Como Realizar um Estudo de Tempo e Movimento: 14 Passos (com Imagens)

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Um estudo de tempo e movimento é usado para analisar a eficiência do trabalho através da observação e cronometragem das tarefas. Ele pode ajudá-lo a ver onde seu dia pode ser mais eficiente, economizando tempo e energia – algo que todos podem usar! Você pode realizar um para si mesmo ou observar outra pessoa. Primeiro você tem que decidir qual método usar, desde a observação em tempo real até uma abordagem de amostragem, e então você observa e cronometra a tarefa. Depois de concluir a pesquisa, você pode usar os dados para criar um processo de trabalho mais eficiente.

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Parte 1 de 3: Escolhendo um método para gravação de dados

Imagem intitulada Evite envolvimentos românticos no trabalho Etapa 6

1. Use `amostras de trabalho` se você estiver com pouco tempo. Com esta abordagem, você observa a pessoa em determinados momentos em vez de continuamente. Os intervalos podem ser regulares ou aleatórios. Você observa a pessoa por um período de tempo e então extrapola a partir das amostras quanto tempo é gasto em cada tarefa. Esse tipo de pesquisa funciona melhor em tarefas que possuem menos componentes ou funcionários que geralmente realizam menos tarefas diferentes.

Por exemplo, se o trabalho principal de alguém for cobrança, a amostragem aleatória pode funcionar porque toda vez que você faz o check-in, obtém um instantâneo do que a pessoa está fazendo. Depois de ter todos os dados, você pode descobrir em qual tarefa ou parte a pessoa gasta mais tempo observando com que frequência e por quanto tempo ela aparece em cada amostra aleatória.
A vantagem deste método é que você pode observar mais de uma pessoa em um determinado período de tempo girando cada pessoa.
Se você estiver usando esse método em si mesmo, defina um alarme para disparar em intervalos específicos para que você possa registrar o que está fazendo em um determinado período de tempo.

Imagem intitulada Evite envolvimentos românticos no trabalho Passo 11

2. Observe a tarefa em tempo real para fazer perguntas. Nesta abordagem, você está na sala com a pessoa que está fazendo a tarefa. Observe o que eles fazem e divida a tarefa em partes menores enquanto registra os tempos. Cada parte deve fazer sentido como um todo sem ficar tão detalhado que você não consiga acompanhar.

Cronometrar uma tarefa grande não é útil sem olhar para as partes que compõem a tarefa. Se você analisar os componentes, poderá procurar ineficiências. Você não vai segurar a pessoa - você está apenas abortando a tarefa para fins de registro. Por exemplo, se o trabalho for verificar a correspondência, os componentes podem incluir caminhar até o departamento postal, coletar a correspondência, devolver a correspondência à mesa, abrir envelopes, ler a correspondência e jogar fora ou manusear qualquer carta.

Pode ajudar a observar como um grupo. Dessa forma, você pode pedir a uma pessoa para trabalhar o cronômetro, uma pessoa para cronometrar e uma pessoa para fazer anotações.

Você também pode aplicar essa abordagem a si mesmo. Nesse caso, anote cada parte enquanto você faz isso.

Imagem intitulada Faça um vídeo simples de skate Passo 1

3. Grave um vídeo para ajudar o participante a se apresentar de maneira mais natural. Em vez de observar as tarefas em tempo real, você grava um vídeo. Dessa forma, você pode voltar mais tarde e analisar quanto tempo cada tarefa leva. Você não perderá muito, pois sempre poderá retroceder o vídeo para assistir a algo novamente.

Imagem intitulada Torne-se um fotógrafo de ações Etapa 14

4. Grave um vídeo de si mesmo para um exame mais detalhado. Se você fizer a pesquisa em si mesmo, essa abordagem será muito mais fácil do que as outras duas. Coloque uma câmera em um tripé em um local que possa capturar o que você está fazendo. Tenha a câmera gravando enquanto você executa alguma tarefa, como escrever um relatório.

Teste a tarefa por um período de tempo. Por exemplo, você pode testá-lo por uma semana ou até um mês.

Parte 2 de 3: Conduzindo a investigação

Imagem intitulada Lidar com um dia ruim no trabalho Passo 17

1. Crie uma planilha para acompanhar os dados. Você precisa de um lugar para escrever qual é a tarefa, e uma planilha é ideal. Você também precisa de um lugar para acompanhar o tempo. Os trabalhos geralmente são executados em lotes. Nesse caso, você precisará registrar o tempo de cada parte de cada tarefa em algum lugar. Tudo que você precisa é de algumas caixas numeradas para esta parte. Adicione também uma coluna para notas.

Por exemplo, se a tarefa estiver verificando e-mails e um dos componentes estiver lendo e-mails, registre o tempo que leva para ler cada e-mail nas caixas numeradas ao lado do componente.

Imagem intitulada Crie bons hábitos de estudo para os exames Passo 11

2. Divida o trabalho em pequenas categorias. Parte da realização de uma pesquisa de tempo e movimento é descobrir exatamente quanto tempo é gasto em cada tarefa. Em geral, a única maneira de melhorar a eficiência é observar as pequenas ações dentro de cada tarefa. Enquanto o trabalho está sendo feito, identifique cada parte da tarefa e escreva uma breve descrição.

A chave é encontrar o nível certo de detalhes. Você não quer ser muito detalhado, pois o tempo que leva para pressionar um único botão não é útil. Mas você também não quer trabalhar de forma muito ampla, porque não terá dados suficientes para trabalhar com eficiência.

Digamos que você verifique seu e-mail. Você pode dividir isso em fazer login em seu computador e e-mail, excluir e-mails de spam sem abri-lo, ler e-mails, redigir respostas e organizar e-mails em pastas.

Imagem intitulada Estudo para a Etapa 12 do Teste de Constituição GED

3. Acompanhe o tempo de cada tarefa. Comece com um cronômetro. Acompanhe o tempo de cada parte da tarefa, indicando o tempo que levou para concluir cada parte. Muitas vezes, é mais fácil parar e iniciar o cronômetro, com base no tempo decorrido. Você pode voltar mais tarde e descobrir quantos segundos foram gastos em cada tarefa.

Para maior precisão, inclua os dados de vários dias.

Imagem intitulada Crie bons hábitos de estudo para os exames Passo 8

4. Acompanhe o tempo usando a gravação de vídeo. Ao usar um vídeo, você deve parar e iniciar o vídeo para cada parte que deseja cronometrar. Dessa forma, você tem tempo para anotar suas anotações e os tempos de cada parte.

Parte 3 de 3: Analisando os resultados e fazendo mudanças

Imagem intitulada Entenda a variação do tráfego do seu site com o tempo Passo 33

1. Calcule a média dos tempos para cada componente. Quando terminar, tome os tempos de cada parte e encontre a média. Para encontrar uma média, some todos os tempos de um evento e divida a soma pelo número de vezes nesse grupo.

Por exemplo, se você ler e-mails como parte, os tempos podem ser de 65 segundos, 210 segundos, 240 segundos, 39 segundos e 354 segundos. Some os números: 65 + 210 + 240 + 39 + 354 = 908. Divida a soma pelo número de vezes. Nesse caso, são cinco, então divida 908 por cinco e você terá uma média de 181,6 segundos por e-mail.

Imagem intitulada Entenda a variação do tráfego do seu site com o tempo Passo 5

2. Determine o tempo médio para a tarefa. A maneira mais fácil de encontrar o tempo médio para toda a tarefa é somar todas as médias das partes. Isso lhe dará a média para toda a tarefa.

Imagem intitulada Criar um Portfólio de Fotografia Passo 12

3. Atribua um valor alto ou baixo às suas tarefas. Atribuir um valor alto ou baixo a cada tarefa pode ajudá-lo a priorizar o que é importante. Você não precisa atribuir um número - você só precisa marcá-los como valor alto ou baixo. Por exemplo, responder e-mails no trabalho pode ser importante, mas, a menos que você esteja no atendimento ao cliente, provavelmente vale menos do que preencher um relatório importante.

4. Reduza as tarefas demoradas e de baixo valor. Depois de classificar suas tarefas, veja quais tarefas são demoradas, mas de baixo valor geral. Essas são as tarefas em que você precisa pensar em uma maneira de reduzi-las. Também é importante olhar para as tarefas que consomem tempo, mas têm um alto valor. Não há mal nenhum em tentar tornar essas tarefas mais eficientes.

Imagem intitulada Crie um Comitê Social no seu local de trabalho Passo 9

5. Cuidado com a multitarefa. A multitarefa em muitos casos faz com que as tarefas individuais demorem mais porque você não pode dar atenção total a nenhuma das tarefas. Nos casos em que você realiza várias tarefas, como ir e voltar entre e-mail e escrever um relatório, você deve tentar mudar isso. Defina um período em que você faça apenas uma coisa. Se você estiver escrevendo um relatório, ignore seus e-mails.

Se você está constantemente verificando e lendo e-mails ao longo do dia, está constantemente distraindo sua mente do que estiver fazendo. Muitas vezes, é melhor fazer todas as tarefas de uma só vez, como ler e-mails de manhã, à tarde e pouco antes de parar de trabalhar.

Imagem intitulada Faça sua lição de casa na hora se você

6.Procure por coisas que são ineficientes para cortar. Você frequentemente encontra esses problemas nas rotinas que você cronometra e descreve. A eliminação de negociações ineficientes pode ajudá-lo a trabalhar melhor e a fazer mais no tempo que você tem.

Por exemplo, se você tiver que armazenar papelada em outra sala fora do seu escritório diariamente, considere fazer tudo de uma vez. Andar constantemente para frente e para trás tira o tempo que você poderia gastar em outras tarefas.