercial é ser claro, conciso e educado.

Imagem intitulada Escreva uma carta comercial para os clientes Etapa 5

2. Indique o objetivo da carta na primeira frase. Pense no propósito da carta. É para informar seus clientes sobre sua nova localização? É para lembrar um cliente sobre uma fatura não paga ou saldo pendente? Ou para responder à reclamação de um cliente? Com esse objetivo em mente, crie um rascunho para a primeira frase que permita imediatamente que seu leitor saiba do que se trata a carta. Não seja vago sobre o propósito de sua carta. Seja direto.

Comece com `eu` se quiser expressar sua opinião como proprietário de uma empresa. Use "Nós" ao escrever em nome de uma empresa ou organização.

Concentre-se em uma declaração direta como: “Com esta carta, gostaríamos de informá-lo” ou “Com esta carta, gostaríamos de solicitar a você”. Você também pode usar uma declaração `eu` ao escrever a carta como proprietário de uma empresa. Como: “Estou entrando em contato com você por causa de” ou “Ouvi isso recentemente… e gostaria de saber mais sobre…”

Por exemplo, se você (como proprietário de uma empresa) escrever uma carta para Nina de Vries sobre uma fatura não paga do mês passado, você pode começar com: “Estou entrando em contato com você por meio desta carta devido a um saldo pendente de março de 2015 em sua conta .`

Ou, como funcionário da empresa, se estiver respondendo à reclamação de um cliente sobre o programa espacial da empresa, você pode começar a carta com: "Recebemos sua reclamação sobre nosso programa espacial para a Mars.`

Talvez você esteja escrevendo a carta para informar a um cliente que ele ganhou uma competição ou uma vaga em um curso. Comece com uma frase como: "Tenho o prazer de informá-lo..." ou "Temos o prazer de informá-lo que..."

Se você tiver más notícias para dar, comece com uma frase como "Lamentamos informar que..." ou "Após uma análise cuidadosa, decidi não..."

Imagem intitulada Escreva uma carta comercial para os clientes Etapa 6

3. Use a voz ativa em vez da voz passiva. Na linguagem comum, muitas vezes usamos a forma passiva. Mas a voz passiva torna o que você escreve chato e confuso. A voz ativa é muito mais eficaz em uma carta comercial porque dá um tom mais assertivo.

Um exemplo de formulário passivo é, por exemplo: `Que reclamações específicas posso resolver para você??O sujeito da frase, o cliente ("você") está no final da frase, e não no início da frase.

Um exemplo do formulário ativo é, por exemplo: `O que posso fazer para resolver suas reclamações??’ Esta versão da frase, na forma ativa, é muito mais clara e fácil para o leitor entender.

Usar a voz passiva pode ser uma boa maneira de transmitir sua mensagem sem prestar atenção a um erro ou ponto questionável. Mas só então use isso. Em geral, a voz ativa é muito mais eficaz em cartas comerciais.

Imagem intitulada Escreva uma carta comercial para os clientes Etapa 7

4. Aponte para um evento anterior ou conversa com o leitor, se aplicável. Você pode ter contatado Nina de Vries no início deste mês com um aviso sobre sua conta não paga. Ou talvez um cliente tenha expressado frustração com o programa espacial em uma conferência no mês passado. Se você já interagiu com o leitor, reconheça isso. Ele lembra o leitor do seu contato anterior e faz a carta comercial parecer mais urgente e importante.

Use uma frase como: "Seguindo minha carta sobre sua conta não paga" ou "Obrigado por seu pagamento em março". Ou “Foi muito útil ouvir sua posição sobre o programa espacial na conferência de maio.`

Imagem intitulada Escreva uma carta comercial para os clientes Etapa 8

5. Faça um pedido ou ofereça ajuda. Defina um tom positivo com o leitor fazendo um pedido educado ou oferecendo ajuda na forma de um relacionamento colaborativo.

Digamos que você seja proprietário de uma empresa solicitando que um cliente pague uma conta. Use uma frase como: "Eu agradeceria se você pagasse sua fatura não paga o mais rápido possível.`

Digamos que você esteja escrevendo em nome de sua empresa. Use uma frase como: "Gostaríamos de marcar uma reunião pessoal entre você e nosso chefe de Recursos Humanos".

Você também pode se oferecer para responder a quaisquer perguntas ou preocupações que seus leitores possam ter. Use uma frase como "Terei prazer em responder a quaisquer perguntas ou preocupações que você possa ter sobre sua conta".’ Ou, ‘Gostaria que lhe demos mais detalhes sobre o programa??`

Imagem intitulada Escreva uma carta comercial para os clientes Etapa 9

6. Feche a carta. Adicione uma chamada à ação, para você e para o leitor. Pode ser um pedido de pagamento antes de uma data específica ou uma nota sobre como marcar um encontro formal com o leitor.

Adicione uma frase onde você se dirige ao destinatário no futuro. "Estou ansioso para vê-lo na reunião de orçamento na próxima semana.` ou `Estou ansioso para discutir isso com você durante nossa visita à sede.`

Anote todos os documentos que você deseja adicionar à sua carta. Adicione uma frase como "Nos anexos você encontrará a fatura pendente" ou "Anexo você encontrará uma cópia do nosso programa espacial.`

Termine a carta com uma frase de encerramento. Por favor, use "Atenciosamente" para clientes ou clientes.

Use "Atenciosamente" em cartas formais para pessoas que você não conhece.

Use apenas "Atenciosamente" ou "Atenciosamente" ao escrever para alguém que você conhece ou trabalha bem.

Imagem intitulada Escreva uma carta comercial para os clientes Etapa 10

7. Leia a carta novamente. Toda a sua formatação meticulosa e palavras foram em vão se a carta estiver cheia de erros de ortografia!

Observe qualquer uso da voz passiva e tente adaptar a frase à voz ativa.

Observe quaisquer frases longas, confusas e complicadas. Em uma carta comercial, geralmente menos é mais, então reduza o comprimento de suas frases, se possível.