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As diferenças de idioma ou regionais podem causar falhas de comunicação. Quando as pessoas tentam usar sarcasmo ou humor em um e-mail, muitas vezes é mal interpretado como grosseria. 
Você pode responder com: `Todos os meus relatórios estão concluídos, exceto o que deve ser entregue amanhã. Precisa de uma cópia de rascunho para um projeto hoje?` Não peça uma explicação sobre o que eles significam e não seja curto. Por exemplo, não pergunte: `O que isso significa??` ou `O que você quer dizer com isso??` 
Diga: "Estive pensando no projeto novamente e achei que seria mais fácil falar com você pessoalmente sobre ele. Você tem um momento?` Você também pode dizer: "Seu e-mail sugeriu que as especificações já deveriam estar prontas, mas o prazo que recebi indica que não é até a próxima semana". Estou trabalhando com o horário errado?` 
Não seja franco em sua resposta, pois isso pode parecer rude. 
Depois de escrever sua resposta, deixe-a de lado por cerca de uma hora. Se você sabe que escreveu por emoção, passe para outra tarefa até se acalmar um pouco. Adicione o endereço de e-mail por último para evitar enviar o e-mail por engano. 
Escolha um tópico relacionado ao trabalho para se concentrar. 
Por exemplo, se o e-mail grosseiro perguntar sobre o status de uma denúncia, você pode dizer "Obrigado por verificar. Recebi os novos dados esta manhã, então estou atualizando meu relatório. O novo relatório estará disponível esta tarde.` Isso mantém o foco da resposta no trabalho atribuído a você e no progresso do seu projeto, não na sua resposta ao seu colega rude. 
Não acuse a outra pessoa de comportamento rude. Mantenha seus sentimentos fora do e-mail. Antes de clicar em enviar, pergunte-se se você está se defendendo em alguma parte do e-mail. 
Ao decidir a quem relatar isso, pense na situação em seu escritório. Por exemplo, se o seu gerente tem um bom relacionamento com o ofensor, é melhor ir ao departamento de RH. 
Relatar o(s) e-mail(s) rude(s) ao RH é a única maneira de abordar o comportamento de seu gerente em relação a você, se continuar. Você precisa criar um arquivo a partir dos e-mails.
Respondendo a e-mails grosseiros
Contente
Receber e-mails rudes no trabalho pode ser difícil de lidar. Embora possa ser tentador reagir duramente quando você sente que alguém está sendo rude com você, você precisará manter um comportamento profissional. Antes de responder – seja por e-mail ou pessoalmente – reserve um momento para respirar fundo algumas vezes, declarar claramente a intenção de sua resposta e formular o que você quer dizer.
Degraus
Parte 1 de 3: Entendendo a intenção do remetente
1. Decida se vale a pena o seu tempo e energia. É tentador responder imediatamente, mas tente se acalmar primeiro respirando fundo algumas vezes. Em seguida, pergunte a si mesmo se o e-mail realmente merece sua atenção. Embora você possa se sentir ofendido, não deixe essa pessoa ditar como você se sente ou como será o resto do seu dia.
- Concentre-se no que é certo para você.
- Pergunte a si mesmo: `O que eu quero alcançar com isso?? O que acontecerá se eu confrontar essa pessoa? O que acontecerá se eu não?`
2. Evite suposições. Nós nos comunicamos de maneiras diferentes, e escrever não é a habilidade mais forte de todos. O que uma pessoa considera uma declaração profissional e direta pode parecer ousada ou rude para outra. Não assuma imediatamente que a pessoa está falando sério.
3. Peça mais informações ao remetente. Responda pedindo mais informações, citando os comentários específicos que você gostaria de esclarecer. Às vezes, mensagens rudes são apenas mal redigidas. Por exemplo, seu colega de trabalho pode ter enviado uma mensagem que dizia: "Espero que você tenha tempo hoje para fazer seus relatórios".`
4. Fale com o remetente. Ao conversar com a pessoa, você pode ouvir melhor o tom de suas palavras. Vá ao local de trabalho ou ligue para a pessoa para discutir o trabalho compartilhado ou tópicos relacionados ao e-mail. Em seguida, peça uma explicação sobre os comentários contundentes no e-mail.
Parte 2 de 3: Escrevendo uma resposta
1. Não responda se nenhuma resposta for necessária. Se o e-mail não exigir uma resposta, não responder é a melhor opção. Por favor, considere não responder se você receber e-mails que não fazem sentido e não requerem sua atenção.
- Por exemplo, os colegas às vezes podem fazer suposições sobre seus hábitos de trabalho. Não responda a um e-mail como "Deve ser bom ter almoços extralongos" ou "Todo mundo sabe que suas reuniões realmente não duram a tarde toda".Contanto que seu gerente saiba a verdade, você pode ficar longe do drama do escritório.
2. Mantenha-se profissional. Se for necessária uma resposta, o tom deve ser profissional, mesmo que o remetente não seja profissional. Leia seu e-mail em voz alta antes de enviá-lo para se certificar de que soa profissional e não rude ou emocional.
3. Leve o seu tempo escrevendo sua resposta. Sua resposta deve ser calma e profissional, então não se apresse. A maioria dos e-mails não são sensíveis ao tempo, então você pode levar o dia todo para respondê-los, se desejar.
4. Mantenha sua mensagem curta e simples. Não tente responder a tudo e não faça uma longa defesa pessoal. Se você quiser acabar com o comportamento rude, certifique-se de manter o e-mail focado em tópicos relacionados ao trabalho.
5. Atenha-se aos fatos e não elabore. Para garantir que seu e-mail seja profissional, discuta apenas fatos. Os fatos incluem coisas específicas, como qual trabalho foi atribuído e concluído, datas de vencimento, cronogramas, dados e tópicos relacionados.
6. Não deixe as emoções percorrerem sua resposta. É tentador responder de forma defensiva ou rude a um e-mail abusivo, mas isso só piorará a situação. Em vez disso, é melhor você se comportar profissionalmente.
Parte 3 de 3: Obtendo suporte extra
1. Denuncie linguagem ofensiva ou um ataque pessoal. Se o e-mail contiver ameaças ou um ataque pessoal, você deverá fazer uma cópia e discutir o caso com seu gerente e o RH. Certifique-se de que o incidente seja documentado pelo seu local de trabalho e solicite uma investigação.
- Diga-nos se você acha que o conteúdo do e-mail cria um ambiente de trabalho hostil.
2. Diga quando a grosseria se transforma em intimidação. Acompanhe cada vez que um incidente ocorre para demonstrar um padrão de comportamento. Se você receber e-mails rudes frequentes que afetam seu ambiente de trabalho, leve seus registros desses e-mails com seu gerente ou departamento de RH. Traga cópias dos e-mails para mostrar o que você quer dizer.
3. Fale com o RH se o seu gerente lhe enviar um e-mail grosseiro. Este departamento, ou o supervisor de seu gerente, pode ajudá-lo se seu gerente for o remetente de um e-mail grosseiro. Antes de relatar o incidente, você deve ser capaz de explicar por que acha que o e-mail é rude. Dependendo do que foi dito, você pode ser solicitado a preencher um relatório sobre o incidente, ser solicitado a se reunir com um mediador ou ser transferido para outro departamento.
Pontas
- Se o remetente for alguém com histórico de e-mails grosseiros, lembre-se disso ao abordar o e-mail.
- Se você quiser digitar sua raiva, faça isso em um e-mail em branco ou documento do Word. Dessa forma, você pode excluí-lo e não clicar acidentalmente em enviar.
- Sugira que seu local de trabalho faça uma sessão sobre etiqueta de e-mail. Se ninguém souber ministrar tal curso, peça para contratar alguém que possa fazê-lo; isso também pode ser um sinal de que esse treinamento é necessário.
- Uma maneira de lidar com um colega de trabalho que constantemente envia e-mails rudes é enviar uma cópia para seu chefe ou outro colega de trabalho relevante toda vez que você responder.
- Enviar por e-mail é difícil, mesmo para um profissional, então lembre-se de que nem sempre é possível transmitir emoções e intenções corretamente por meio de um e-mail.
Avisos
- Algumas pessoas são bombas-relógio e podem direcionar sua raiva para você se você reagir rudemente. Mantenha-se educado e profissional e, se tiver alguma dúvida ou preocupação, fale com seu chefe ou com o departamento de recursos humanos.
- Qualquer coisa caluniosa, abusiva, assediante, difamatória, racista ou insultuosa em um e-mail pode ser denunciada. O e-mail é considerado público na maioria das jurisdições e pode expor sua empresa a disputas legais. Uma pessoa que envia esses e-mails pode esperar ação disciplinar e até mesmo demissão. Se você estiver preocupado com o fato de o e-mail conter tal conteúdo ofensivo, fale com seu chefe ou RH para obter mais orientações ou com seu representante legal se não desejar discutir isso com o local de trabalho.
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