Como Escrever uma Carta de Referência: 13 Passos (com Imagens)

Contente

Degraus
Avisos

Se você ocupa um cargo de liderança, seja em uma empresa, escola ou universidade, ou como voluntário em uma associação ou organização sem fins lucrativos, ocasionalmente pode ser solicitado que você escreva uma carta de recomendação para alguém. As pessoas geralmente precisam de uma carta de recomendação ou uma referência para se candidatar a um emprego ou a uma educação, curso ou estudo específico. A carta de recomendação que você escreve deve ser formal em formato e tom e deve enfatizar os atributos ou habilidades positivas que emergem do trabalho ou comportamento do candidato.

Degraus

Parte 1 de 3: Formatando uma carta de referência

Imagem intitulada Escreva uma carta de referência Passo 1

1. Digite sua carta no computador usando um programa de processamento de texto. Pode parecer mais pessoal escrever a carta à mão, mas uma carta datilografada parece muito mais profissional. Uma carta digitada também é muito mais fácil de ler para o destinatário.

Em vez disso, use um programa de processamento de texto especial para letras do que o programa de escrita regular em seu computador. Por exemplo, você não encontrará todas as opções necessárias para o layout de sua carta nos programas de processamento de texto padrão.
Se o candidato pedir para você enviar a carta por e-mail, você ainda terá que digitar uma carta separadamente que você pode assinar à mão, para que você possa enviar a carta assinada como anexo em PDF com o e-mail, em vez de simplesmente digitar a carta no próprio e-mail.

Imagem intitulada Escreva uma carta de referência Passo 2

2. Encontre o modelo de uma carta comercial. O aplicativo de processamento de texto que você usa geralmente tem vários modelos que permitem que você escolha facilmente o formato certo para sua carta. O modelo de carta comercial clássico geralmente tem margens fixas e outras configurações predefinidas para que você não precise configurar tudo manualmente.

A maioria dos aplicativos de processamento de texto permite que você escolha entre vários tamanhos de letra padrão. Escolha o formato de uma carta comercial formal e não o formato destinado a uma carta pessoal ou informal.

Escolha uma fonte tradicional e fácil de ler, como Times New Roman ou Helvetica.

Normalmente no corpo da carta opta-se por deixar duas linhas abertas entre os parágrafos, sem recuo. Se você optar por recuar no início de cada parágrafo, não é necessário deixar duas linhas entre os parágrafos.

Imagem intitulada Escreva uma carta de referência Passo 3

3. Insira os detalhes do nome e endereço. No topo da primeira página da carta, digite seu nome e endereço; para ser preciso no canto superior direito da página. Você coloca o nome e o endereço do destinatário à esquerda na mesma página.

É a intenção que você também inclua detalhes de contato adicionais na carta, como um número de telefone ou endereço de e-mail onde você possa ser contatado diretamente.

Se você usar um papel timbrado que já contenha seus dados de contato, em princípio não é necessário incluir seu nome e endereço novamente. Somente se você usar papel timbrado que se refira ao seu empregador como um todo e não a você pessoalmente, você também terá que adicionar seus próprios dados.

Deve haver uma linha para a data abaixo do endereço. Dependendo do modelo que você está usando, também pode haver uma linha de assunto. Como assunto você pode simplesmente preencher: `Assunto: Carta de recomendação para` seguido do nome do candidato.

Na maioria dos casos, você desejará endereçar a carta a uma pessoa específica. Se a carta for lida por mais de uma pessoa, basta encaminhá-la ao `Comitê de Seleção` ou ao `Comitê de Admissão`. Se possível, converse com o candidato para descobrir quem é melhor para endereçar a carta para.

Imagem intitulada Escreva uma carta de referência Passo 4

4. Se tiver, use papel timbrado. Se o seu empregador tiver artigos de papelaria especiais ou você tiver seus próprios artigos de papelaria pessoais, isso fará com que a carta pareça muito mais profissional. Em ambos os casos, certifique-se de imprimir a carta em papel de boa qualidade.

A aparência da carta dá uma impressão tanto do candidato quanto de você. Portanto, é melhor garantir que a carta pareça o mais profissional possível.

Papel branco de boa qualidade é bom. Nunca use papel de cópia barato. Você certamente pode encontrar bons artigos de papelaria em qualquer papelaria ou em uma das melhores casas de água.

Imagem intitulada Escreva uma carta de referência Passo 5

5. Faça um primeiro rascunho. Geralmente, é uma boa ideia organizar seus pensamentos sobre o candidato antes de escrever a carta. Faça uma lista das características que deseja incluir na carta e depois escolha os pontos mais fortes.

Observe que normalmente sua carta não deve ter mais de uma página. Uma carta de recomendação acadêmica pode ter até duas páginas.

Isso lhe dará espaço para cerca de três parágrafos curtos no corpo da sua carta. Como o espaço é o critério mais importante, você terá que escrever de maneira eficiente para que cada palavra conte.

Às vezes, pode ser uma boa ideia falar com o candidato novamente enquanto você está trabalhando no design da carta. Descubra um pouco mais sobre o trabalho ou programa de estudo para o qual ele está se candidatando ou deseja se candidatar e quais qualidades ou habilidades serão apreciadas pela pessoa que revisará a carta.

Parte 2 de 3: Fazendo um primeiro rascunho

Imagem intitulada Escreva uma carta de referência Passo 6

1. Apresente-se e ao candidato. Deve haver uma linha sob o assunto de sua carta que começa com `Prezado`, seguido do nome da pessoa que receberá a carta. Na frase de abertura a seguir, você menciona seu nome, o nome do candidato e o motivo de sua carta.

Explique seu relacionamento com o candidato e há quanto tempo você o conhece. Se você possui certas qualificações que tornam sua referência mais valiosa, mencione-as também.
Confirme os detalhes relevantes para a inscrição ou inscrição do candidato. Se você for o executivo dele ou dela na área profissional, precisará informar o nome da empresa e seu cargo e o cargo do candidato (se relevante), há quanto tempo o candidato trabalha na empresa e há quanto tempo você foi seu supervisor.
Por exemplo, você pode escrever: `Meu nome é Ben de Bie e trabalho como chefe de departamento na fábrica de jeans. Estou escrevendo esta carta de recomendação para Jaap Jansen, que trabalhou sob minha liderança na Jeans Factory nos últimos cinco anos.`

Imagem intitulada Escreva uma carta de referência Passo 7

2. Em seguida, cite pelo menos três habilidades ou qualidades excepcionalmente boas que o candidato tenha. Imediatamente após sua introdução, inclua uma frase que liste as características e/ou habilidades que você descreverá com mais detalhes no corpo da carta.

O tipo de habilidades ou traços que você inclui nesta seção dependerá tanto do seu relacionamento com o candidato quanto do propósito de sua carta. Uma chamada referência de caráter destina-se a mencionar traços de caráter exclusivos na carta, enquanto uma referência de trabalho deve se concentrar principalmente em habilidades específicas que o candidato domina e que o torna adequado para o trabalho em questão.

As cartas de recomendação acadêmicas são, em certa medida, uma combinação desses dois tipos de cartas. Além de habilidades que tornam o candidato adequado para um treinamento ou estudo específico, você também pode adicionar traços de caráter, como sua inteligência ou o fato de o candidato ser curioso por natureza.

Esta deve ser a última frase do seu primeiro parágrafo. Simplesmente liste as habilidades ou características – você as discutirá mais detalhadamente no próximo parágrafo. Por exemplo, você poderia escrever: "Com base na minha experiência, posso dizer que Jaap Jansen tem resistência, organização e habilidades de comunicação para ser uma adição valiosa à sua empresa".`

Imagem intitulada Escreva uma carta de referência Passo 8

3. Dê exemplos para ilustrar. No segundo parágrafo da sua carta de recomendação, você detalhará cada uma das habilidades ou características que listou no final do parágrafo introdutório.

Não esqueça que o espaço é um critério importante e que a letra não deve ser muito longa. Portanto, é melhor tentar encontrar um exemplo concreto que ilustre pelo menos dois, se não todos os três, dos traços ou habilidades que você mencionou na introdução.

Algo concreto que você observou do candidato e que demonstre as habilidades ou características que você mencionou é a maneira mais eficiente de deixar claro o que você quer dizer.

Por exemplo, você poderia escrever: `Jaap Jansen me mostrou que ele é capaz de executar várias tarefas ao mesmo tempo e executar várias ações diferentes relacionadas à montagem ou impressão de botões ao mesmo tempo. Por exemplo, uma vez ele se ofereceu para fazer trabalho extra quando previu atrasos na produção devido a vários outros funcionários estarem doentes. Ele assumiu regularmente responsabilidades adicionais e horas extras, ao mesmo tempo em que assumiu um papel ativo em sua comunidade e sua família.`

Imagem intitulada Escreva uma carta de referência Passo 9

4. Escreva seu parágrafo de encerramento. Em seu terceiro e último parágrafo, você pode terminar com uma nota positiva reiterando e resumindo as habilidades ou características que você enfatizou no corpo de sua carta. Além disso, você pode indicar que acredita que o candidato é adequado para o trabalho ou para o programa de estudos ou programa de estudos para o qual ele deseja se candidatar ou se candidatou.

Este parágrafo não deve ter mais de duas ou três frases. Em uma frase você pode resumir o núcleo da carta e recomendar o candidato. Você também pode incluir uma frase relacionando o exemplo do segundo parágrafo ao seu trabalho futuro.

Por exemplo, você poderia escrever: "Desde então, ao avaliar o trabalho de meus outros funcionários, sempre tenho em mente o trabalho de Jaap Jansen. Com sua resistência, habilidades organizacionais e de comunicação, Jaap seria uma adição valiosa para sua empresa.`

Imagem intitulada Escreva uma carta de referência Passo 10

5. Convidar para fazer perguntas de acompanhamento. Na última frase de sua carta, é melhor indicar a maneira mais fácil pela qual o destinatário pode entrar em contato com você se tiver dúvidas ou quiser discutir mais as informações da carta com você.

Indique uma maneira específica como o destinatário pode entrar em contato com você, incluindo os dias e horários em que você está ou não disponível.

Por exemplo, você pode escrever: `Se você tiver alguma dúvida ou quiser discutir minhas experiências com a Jaap de maneira mais abrangente, não hesite em me ligar no (020) 123 45 67. Normalmente posso ser contactado neste número de segunda a sexta-feira das 09:00 às 17:00.`

Parte 3 de 3: Fechando a carta de referência

Imagem intitulada Escreva uma carta de referência Passo 11

1. Verifique sua carta com cuidado. Uma carta com erros de ortografia ou gramática e uso incorreto de sinais de pontuação não só dá uma imagem negativa do candidato, mas também de você. Dependendo do tipo de trabalho, curso ou formação ao qual o candidato se inscreveu, uma carta de recomendação mal revisada pode impactar negativamente.

O programa de processamento de texto que você está usando provavelmente tem um verificador ortográfico e/ou gramatical, mas você nunca deve confiar nesses recursos cegamente.
Imprima um rascunho de sua carta e leia com atenção. Ler a carta de trás para a frente às vezes revela erros que você pode ter ignorado quando simplesmente leu a carta de frente para trás.
Você também pode ler a carta em voz alta. Isso pode ajudá-lo a identificar erros gramaticais, bem como frases ou estruturas estranhas que são confusas ou difíceis de ler. Se você estiver gaguejando em certas partes enquanto as lê em voz alta, veja se você pode reescrever essas frases para torná-las mais fáceis de ler.

Imagem intitulada Escreva uma carta de referência Passo 12

2. Coloque sua assinatura sob a carta. Você deve fechar sua carta com uma frase de fechamento oficial, como "Atenciosamente", seguida de espaço para sua assinatura. Abaixo disso você deve digitar seu nome completo, logo abaixo do local onde você vai colocar sua assinatura. Você também pode colocar detalhes de contato sob seu nome digitado, mas isso não é necessariamente necessário.

Depois de revisar cuidadosamente a carta e certificar-se de que não há erros, você pode imprimir uma cópia no papel timbrado do logotipo ou em papel timbrado branco de boa qualidade.

Assine a carta com tinta azul ou preta.

Faça uma cópia da carta assinada para seu próprio arquivo. Faça também uma cópia para o arquivo pessoal do candidato. Se você estiver enviando a carta do seu cargo oficial como supervisor do candidato, pode ser necessário fazer uma terceira cópia para os registros da empresa.

Imagem intitulada Escreva uma carta de referência Passo 13

3. Envie a carta. Pergunte ao candidato como enviar a carta ao destinatário e siga essas instruções. Se você enviar a carta por e-mail, você também pode considerar enviar uma cópia impressa da carta por correio normal.

Em particular, se você estiver escrevendo uma carta de recomendação acadêmica ou uma carta de recomendação para obter uma licença profissional, pode haver requisitos adicionais para enviar a carta.

Às vezes você pode simplesmente entregar a carta ao candidato e ele a encaminhará para o destinatário, mas em outros casos você tem que enviar diretamente para o destinatário e o candidato não deve entregar a carta.

De qualquer forma, geralmente fica melhor se você enviar a carta diretamente ao destinatário, e não por meio do candidato. Dessa forma, o destinatário final sabe que o candidato não alterou o conteúdo da carta.

Fique atento ao prazo de envio. Claro que você quer evitar que sua carta se atrase ou não seja processada. Isso daria uma má impressão do candidato ou o impediria de conseguir o emprego dos sonhos ou de ser admitido na educação desejada.

Avisos

Mantenha-se positivo e tente não mencionar quaisquer fraquezas ou outras qualidades menos boas que o candidato possa ter.
Se você acha que não pode dizer coisas positivas o suficiente sobre o candidato, é melhor não aceitar o pedido para escrever sua carta de recomendação.
Nunca se esqueça de que, ao escrever uma carta de recomendação, você está realmente colocando sua própria reputação em risco. Portanto, é melhor não fazê-lo se você não tiver total confiança em sua adequação para o trabalho para o qual está se candidatando.
Não informar na carta o sexo, procedência ou idade do candidato, se o candidato é portador de deficiência, ou qualquer outra informação relacionada à situação física ou cultural do candidato. Essas são qualidades que o destinatário de sua carta não deve considerar ao decidir se deve ou não contratar ou admitir o candidato.