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Qual é o envolvimento de seus leitores no projeto? Como o resultado do projeto os afetará? (A conexão e o efeito no leitor serão diferentes para seu supervisor e para o cliente, por exemplo). Considere qual decisão seus leitores terão que tomar depois de ler o relatório de progresso (qual suporte, dinheiro, tempo que eles investem, por exemplo). Considere as informações que o leitor precisa para supervisionar e participar efetivamente do projeto. Quais aspectos técnicos do projeto o leitor deve saber. O leitor está familiarizado com o jargão técnico? 
Um relatório de progresso pode ser um breve relatório oral em reuniões semanais ou mensais da equipe. Eles podem ser e-mails periódicos para colegas. Podem ser memorandos formais ou informais para os reguladores. Eles também podem ser relatórios formais para clientes ou departamentos governamentais. 
Quando se trata de informações para um cliente ou agência governamental, ou comitê de tese, é melhor mantê-la formal. Independentemente da formalidade ou informalidade do seu tom, você quer que seu relatório seja claro, focado e honesto. 
Os detalhamentos também podem contribuir para a clareza, pois permitem que os leitores ou seu público saibam o que esperar em cada parágrafo. Se houver material no qual eles estejam particularmente interessados, eles podem pular direto para ele. 
O título deve incluir a data em que o relatório foi enviado, o nome e o cargo do destinatário, o nome e o cargo do autor e o assunto do relatório. 
Incluir: o objetivo do relatório, uma introdução ou uma atualização sobre o andamento do projeto. 
Indique as tarefas que foram concluídas desde o relatório anterior e quais tarefas ainda estão pendentes. Discuta os problemas que você encontrou, os problemas que precisam ser abordados e as possíveis soluções para esses problemas e questões. Indique as mudanças que foram feitas e por que elas precisavam ser feitas. Você também pode relatar coisas como mudanças de pessoal, dificuldades na obtenção de materiais, qualquer excesso de custos, atrasos ou problemas com segurança ou tecnologia. 
Indique definitivamente se o prazo para o projeto foi alterado ou não. Não faça as coisas parecerem mais otimistas do que são, mas não assuste desnecessariamente os leitores ou prometa algo que você não pode cumprir. 
Dependendo do seu público, você pode estar limitado a um número específico de páginas. Uma boa regra geral é mantê-lo o mais curto possível, enquanto ainda garante que você está fornecendo as informações corretas. 
Criar um relatório de progresso
Contente
Os relatórios de progresso são uma parte importante do gerenciamento de projetos, seja uma dissertação ou um projeto no trabalho. Você deve usá-los para manter seus supervisores, colegas ou clientes informados sobre o projeto em que está trabalhando. Você se concentrará no que conquistou e no que ainda precisa ser feito.
Degraus
Parte 1 de 3: Iniciando o processo
1. Determine qual é o objetivo da proposta. Existem várias razões pelas quais alguém pode pedir que você escreva um relatório de progresso. Obviamente, para mostrar que tipo de progresso você fez com um projeto específico. No entanto, existem alguns tipos diferentes de propostas que você deve considerar.
- Um relatório de progresso para um programa de pesquisa ou projeto é ligeiramente diferente de um para um projeto em andamento. No primeiro caso, você terá que citar informações com mais frequência e, em menor grau, considerar coisas como custos (mas nem sempre).
- Um relatório de negócios para um cliente terá uma leitura um pouco diferente do que para um supervisor no trabalho. Você deve considerar por que está escrevendo este relatório para eles.
2. Esteja atento ao seu público. Quando você conhece o objetivo do seu relatório de progresso, precisa considerar o que seu público deve conseguir com o relatório. Embora todos os relatórios de progresso tenham coisas em comum, você deve considerar os seguintes detalhes:
3. Decida a melhor maneira de se comunicar com seu público-alvo. Um relatório de progresso não é apenas um documento escrito que você entrega ao seu supervisor ou professor. Vários formulários podem ser necessários, dependendo do que é necessário.
4. Informe-se com seu supervisor. A menos que você tenha escrito esse tipo específico de relatório de progresso antes (nesse caso, por que você está aqui??), você desejará o máximo de orientação possível de seu gerente. Existe talvez um formato específico usado em sua empresa, caso em que você precisa ter certeza de seguir as regras.
5. Considere o seu tom. Nem todos os relatórios de progresso precisam ser formais. Na verdade, os relatórios internos para colegas ou supervisores costumam ter um tom mais informal. Por isso é tão importante discutir com seu gerente qual é a intenção.
Parte 2 de 3: Escrevendo seu relatório
1. Decida como você deseja apresentar o material. Quando você começar a escrever o relatório ou relatório, você já terá descoberto qual deve ser o tom e do que se trata. Agora você precisa determinar as melhores maneiras de apresentar essas informações.
- Você pode optar por criar uma lista com marcadores. É uma forma muito clara de apresentar o material e fácil para uma visão geral rápida, sem comprometer a prestação de informações. No entanto, pode ser uma maneira um pouco menos formal de escrever um relatório de progresso, portanto, pode ser melhor salvá-lo para memorandos para executivos e e-mails para colegas.
- Você também pode considerar adicionar gráficos e/ou tabelas. Isso pode ser especialmente útil se você estiver fazendo um relatório de progresso de um projeto para o qual está tentando obter financiamento ou quiser demonstrar por que merece o financiamento que recebeu.
2. Considere a divisão em parágrafos. Se você deseja escrever um relatório de progresso bem-sucedido, deve ser o mais claro possível. Dividir seu relatório em parágrafos é uma ótima maneira de agrupar todo o material relevante.
3. Escreva o título. Geralmente aparece na parte superior do texto, se você estiver usando um layout de página. Isso novamente depende do que sua empresa ou universidade prefere, portanto, verifique primeiro.
4. Escreva a introdução. A parte introdutória vem sob o título. Muitas vezes se destaca do resto do material porque é indicado em itálico. Ele fornece uma breve visão geral do projeto e contém uma visão geral do status. Você indica quais progressos foram feitos e se determinados objetivos foram alcançados.
5. Escreva o núcleo da proposta. O núcleo da proposta, seja dividido em parágrafos ou mais, é apenas uma versão mais detalhada da introdução. Pense nas informações que você deu na introdução e certifique-se de expandi-las.
6. Indique qual é a próxima tarefa para o seu projeto. Embora isso ainda faça parte do corpo principal do relatório, você precisa garantir que seu público entenda aonde você quer chegar com o projeto. Certifique-se de mencionar quaisquer problemas que possam afetar o prazo, orçamento ou estrutura de governança.
7. Indique o número total de horas trabalhadas no projeto. Você precisará mostrar quanto trabalho você e sua equipe (se houver) colocaram no projeto. Isso mostrará ao leitor (seja um executivo, cliente ou agência governamental que pode lhe dar dinheiro) que você trabalhou duro.
Parte 3 de 3: Evitando dificuldades comuns
1. Não saia do assunto. Contanto que você se atenha ao básico, conforme descrito acima, você ficará bem. Tente evitar derivar para outros tópicos que estejam apenas indiretamente relacionados ao projeto, por mais interessantes que sejam.
- Por exemplo, se o seu projeto é sobre reviver uma organização artística local sem fins lucrativos, pode ser tentador se perder em um discurso sobre o deplorável estado das finanças, mas isso não ajudará a esclarecer como funciona.
2. Mantenha simples. O objetivo de um relatório de progresso é que você pode deixar claro qual progresso foi feito sem sobrecarregar o leitor com palavras e ideias. Você só precisa se concentrar no status de um projeto específico, no que precisa ser trabalhado e quais mudanças precisam ser feitas.
3. Tente não ser vago. Você precisa fornecer detalhes específicos sobre o andamento do seu projeto. Por exemplo: não diga algo como `Estamos a fazer um bom progresso na obtenção do nosso financiamento artístico`, mas diga `Com as duas bolsas de 5€.000 destas diferentes fundações, somos apenas 2€.000 longe da nossa meta de 12€.000.`
4. Use uma linguagem concisa. Novamente, você quer que seu relatório seja claro e conciso. Não é a intenção de sobrecarregar os leitores com linguagem que não acrescentará nada ao relatório. Por exemplo, frases como "desastre completo" ou "sucesso estrondoso" são muito emocionais e vagas para serem usadas por clientes ou executivos.
5. Cite suas fontes. Qualquer informação que você use que venha de fontes externas, incluindo gráficos e dados, deve ser devidamente citada. Você pode adicionar uma página de recurso extra ao relatório de progresso.
Pontas
- Tente seguir o estilo do gerente. Eles podem ter preferência por um determinado tipo de relatório. Alguns executivos querem mais listas ou listas com marcadores - outros querem que as informações sejam o mais concisas possível. Outros só querem que você seja o mais completo possível, não importa quantas páginas sejam necessárias.
- Seja específico ao fazer o relatório de progresso, mas não muito prolixo.
Avisos
- Para estar sempre bem preparado para fazer um relatório de progresso, é uma boa ideia manter registros ao longo do projeto para que seja fácil coletar todas as informações.
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