Instruções gratuitas passo a passo 
Se a pessoa parecer distraída, diga que você conversará mais tarde, quando ela estiver mais disponível. Por exemplo, se você precisar conversar com alguém, mas ele estiver ocupado com outra coisa, diga que você precisa conversar e quer a atenção dele. Não grite ou grite com alguém por atenção - aproxime-se dessa pessoa e dirija-se a ela pessoalmente sempre que possível. 
Isso é especialmente verdadeiro quando você está conversando com alguém de uma cultura diferente da sua. Você pode supor que eles entendem jargão ou outro idioma, mas não custa perguntar. Se alguém parecer confuso, tente explicar melhor. 
O sarcasmo pode ser facilmente mal interpretado. Embora possa ser engraçado, ainda pode levar a mal-entendidos se você disser o oposto do que realmente quer dizer. As pessoas podem ficar confusas sobre o que você realmente quer dizer. O sarcasmo também pode ser involuntariamente malvado. 
Isso pode ajudar as pessoas a se sentirem à vontade para fazer perguntas ou pedir esclarecimentos. Quando você der instruções, peça à pessoa para repeti-las para que você saiba que ela entendeu. Em alguns casos, é apropriado fornecer um breve resumo. Por exemplo, "Então, só para ficar claro, vamos abordar a conta Ramaker primeiro e depois teremos uma reunião rápida sobre como corrigir os problemas de comunicação". Entendido?` 
Se você acha que pode ter se comunicado mal, use este momento para deixar tudo claro e esclarecer o que pode ser confuso. 
Não ouça apenas as palavras que a pessoa diz, mas também ouça as informações e a forma como ela se comunica. Por exemplo, a voz da pessoa pode mudar se ela falar sobre algo emocional ou se sentir desconfortável. 
Deixar alguém terminar sua mente significa que você ouve completamente e não se importa com suas próprias palavras. Dessa forma, a pessoa se sentirá mais à vontade para compartilhar tudo e não esquecer de algo que queria dizer porque a conversa se desviou. 
Se a pessoa ainda estiver falando e você não quiser interromper, escreva a pergunta para não esquecer de perguntar. 
Se você costuma escrever e-mails ou textos longos, as pessoas provavelmente vão folheá-los em vez de lê-los completamente. Se você não pode evitar suas longas cartas, considere colocar as coisas mais importantes em primeiro lugar. Lembre-se de que os e-mails não enviam sinais sociais como expressões faciais e tom de voz. Portanto, use uma linguagem clara e evite o sarcasmo. Os emojis são úteis em e-mails sociais, mas não na maioria dos e-mails comerciais. 
Se você insistir em lidar com vários tópicos ao mesmo tempo, forneça um delineamento claro. Use marcadores ou organize-os de maneira diferente para ajudar a esclarecer o conteúdo. 
Prevenção de falhas de comunicação
Contente
A falta de comunicação pode ser engraçada e frustrante. Se você deseja reduzir as falhas de comunicação, fale claramente e não assuma nada. Verifique com a pessoa para ter certeza de que você foi entendido. Ao se comunicar eletronicamente, seja claro, conciso e informativo. Ser um bom ouvinte também pode ajudar a evitar falhas de comunicação. Manter o foco em suas conversas pode reduzir a chance de falha de comunicação.
Degraus
Parte 1 de 3: Comunique-se claramente
1. Pense antes de falar.Ao pensar primeiro sobre o que você vai dizer você pode organizar seus pensamentos e se preparar para dizer algo significativo. Especialmente se você estiver prestes a ter uma conversa importante, certifique-se de que suas palavras estão em ordem para que você possa dizer o que quer dizer.
- Lembre-se de que sua atitude e tom podem transmitir muito. Limite sua atenção ao assunto e tente não se desviar dele.
- Se você tiver problemas para dizer o que quer dizer, anote alguns pontos para ter certeza de não esquecer o que quer dizer.
- Faça uma pausa consciente antes de falar. Muitas vezes temos a tendência de pular de cabeça em uma conversa, mas fazendo pausas deliberadamente e tomando alguns momentos para organizar nossos pensamentos antes de falar, é mais provável que nossa comunicação seja clara e os espectadores estejam dispostos a ouvir.
2. chamar atenção. Ter a atenção de uma pessoa significa garantir que ela ouça e entenda o que você está dizendo. Faça contato visual e certifique-se de que a pessoa está ouvindo. Se a outra pessoa estiver distraída ou ocupada com outra coisa, peça sua atenção ou tente outra hora. Se a outra pessoa parecer distraída com outra coisa, peça atenção dizendo: "Quero ter certeza de que você entendeu" ou "Agradeceria toda a sua atenção".
3. Verifique suas suposições. Você pode presumir que todos entendem o que você está dizendo ou pedindo que façam, mas apenas para ter certeza, esclareça qualquer coisa sobre a qual a pessoa possa não ter certeza. Por exemplo, se você estiver dando instruções, explique o que a pessoa ainda precisa fazer para se preparar. Você pode super ou subestimar o conhecimento ou as habilidades de alguém, então é melhor perguntar.
4. Seja educado. Ser educado na comunicação significa ser aberto, honesto e amigável. Você não diz nada que possa ser passivo-agressivo, sarcástico ou ofensivo para ou sobre a pessoa com quem está falando. Concentre-se em ser gentil e diga o que você quer dizer de uma maneira que seja fácil de entender. Se você interromper outras pessoas, for rude ou desrespeitoso, você não se comunicará de forma eficaz.
5. Verifique o entendimento. Verifique se a pessoa entendeu você. Você faz isso simplesmente perguntando: `Está claro?` ou: `Você tem alguma dúvida??` Isso dá à pessoa a chance de expressar quaisquer dúvidas ou problemas que possam ter.
6. Acompanhamento. Verifique com a pessoa com quem você está se comunicando para ter certeza de que se comunicou com clareza. Por exemplo, se você enviou um e-mail, envie outro perguntando: "Como você está?? Você tem alguma pergunta?` Se você falou com alguém, pergunte alguns dias depois: `Apenas verificando. Tudo bom?`
Parte 2 de 3: Sendo um bom ouvinte
1. Entenda a linguagem corporal. Grande parte da comunicação é não-verbal. Preste atenção nisso; pode ser muito importante. Mantenha contato visual e preste atenção a quaisquer alterações em seu próprio contato visual ou no contato visual da outra pessoa. Preste atenção à postura e expressões faciais de uma pessoa e veja se há alguma contradição. Se notar alguma diferença, pergunte novamente ou peça esclarecimentos.
2. ouça com atenção. Dê toda a sua atenção quando alguém falar. Muitas pessoas tentam pensar no que dizer em seguida, mas permanecem envolvidas com a pessoa que está falando. As pessoas apreciam quando se sentem ouvidas e compreendidas, e uma das melhores maneiras de fazer isso é ouvindo ativamente. Vire seu corpo em direção a eles e incline-se para eles. Não se distraia (como por telefones celulares) e fique presente com a pessoa.
3. Não interrompa os outros. Quando outra pessoa estiver falando, faça o possível para não interrompê-la. Deixe a pessoa terminar seus pensamentos antes de adicionar ou dizer qualquer outra coisa. Isso mostra que você está ouvindo e que se importa com o que a pessoa está dizendo. Se você costuma interromper as pessoas com frequência, elas podem se sentir frustradas e não dizer tudo o que gostariam de dizer.
4. Pergunte. Se algo não estiver claro ou se você não entender completamente algo, certifique-se de fazer uma pergunta sobre isso. Tente dizer algo como "Você poderia esclarecer o que quer dizer com ___?` ou `Não tenho certeza se entendi ___. Você pode explicar isso?`
Parte 3 de 3: Comunicação eletrônica
1. Organize as informações. Se você está tentando transmitir informações, precisa garantir que as informações cheguem à pessoa de maneira eficaz. Por exemplo, se estiver planejando um evento, forneça detalhes importantes: local, horário e o que as pessoas devem trazer. Dê instruções ou passos claros para as pessoas e certifique-se de que as informações sejam claras.
- Antes de enviar a informação ou convite, verifique se contém todas as informações necessárias.
2. Use menos palavras. Ao se comunicar por mensagens de texto ou e-mail, vá direto ao ponto. Um email longo pode confundir o que você quer transmitir. Por exemplo, se você fizer um pedido, vá direto ao ponto e faça seu pedido. Você pode dizer por que o pedido deve ser feito, mas não continue para sempre. Basta dizer o que você precisa e encerrar o e-mail logo após.
3. Concentre-se em um tópico. Mantenha a mensagem o mais simples possível. Não divague ou entre em muitos detalhes extras e não aborde vários tópicos em um e-mail. É melhor se concentrar em um item ou tópico de cada vez do que em muitas coisas em um único e-mail. Se você tiver várias coisas para discutir, discuta uma de cada vez por e-mail. Dessa forma, a pessoa pode excluir qualquer e-mail quando terminar cada tópico, não esquecendo de fazer ou cobrir nada.
4. Vá direto ao ponto. Embora seja bom começar seus e-mails com "Como você está??` ou alguma outra gentileza, não gaste muito tempo falando sobre algo que não tem nada a ver com o que você quer transmitir. Concentre-se em sua solicitação ou nas informações que deseja compartilhar com a pessoa. Não faça rodeios e não dê uma longa introdução. Em vez disso, chegue ao cerne do que você quer ou precisa dizer.
Pontas
- Certifique-se de não usar sarcasmo em bate-papos, mensagens instantâneas ou e-mails sem emojis. O sarcasmo geralmente não é bem comunicado via texto, então é melhor fazê-lo pessoalmente.
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